Después de encender el ordenador nos encontramos con dos íconos en el escritorio.

SmartTPV nos abre el terminal de ventas. Este programa se abre automáticamente después de encender el ordenador y solo lo tenemos que usar cuando se haya salido de la aplicación, por ejemplo al cerrar un día.

Para arrancar el terminal de ventas pinchamos en su ícono dos veces seguidas (doble-clic).

SmartTPV admin. es la aplicación para administrar el terminal de ventas. Aquí se puede añadir nuevos camareros, cambiar el nombre del salón, encender o apagar el control de presencia de los empleados etc.

Se arranca también con un clic doble.

Cuando se abre el terminal de ventas, lo primero que tenemos que hacer es darnos de alta.

Si no vemos nuestro nombre, o no vemos ningún nombre, como es el caso en la última imagen, se habrá activado el control de presencia para los empleados. Entonces tenemos que ingresar al trabajo con el botón correspondiente.

Ahora sí debería aparecer un botón con nuestro nombre. Si no es así, supuestamente falta por crear nuestro usuario en la aplicación SmartTPV admin..

Ingresamos al trabajo pinchando en nuestro nombre.

Lo siguiente que vemos es el dialogo para abrir la caja.

Nota: Este dialogo no aparece si hemos salido de la aplicación sin cerrar la caja.

Usando el teclado numérico podemos introducir el saldo inicial, el cambio con que empezamos el día. También existe la alternativa de meter las cantidades de cada billete y moneda que colocamos en la caja. Para eso pinchamos en el botón de los billetes y vamos introduciendo las cantidades de cada tipo de moneda que metemos. La aplicación calcula el importe total del dinero.

Con el botón Abrir abrimos la caja.

Lo que vemos ahora es la interfaz principal del terminal de ventas.

Para empezar un ticket nuevo, escogemos primero el grupo de venta, al que pertenece el artículo a vender. En la imagen de arriba los grupos son Cafés hasta OTROS. El grupo Pastel clásico está seleccionado.

Ahora podemos añadir artículos del grupo elegido, al pinchar en el artículo vendido. Este artículo entonces aparece en la lista en el lado izquierdo.

Para cobrar un ticket damos en el botón Cobrar y vemos el siguiente dialogo.

Con el teclado numérico se introduce el importe recibido por el cliente. El campo Pendiente se pone en verde cuando el importe recibido alcanza el importe pendiente. Si no ponemos ningún importe, el sistema supone que el cliente ha pagado el importe justo.

Por defecto está seleccionada la forma de pago Contado. Si el cliente nos paga con tarjeta, tenemos que seleccionar el botón correspondiente. Después se cobra con el botón Cobrar.

Después de cobrar podemos empezar el siguiente ticket.

Para sacar dinero de la caja, o para meter dinero en la caja, existe la función Apuntes en caja, que se accede desde el botón de las utilidades.

Al escoger esta opción se nos abre un dialogo, donde podemos hacer una salida o entrada de dinero en la caja.

Según la operación que queremos realizar, salida o entrada de dinero, escogemos el botón correspondiente.

Después podemos poner un Concepto, una Referencia y el Importe, que es obligatorio. Guardamos el apunte con el botón verde Intro. Si queremos cancelar la operación usamos el botón rojo Esc.

En cada momento podemos ver todos los apuntes que hicimos en caja, junto con todas las ventas hasta el momento, usando la utilidad Resumen de caja.

El dialogo que se abre es el siguiente.

La rejilla del lado derecho arriba nos muestra los movimientos en caja, mientras la rejilla por debajo es un listado de las ventas del día. Aquí tenemos la posibilidad de pinchar sobre cualquiera de las líneas para abrir el ticket correspondiente.

En el lado izquierdo vemos arriba la sección Resumen caja. El Saldo inicial es el importe que hemos metido al abrir la caja. Debajo tenemos las sumas de los movimientos realizados en la caja. Los Ingresos son las entradas en caja y las Extracciones son las salidas de caja. El siguiente campo es la venta en efectivo, o sea, al contado. Sumando el saldo inicial con los ingresos, las extracciones (que son negativos y por lo tanto se restan) y la venta en efectivo nos llega al Saldo final, que es el dinero en efectivo que debe de encontrase en este momento en caja.

