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Aparte de la amortización acelerada y su repercusión en el impuesto de sociedades que se produce cuando un activo se financia por “leasing”, es posible configurar puntualmente para un activo una amortización acelerada como consecuencia, por ejemplo, de las ventajas fiscales que puedan recibir determinado tipo de sociedades mercantiles.

Se añade la posibilidad de asociar la incidencia con un parte de trabajo.

Se puede adjuntar documentación tanto a las incidencias como a las acciones correctoras.

Ahora, en la “Previsión de facturación” es posible incluir los albaranes facturados en el mes.

Así, este informe podrá presentar el volumen de negocio generado en el mes en cuestión.

Ahora es posible relacionar pedidos de compra con averías.

Para ello, desde el parte de avería, se ha de seleccionar la opción

Parte avería/Crear pedido de compra

Se pueden ver los pedidos creado mediante la opción:

Parte avería/Mostrar pedidos de compra

Se añade el campo “Cód. resultado estudio” que permite codificar el resultado del estudio elaborado por la compañía aseguradora.

Nueva consulta

CYC_CLIENTES_CONSULTADOS

Presenta una relación de clientes para los que fue realizado estudio para un período a seleccionar por el usuario.

Si un producto está identificado como “Genérico”, el programa no propondrá el precio de la última compra cuando se elabore un pedido.

Si queremos ver en la remesa el estado actual de la misma, hemos de poner “S” en el campo

Configuración/Datos empresa/Cartera/Mostrar pdtes. en la remesa

Si se deja con “N” se mostrarán los efectos tal y como fueron seleccionados para la remesa.

Se puede impedir que determinado usuario pueda facturar albaranes de venta si éstos no disponen de una serie de factura indicada.

Para ello, hay que indicar “S” en el campo “Impedir facturar sin serie” del usuario en cuestión.

En determinadas circunstancias, se hace preciso hacer una selección múltiple de códigos para realizar un procedimiento o para configurar determinada circunstancia como, por ejemplo, la lista de tipos de almacenamiento para cierto producto.

SmartOffice dispone ahora de este tipo de control.

Recomendamos la lectura de la Guía de Iniciación en donde se explica su funcionamiento.

Mediante la configuración de tipos de almacenamiento es posible controlar qué tipos de producto son admisibles por almacén para, por ejemplo, impedir que en un almacén de repuestos pueda introducirse maquinaria o utillaje.

Ahora, desde el menú desplegable de la configuración de mantenimiento a nivel de producto, es posible exportar la definición de:

El mantenimiento que se está editando

Mantenimiento/Exportar a activo/Este mantenimiento

Todos los mantenimientos configurados para el producto

Mantenimiento/Exportar a activo/Todos los mantenimientos

Para que el programa exija valores de inspección relativos al uso que va a darse a la maquinaria en obra a efectos de realizar el pronóstico de inspección, poner “S” en el campo

Configuración/Datos empresa/Alquiler/Datos inspección mto.

Para que el programa exija valores de inspección relativos al uso que va a darse a la maquinaria en obra a efectos de realizar el cargo por exceso de utilización, poner “S” en el campo

Configuración/Datos empresa/Alquiler/Datos inspección h.extra

Si se quiere que el programa utilice una serie de facturas en particular al pasar de una factura proforma a definitiva, hay que especificar esta serie en el campo “Serie factura” de la pestaña “Facturación” de la factura proforma antes de que sea “registrada”.

Se prepara una consulta para comparar lo contabilizado con las tablas de amortización de los activos.

Se accede a través del “Diccionario interno” y su nombre es

ATJ_TEST_AMORT_ACTIVOS2

Se propone una forma algo diferente para contabilizar el confirming recibido.

En primer lugar, hay que registrar cada factura “confirmada” mediante un registro de confirming en SmartOffice

Formularios/Tesorería/Confirming

Se registra igual que un pagaré.

Se puede programar un proceso en segundo plano para que, llegado el vencimiento, el programa registre el cobro automáticamente. Si no, el usuario lo puede hacer de forma manual como cualquier otro efecto a cobrar.

Si se anticipa uno o más efectos, se habrá de crear una remesa y en ella poner “S” en el campo “Confirming”.

Antes de registrar la remesa, debemos poner “S” en el siguiente campo de la configuración de la empresa:

Configuración/Datos empresa/Remesa/Remesa anticipo confirming

De esta forma, el programa dará por liquidado el riesgo del cliente y hará el ingreso en la cuenta bancaria que corresponda.

Al formulario de pedido de compra se ha añadido la opción

Pedido/Desplegar lista de materiales

que sustituye el producto en cuestión por la última lista de materiales definida para él, en caso de tener alguna configurada.