El Saldo real es el importe metido al cerrar la caja, y la diferencia entre este último y el saldo final será el Descuadre de la caja.

En la sección Resumen ventas vemos los datos de las ventas realizadas hasta el momento. El Total ventas es el importe total vendido, sea en efectivo o por tarjeta. Después tenemos la venta al contado y la venta por tarjeta. Si se ha realizado alguna venta donde el cliente no ha pagado el total del ticket, entonces vemos la diferencia en el campo Pendiente. El último campo, Entrada efectivo, se calcula como el total de ventas menos la venta por tarjeta y menos el importe pendiente, y tiene que coincidir con el campo Contado.

También es posible abrir el resumen de una caja anterior a la caja actual. Para hacerlo usamos el botón Buscar caja. Se abre un listado de todas las cajas, donde pinchamos sobre la línea que nos interesa.

Una vez de de por terminada la jornada de venta, es imprescindible indicar al programa el total de efectivo que figura en caja en ese momento.

El importe a introducir ha de ser el resultado del recuento inmediatamente después de finalizar todo procedimiento de venta.

Esto se hace a través de la función Cerrar día a la que se accede mediante el botón Utilidades en la ventana principal de SmartTPV.

Desde el botón Cerrar turno/día llegamos al siguiente dialogo.

Del mismo modo que al abrir la caja, metemos ahora todo el dinero en efectivo que tenemos en la caja. De nuevo, podemos usar el teclado numérico o indicar las cantidades de billetes y monedas que hemos contado.

Con el botón Cerrar día cerramos el día y vemos el resumen de la caja.

El campo descuadre, si no se ha cometido ningún error que afecte a los movimientos de efectivo, debería presentar el valor cero.

En cambio, en el ejemplo que vemos aquí, muy probablemente se hayan cobrado veinte céntimos de más en una o más operaciones de venta.

Después de confirmar el resumen de caja salimos automáticamente del terminal de ventas.

Para salir del terminal de ventas sin cerrar la caja podemos usar el botón rojo Salir en la venta principal de la aplicación. Si salimos de esta manera del terminal de ventas, la siguiente vez que arrancamos el terminal seguimos con la caja de antes.

A la administración del TPV se llega desde el ícono SmartTPV admin. en el escritorio.

Se accede a cualquier función del programa desde el menú principal, situado arriba en la aplicación.

1. Archivo: Funciones de uso común desde varios formularios, como por ejemplo la salida del programa.
2. Configuración: Formularios que nos permiten la configuración del TPV.
3. Compraventa: Todo relacionado con la venta y la compra, productos, clientes, proveedores etc.
4. Formularios: Formularios para meter transacciones u operaciones de negocio en el sistema. Ejemplo: Un albarán de compra.
5. Informes: Los informes sirven para sacar información sobre el estado actual o pasado de la aplicación. Esta información se puede imprimir, abrir con Excel o enviar por correo electrónico. Cada informe de este menú se puede abrir también desde la barra de outlook, situada en el lado izquierdo de la aplicación.
6. Herramientas: Diálogos especiales por ejemplo para definir nuevos informes.
7. Ayuda: Aquí se puede ver la versión del programa.

Cuando se abre cualquier formulario o informe, aparece como mínimo un menú adicional que se llama Editar y que sirve por ejemplo para buscar o ordenar los datos en el formulario actual. Se explican las funciones más importantes en el párrafo sobre los Grupos de venta.

Menú: Compraventa/Grupos de venta

Los grupos de venta sirven para agrupar los productos. Si un grupo de venta tiene productos de venta asignado, este grupo aparecerá en el terminal de venta. Si el grupo solo tiene productos de compra asignado, no se visualizará en el TPV.