Cuando se copia un pedido de compra, todos los datos de la cabecera del pedido inicial se copian “tal cual” en el nuevo pedido.

Si se desea que los datos de “cabecera” que han de formar parte del nuevo pedido procedan directamente del proveedor, se ha de poner “S” en el campo

Configuración/Datos empresa/Compras/Datos proveedor al copiar pedido

Si se desea tener un control de los albaranes que han sido borrados y quién y cuándo realizó tal borrado, se debe activar la funcionalidad indicando “S” el campo

Configuración/Datos empresa/Ventas/Control alb. vta. borrado

Los datos fundamentales de los albaranes que se vayan borrando a partir de este momento se guardarán en la tabla

CAB_ALBARAN_VENTA_BORRADO

Atendiendo a la “Resolución de 29 de enero de 2016, del Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas, sobre la información a incorporar en la memoria de cuentas anuales en relación con el período medio de pago a proveedores en operaciones comerciales”, hemos preparado una consulta para cumplir con este requisito formal.

Dicha consulta es accesible desde el “Diccionario interno” y tiene como nombre:

APLAZAMIENTOS_PAGO5

Hasta ahora, si en el ejercicio se había dotado más amortización de la establecida en tablas a consecuencia, por ejemplo, de una reducción en la tasa de amortización, el programa no realizaba ningún tipo de “des-dotación” para que el importe anual fuera el correcto.

Si se desea que el programa realice esta “des-dotación”, se ha de indicar una S en el campo “Ajuste amortización anual” en la pestaña “Activos fijos” de “Configuración/Datos empresa”.

Se ha creado una nueva consulta que presenta los clientes que han tenido facturación para un período y formas de pago a seleccionar y no tienen “mandato SEPA”.

El procedimiento es accesible a través del diccionario interno. Su nombre:

CLIENTES_FACTUR_SIN_MANDATO 

Se añade la opción

Informes/Fiscalidad y normativa/Facturas emitidas (no sujetas a IVA)

Recientemente, se incorporó a SmartOffice la posibilidad de ocultar opciones del menú “Edición” para todos los formularios. Por ejemplo, si se quiere evitar que determinado usuario pueda usar la función de “Copiar” allí donde se encuentre.

Pero, si queremos que el usuario sí pueda utilizar esta función para formulario muy concretos, podemos marcar las opciones de menú que suponen una “inclusión” escribiendo una X en el campo “Oculto” del formulario avanzado de configuración de menús ocultos.

Poniendo “S” en el campo

Configuración/Datos Empresa/Compras/Proponer ref. proveed. pedidos

el programa cumplimentará la referencia del proveedor al seleccionar producto para el pedido de compra.

Desde una oferta a cliente, tenemos la posibilidad de añadir líneas provenientes de otras ofertas previamente introducidas.

Para ello, contamos con las siguientes opciones de menú:

• Oferta/Fusionar otras lineas
• Oferta/Copiar líneas manteniendo precios
• Oferta/Copiar líneas recalculando precios

Ahora el programa permite indicar una fecha para la factura de cargo, por si la causa del abono/cargo se debiera a una modificación en el fecha de emisión de la factura a anular.

Nuevo informe que permite localizar fácilmente los importes a reclamar a clientes.

Se aconseja sea utilizado en combinación con el analizador OLAP.

Solicita como parámetro una forma de pago para aquéllos movimientos de cliente que no la tuvieran. Este parámetro es opcional.

Se encuentra en:

Informes/Gestión de terceros/Análisis deuda de clientes

Se elabora un procedimiento que permite cuadrar el informe de retenciones con la contabilidad.

Se accede al procedimiento a través del “diccionario interno”. Su nombre es:

CUADRE_RETENCIONES2

A partir de ahora es posible insertar las líneas de detalle manualmente.

Se ha añadido la opción de introducir:

• Dietas. Se contabilizan el la misma cuenta que la de sueldos y salarios.
• Incentivos. Se contabilizan en la misma cuenta que la de sueldos y salarios.
• Indemnizaciones. Es preciso configurar una nueva cuenta en “Datos empresa”.

En la pestaña “Situación” de la ficha de activo se presentan hasta dos posibles pólizas vigentes en las que pueda estar incluido el activo en cuestión.

Para ello, la póliza ha de tener configurado un “tipo” y éste ha de tener marcado un “S” en cualquiera de los campos:

• Mostrar en activo 1
• Mostrar en activo 2

Se ha actualizado la guía de iniciación.

Recomendamos su lectura a todo usuario de SmartOffice.

Pulsa aquí para acceder a ella.

1. Se ha añadido la tecla rápida Ctrl+F11.
2. Se ha añadido un botón en la parte inferior/derecha de la ventana de albarán.

Ahora, en vez de maximizarse la ventana, tal y como se entiende en Windows, se ha optado por ampliar la ventana para que ocupe todo el área de la ventana “padre”.

Adicionalmente, si se trata de una ventana del tipo “Cabecera/Líneas”, la cabecera se oculta para permitir al usuario ver cuantas más líneas posible.

Por otro lado, la “vieja” función de maximizar sigue estando disponible mediante el procedimiento de hacer doble click en la barra de título.

Se ha añadido la posibilidad de que, cada vez que se realiza un contrato de alquiler, albarán, recogida, factura, etc. a los clientes, se muestre su saldo e importe vencido,

Para activar la funcionalidad hay que acceder a “Configuración/Datos empresa” y poner S en el campo “Mostrar deuda en avisos” de la pestaña “Gestión”.

Si se deja el campo de “Cód. tercero” en blanco, el programa realizará la impresión de todos los mandatos de los clientes.

Hasta ahora, había que ir imprimiendo los mandatos uno a uno.

Se ha preparado el procedimiento MTO_MANDATO_FPAGO que permite generar mandatos para todos los clientes con determinada forma de pago.

Se ha añadido la opción “Configuración/Gestión/Grupos de mailing” para poder acceder a la tabla de configuración correspondiente.

Mediante la opción “Procesos/Herramientas/Asignar grupos de mailing” se podrá asignar un grupo de mailing a los terceros que han tenido movimiento a partir de determinada fecha y otro grupo diferente en caso contrario.

Desde un albarán de traspaso ordinario se pueden generar las líneas necesarias para traspasar todos los productos de determinado almacén a otro.

Opción: “Albarán/Propuesta traspaso completo”.

Se añaden a la consulta:

1. El usuario que creó la factura.
2. El usuario que modificó por última vez la factura.
3. El código de dirección de envío de facturas por e-mail configurado en el cliente.

Desde el formulario de albarán de venta puede verse la relación de impresiones que han sido efectuadas para el albarán en cuestión.

Téngase en cuenta que este control se produce únicamente cuando la impresión se efectúa por impresora gráfica.

Si se desea activar el control de impresión para la impresión matricial, es preciso solicitarlo al servicio técnico.

Se cambian las nomenclaturas de las opciones siguientes del menú desplegable:

• “Asignar estado” pasa a ser “Procesar respuesta cliente”. Pues su objeto es registrar la respuesta dada por el cliente: aceptación, rechazo, etc.
• “Procesar” pasa a ser “Generar documento”. Pues su objeto es generar el documento de venta subsiguiente, es decir, un contrato, un pedido u otra oferta.

Se pueden configurar reglas para la contabilización automática de extractos bancarios.

Desde el extracto bancario, selecciona la opción “Extracto/Reglas contabilización”.

Para contabilizar el extrato, la opción es Extracto/Registrar - F11“.

Para cambiar el tercero de un conjunto de leasings.

También cambia la contabilidad a partir de determinada fecha.

Desde el diccionario interno, ejecutar ALV_CAMBIA_TERCERO_LEASING_DO

Informe contable que muestra la relación de cuentas de explotación separando los saldos en columnas de meses, comenzando en enero y terminando en diciembre.

Informes/Contabilidad/Cuenta explotación por meses

Si queremos que el programa nos avise sobre la cercanía de la fecha de caducidad de los lotes de producto, debemos configurar los meses de plazo para el aviso en los campos siguientes de la pestaña “Almacén” de “Configuración/Datos empresa”:

• “Meses aviso caduc. compra”: Para cuando se introducen albaranes de compra.
• “Meses aviso caduc. venta”: Para albaranes de venta.

Si se desea que determinados productos estén presentes de forma obligatoria en los partes de mantenimiento y/o averías, es preciso hacer lo siguiente:

1. Marcar los productos mediante los campos “Obligatorio en mantenimientos” y “Obligatorio en averías” que se encuentran en la pestaña “Mantenimiento” de la ficha de producto.
2. Activar la función en el campo “Control productos manto.” de la pestaña “Taller” de “Configuración/Datos empresa”.

Si una factura de venta está remesada, evidentemente, no se puede descontabilizar.

En ciertas ocasiones esto puede ser un problema.

Si se quiere que el programa permita hacer esto, es preciso indicarlo en

Configuración/Datos empresa/Ventas/Desconf. fras en remesa

Si para la determinación del precio por defecto, en vez de lo configurado en la ficha de producto, se quiere utilizar una tarifa, se puede indicar el código de la misma en el campo

Configuración/Datos empresa/Ventas/Tarifa por defecto

Sirve tanto para venta como para alquiler.

Hasta ahora, cuando se introducía un CIF repetido el programa se limitaba a indicar al usuario esta incidencia.