Cuando seleccionamos el menú Grupos de venta, se abre un formulario en formato de ficha como lo vemos a continuación.

La ficha nos muestra siempre la primera entidad, en este caso el grupo CAFES. Podemos mostrar una lista de todos los grupos, buscar un grupo en concreto, avanzar o retroceder en la lista de grupos etc., como se explica a continuación.

Tecla: AvPág, RePág
Menú:
Botón rápido:

Con la tecla AvPág (Avance página) podemos avanzar al siguiente grupo, mientras con RePág (Retroceder página) volvemos a la entidad anterior.

También podemos usar los íconos arriba en la aplicación. Nos sirven para ir directamente al primer registro, al anterior, al siguiente o al último, en este orden.

Tecla: F5
Menú: Editar/Lista
Botón rápido:

Con la tecla F5 podemos abrir una lista de todos los grupos.

Si avanzamos en esta lista con las teclas de Flecha abajo o Flecha arriba, vemos como en la ficha también se cambian los datos al registro correspondiente.

Después de escoger el grupo que nos interesa podemos cerrar la lista con la tecla Esc (Escape).

Tecla: F7
Menú: Editar/Filtrar
Botón rápido:

Con F7 podemos filtrar la información del campo actual. Por ejemplo, si hacemos clic en el campo Descripción para seleccionarlo, y después damos en F7, nos aparece un dialogo como el siguiente.

En el ejemplo de la imagen se filtran los grupos de venta por todos los grupos que contienen la cadena caf en su descripción, ignorando mayúsculas y minúsculas.

El resultado de este filtro, mostrado como lista con F5, es este:

Más ejemplos de filtros permitidos:

Tecla: Mayús+Ctrl+F7
Menú: Editar/Mostrar todo
Botón rápido:

Con esta función se puede quitar cualquier filtro aplicado anteriormente, para de esta forma, volver a ver todos los registros.

Tecla: F6
Menú: Editar/Ojear
Botón rápido:

Hay muchos campos que hacen referencia al código de otras entidades. El campo Cód. unidad por ejemplo hace referencia a las Unidades ya definidas en el sistema. Con la tecla F6 o dando en el botón que aparece al final del campo, se puede abrir una lista de los códigos existentes, en este caso una lista de las unidades del sistema.

Para pasa un código de la lista, se selecciona este código y se da en Intro.

Tecla: F3
Menú: Editar/Insertar
Botón rápido:

Con F3 se puede crear un nuevo registro. El primer campo de cualquier ficha se llama normalmente Código o Id., y tiene que tener un nombre único para cada entidad.

Hay fichas, donde el programa nos pone un código nuevo por defecto, y no tenemos la posibilidad de cambiarlo.

En otras fichas, como por ejemplo la de los productos, existen las dos opciones. Al crear un nuevo producto con F3 el código aparece en blanco y podemos nosotros poner un código nuevo, pero también podemos dar solamente en la tecla Intro para que el sistema nos propone un código nuevo.

Finalmente, como es el caso en los grupos de venta, existen las fichas donde siempre es el usuario quien tiene que poner un código nuevo.

Una vez que hayamos metido el código, nos falta rellenar los demás campos. En la ficha de los grupos de venta, los campos están repartidos entre dos pestañas, General e Imagen.

Tecla: F4
Menú: Editar/Borrar
Botón rápido:

Con F4 se puede borrar un grupo de venta, pero solo, si no tiene productos asignados. En caso contrario se puede usar el campo Activo para que desaparezca el grupo del TPV.

Menú: Compraventa/Productos

Es el formulario para trabajar sobre los productos de la aplicación. Los productos pueden ser de venta y/o de compra. Solo los productos de venta, que además tienen el tipo de producto TPV se mostrarán en el terminal de ventas.

La ficha del producto consiste de cuatro pestañas, General, Venta, Compra e Imagen. Para crear un nuevo producto se da en la tecla F3. Después se usa la tecla Intro para crear un código nuevo. Falta por rellenar los campos restantes.

En la pestaña Material de los detalles del producto podemos añadir una receta para cada producto.

Si en un momento dado la receta cambia, podemos usar el campo Fecha desde para indicar el cambio.

En el ejemplo anterior, a partir del día 6 de Junio solo entra un huevo en la receta del financiero. La Fecha hasta de la línea anterior se rellena automáticamente.

También es posible crear recetas de varios niveles, como se puede ver en la siguiente imagen, donde se define la receta del financiero con chocolate.

Menú: Compraventa/Productos añadidos

En este formulario se puede definir grupos de productos añadidos. Se necesitan estos grupos por ejemplo para definir los platos que entran en un menú, o para concretar de que productos está compuesto un desayuno.

Después de asignar un grupo de productos añadidos a un producto, en el detalle Productos añadidos de la ficha del producto, se puede usar el botón Menús y art. extra del TPV para seleccionar los productos añadidos de un producto principal.

El detalle del formulario contiene los productos que forman el grupo de productos añadidos.

Menú: Compraventa/Tarifas

El formulario de las tarifas nos permite crear tarifas nuevas o actualizar tarifas ya existentes.

Después de crear una tarifa nueva con F3 introducimos un código y una descripción para esta tarifa.

Como una tarifa puede cambiar durante el tiempo, encontramos en las líneas del dialogo la fecha del inicio de validez de la tarifa. Por defecto se pone la fecha actual. Si sabemos que una tarifa va a cambiar por ejemplo el siguiente mes, podemos añadir aquí una nueva línea con la fecha en que la tarifa va a cambiar. Después se añade los productos con su nuevo precio en el detalle.

El detalle, que es la última rejilla del dialogo, se rellena con los precios de cada producto para la tarifa y la fecha de validez nueva. En lugar de añadir producto por producto, se puede usar un dialogo de ayuda para copiar todos los productos existentes a la tarifa nueva. Se accede a este dialogo desde el menú Tarifas/Copiar desde….

Con este dialogo podemos añadir todos los productos a la tarifa nueva, adaptando al mismo tiempo su precio.

Cuando aceptamos el dialogo, vemos los productos con sus precios de venta en el dialogo de la tarifa.

Todos los productos añadidos o cambiados están marcados en rojo.

Se debe revisar los precios antes de cerrar el dialogo.

Para borrar una tarifa hay que borrar antes todas las fechas de las líneas de esta tarifa (con F4). Luego se puede borrar la tarifa, situándose en el campo código, también con F4.

Cuando se crean productos nuevos, estos no pasan automáticamente a todas las tarifas. Hay que añadir estos productos nuevos con su precio correspondiente a las tarifas existentes. Se puede hacer de la siguiente manera.

Abrimos el dialogo de las tarifas y buscamos la tarifa donde queremos añadir los productos nuevos.

Asimismo escogemos la fecha de validez de la tarifa, que normalmente es la última línea.

Ahora seleccionamos el menú Tarifas/Copiar desde… y en el dialogo marcamos la primera opción (Copiar de los precios de venta de la ficha del producto) y dejamos sin marcar la opción Reemplazar val. exist.. Ponemos el porcentaje de cambio y Redondear según nuestras necesidades y damos en Aceptar.

Ahora podemos ver en el detalle, marcado con rojo, los productos nuevos. Solo nos falta revisar el precio.

Menú: Compraventa/Proveedores

En este formulario se puede cambiar o añadir los proveedores. Hay que definir un proveedor para poder usarlo en la ficha de los productos o en un albarán de compra.

Después de crear un nuevo proveedor con F3 es obligatorio crear un código nuevo con Intro. El único otro campo importante es la Razón social, para reconocer el proveedor en cuanto se use en un albarán, por ejemplo.

Menú: Formularios/Albaranes de compra

Este formulario nos permite introducir un albarán de compra en el sistema.

Para empezar un nuevo albarán de compra damos en F3, que nos crea automáticamente un nuevo número de albarán con fecha de recepción actual. Los demás campos de la pestaña General no son obligatorios.