Si se quiere que el programa lo impida, hay que indicar “S” en el campo

Configuración/Datos empresa/Gestión/Impedir CIF repetido

Desde el diálogo que presenta los documentos registrados en la gestión documental es posible realizar la impresión directamente sin abrir todos y cada uno de ellos.

La impresión se realiza en la impresora por defecto.

Desde el formulario de factura de venta, la opción “Factura/Contratos gestión documental” presenta los contratos de alquiler relativos a la factura en cuestión.

Se implementa un nuevo procedimiento de cálculo que permite determinar el plazo de amortización de un activo cuando ha sufrido varias modificaciones en su porcentaje de amortización.

ACTIVO_CAL_PLAZ_AMORT_NUE

Se puede establecer a nivel de obra para que las facturas asociadas puedan tener esta consideración.

Para ello, se ha de indicar “Facturación a origen = S” en la pestaña “Facturación” de la ficha de “Obra de tercero”.

De esta forma, cada factura que se emita a la obra así configurada utilizará este sistema de facturación.

Si queremos desactivar una opción del menú “Edición” para todos los formularios, en vez de ir uno a uno, lo podemos hacer marcando “S” en el campo “Todos los formularios” del editor de menús al cuál se accede desde “Archivo/Menús/Avanzado”.

Se asocia esta función al cálculo de las tablas de amortización de leasing y préstamos.

Desde el formulario de Remesas ahora es posible generar el fichero en formato ISO 20022, tanto para la modalidad Core y Core-1, como para la modalidad B2B.

Las opciones son “Remesa/ISO 20022 Core”, “Remesa/ISO 20022 Core 1” y “Remesa/ISO 20022 B2B”.

Utilización de normas SEPA

SmartOffice cuenta desde hace algún tiempo de un formulario específico para la contabilización de nóminas.

Recientemente, se ha añadido la opción de registrar los embargos de nómina desde el mismo.

Existen diferentes sistema de contabilizar automáticamente los extractos de banco haciendo uso de la importación de los mismos por medio de la norma 43 de la AEB.

Consulte con su servicio técnico para obtener más información.

Ahora es posible configurar diferentes diseños en la impresión del Esquema de Cuentas*.

Para el módulo de Alquiler de vehículos se ha incorporado la posibilidad de registrar y gestionar siniestros y sanciones.

Desde el formulario de Orden de transferencia ya es posible generar el fichero según la normativa SEPA.

La opción es “Orden/ISO 20022”.

Utilización de normas SEPA

Si al dar de alta un producto indicamos un prefijo seguido del símbolo del porcentaje, el programa calculará el código de producto atendiendo a dicho prefijo.

Por ejemplo:

PP%

Podría generar el código

PP0003

En el caso de que el último producto cuyo código empezara por PP fuera

PP0002

Más información sobre la numeración de productos

El procedimiento de confirmación de facturas que se lanza desde “Informes/Ventas/Facturas pendientes de registrar” permite ser interrumpido antes de su conclusión.

A la opción de control de precios mínimos se le ha añadido la posibilidad de protocolizar un procedimiento de solicitud de autorización por medio del correo electrónico.

Para más información, contactar con el servicio técnico.

Es posible configurar para un cliente un código de tarifa especial para el alquiler en la pestaña “Alquiler”, campo “Cód. tarifa alquiler”.

De no indicarse nada, el programa utilizaría la tarifa configurada en al pestaña “Facturación”.

Desde el extracto del tercero se ha implementado la opción de compensación de saldos entre movimientos de un signo y el opuesto.

Es de utilidad si se quiere hacer una compensación sin necesidad de confeccionar una hoja de liquidación.

El procedimiento utiliza el filtro que pudiera establecer el usuario previo a la ejecución del procedimiento.

Desde el extracto del tercero, seleccionar la opción “Movimiento/Compensar efectos”.

De utilidad para cuando el precio unitario está en función de los días que el cliente va a disponer de la maquinaria.

Los precios se configuraran en “Configuración/Alquiler/Precios alquiler por tramos” y se definen no por producto sino por familia, lo que facilita su determinación.

Nuevo sistema de gestión de contactos.

Ahora se pueden gestionar contactos como terceros individuales y conectarlos con otros terceros.

La opción de menú es “Configuración/Gestión/Personas de contacto”.

Se ha implementado un sistema que permite realizar liquidaciones de IVA mediante formularios al efecto.

La confirmación del formulario genera el asiento de liquidación de las cuentas 472 y 477.

La opción de menú es “Formularios/Fiscalidad/Liquidación de IVA”.

Se dan por concluídas las adaptaciones al Criterio de Caja para la liquidación de IVA.