Después de rellenar la cabecera del albarán, tenemos que añadir la lista de productos comprados. Hacemos clic en la rejilla de los productos, o usamos la tecla flecha abajo o tabulador hasta que el cursor aparezca en la rejilla.

Ahora, con la tecla flecha abajo, o con F3, añadimos una línea para meter un nuevo producto. Escogemos el producto usando la función Ojear (F6), como se muestra en la siguiente imagen.

Con el tabulador vamos de campo a campo rellenando toda la línea.

Después de añadir todos los productos, para que el albarán surja efecto en el sistema, hay que confirmarlo con F11, o con el menú Albarán de compra/Confirmar.

Menú: Formularios/Inventarios

El estado del almacén resulta de las ventas realizadas en el terminal de ventas y de los albaranes de compra metidos en el sistema. Para meter el stock inicial o para corregir un stock erróneo sirve el formulario del inventario.

Se empieza un nuevo inventario con F3, que nos rellena toda la cabecera, la pestaña General, del inventario. El único campo editable es la fecha. Además se añade una línea de detalle para cada producto inventariable del sistema.

Ahora hay que revisar las líneas del inventario. Los únicos campos editables son Cantidad real y Revisado. Se tiene que poner una S en el campo Revisado para cada línea con Cantidad real correcto. La cantidad real propuesta por el sistema es la cantidad calculada. Si no es correcta, hay que modificarla antes de poner S en Revisado.

Estos son los campos de las líneas del inventario:

Cuando se termina un inventario hace falta confirmarlo con F11, o con el menú Albarán de compra/Confirmar. Después el inventario tiene efecto en el informe del estado de almacén.

Menú: Informes/Almacén/Estado
Barra de Outlook: Almacén/Estado

El Estado de almacén es un informe, que nos muestra el stock de los artículos inventariables en la actualidad. Igual que en casi todos los informes, nos pide al principio los parámetros de entrada para la consulta.

En este caso se trata solo del código del producto.

Después de poner los parámetros se puede proceder a mostrar los datos con el botón Iniciar.

La información devuelta por este informe es la misma que ya conocemos de las líneas del inventario (ver arriba).

También es posible ver la información de un informe en un formato apto para la impresión, usando el botón Preliminar.

Desde la venta que se abre se puede usar los íconos de las impresoras para imprimir el informe en la impresora predeterminada.

Otra opción de seguir trabajando con los datos de un informe es exportarlos a Excel, con el botón Excel.

Esta función nos exporta los datos a un fichero Excel, que podemos abrir con el botón Abrir, o enviar por correo electrónico con el botón Enviar.

Por defecto, al salir del terminal de ventas, se abre un dialogo que nos permite realizar una copia de seguridad.

Nos pide que insertamos un lápiz usb preparado para el trabajo con SmartTPV. Si no disponemos de un lápiz preparado, podemos preparar cualquier lápiz usb de 4 o más GB de la manera explicada más abajo.

Después de insertar la memoria usb el dialogo la selecciona automáticamente. El nombre de un lápiz usb preparado para el trabajo con SmartTPV siempre empieza con TPV.

En este momento ya podemos empezar con la copia de seguridad, dando en el botón Empezar….

El proceso tarda entre 5 y 10 minutos, dependiendo de la potencia del ordenador y de la cantidad de tickets emitidos.

Al terminar la copia de seguridad podemos sacar el lápiz usb, y cerrar el dialogo con el botón Salir.

Si queremos que el ordenador se apague al terminar la copia, podemos seleccionar la opción Apagar ordenador al terminar antes de empezar con la copia.

Si disponemos de un lápiz usb nuevo, y lo queremos usar con SmartTPV, tenemos que preparar este lápiz. Para hacerlo conectamos el lápiz con el ordenador.

Luego hay que seleccionar el lápiz nuevo, como se muestra en la siguiente imagen.

Con el botón Preparar memoria se inicia la preparación.

ATENCIÓN: Este proceso va a borrar todos los datos en el lápiz usb.