SmartPlan es el programa de planificación de recursos de Smart Software Solutions. Esta guía va a resumir brevemente el uso del programa.

La ventana principal de SmartPlan es esta:

Sirve como punto de partida para las ventanas de trabajo de SmartPlan. Al cerrar la ventana principal se cierran automáticamente todas las demás ventanas del programa.

Los dos menús Herramientas y Ayuda solo aparecen en la ventana principal. Los demás menús se duplican en cada ventana nueva (ventanas de datos) que se abre.

En estas ventanas de datos podemos encontrar los dos menús adicionales Editar y Registro, que sirven para manipular los datos de la ventana.

Menú: Configuración/Recursos
Tecla: -
Ícono: -

Los recursos son los medios necesarios para llevar a cabo el trabajo diario en la empresa.

Hay que crear un recurso para cada puesto de trabajo en la empresa.

En el momento de definir un recurso nos da igual cual va a ser el empleado que ocupará el puesto de trabajo. Más adelante podemos asignar a un empleado a cada recurso, o dos empleados que comparten a 50 % un recurso o incluso un empleado que realiza el trabajo de dos recursos.

En la imagen vemos que el recurso AUX002 está ocupado a 100% desde el 01/01/2015 por el empleado BLANCA.

No conviene usar los nombres de los empleados para los códigos de los recursos, por las explicaciones dadas arriba. Lo que sí se puede hacer es empezar el código con la capacitación del recurso, seguido por un número de tres dígitos.

Hay que rellanar todos los campos de la ficha del recurso (Nombre, Cód. capacitación, Cód. depto. y Cód. deleg.).

Menú: Configuración/Empleados
Tecla: -
Ícono:

Para los empleados se puede usar el nombre de cada persona como el código de su ficha. Igual hay que recortarlo para que no pase los 10 caracteres generalmente permitidos en los códigos de Smart. Se recomienda no usar espacios u otros caracteres especiales, parecido a los nombres de los direcciones de e-mail.

Hay que rellenar los campos Capacitación, Cód departamento y Cód. delegación. Un empleado marcado como no activo desaparecerá de todos los listados de SmartPlan.

La imagen nos muestra que la empleada BLANCA ocupa a 100% el recurso AUX002 desde el 01/01/2015.

Para asignar un empleado a un recurso se puede usar una hoja de incidencias, accesible desde el menú Registro/Incidencias. También sirven para definir las vacaciones, permisos y bajas de un empleado.

Menú: Registro/Incidencias
Tecla: F10

Después de crear una nueva incidencia con F3, lo primero que hay que hacer es determinar el tipo de incidencia.

• Alta o baja en un recurso (A o B)
• Incidencia, como vacaciones, permiso etc. (I)

En cualquier caso hay que poner la fecha de comienzo del acontecimiento. La Fecha hasta no es imprescindible, si se deja en blanco la incidencia no tiene fin.

Para las altas y bajas en los recursos solo hay que rellenar el código del recurso y el porcentaje de ocupación (en una baja no se usa este último dato).
Cuando se da de alta a un empleado en un recurso al 100%, automáticamente se da de baja a cualquier otro empleado que estaba asignado al mismo recurso.

Si queremos crear una incidencia normal (tipo I), el dialogo nos deja poner el tipo en concreto de la incidencia en el campo Incidencia (V-Vacaciones, B-Baja etc.).
Podemos también definir un tercero de sustitución para el periodo de la incidencia. Como Tipo tercero sustituir hay que poner EM para que sea un empleado, y luego escogemos el código del empleado de sustitución en el campo Cód. tercero sustituir.

Para que tenga efecto la incidencia, hay que confirmarla desde el menú Registro/Confirmar.

Menú: Formularios/Planificaciones
Tecla: -
Ícono:

Cada planificación define la delegación y el periodo para lo que se quiere organizar los recursos. Es la entidad básica para todos los formularios explicados a continuación.

De la delegación también depende el calendario de festivos usado en la planificación (ver el menú Configuración/Empresa/Delegaciones).

Menú: Formularios/Horarios
Tecla: -
Ícono:

Los horarios definen las horas de actividad de un recurso en un día.

Con F3 se puede crear un nuevo horario. Un buen esquema para los códigos de los horarios puede ser el siguiente: GDDddHHhh

1. G: El grupo estadístico del horario.Se debe usa una sola letra para el código estadístico, por ejemplo M-Mañana, T-Tarde, N-Noche, C-Continuo, P-Partido.
2. DDdd: La hora y los minutos de comienzo del horario.
3. HHhh: La hora y los minutos del final del horario, o en caso de un horario partido, la hora y los minutos del comienzo de la segunda franja horaria.

Ejemplos: M08001400, N22150815, P08002000

El código P08002000 sería según este esquema el código correcto para el horario AUX_P1 de la imagen de arriba.

Estos son los campos a rellenar para un horario nuevo:

El parámetro Granularidad solo sirve para cambiar la granularidad en la rejilla abajo de todo. En lugar de ver las horas del día también se puede dividir el día en tramos de 20, 15, 10 o 5 minutos.

Menú: Formularios/Agenda de turnos
Tecla: -
Ícono: -

Este es el formulario principal para ver y manipular el tiempo de actividad (los horarios) de cada recurso.

Según los parámetros de la cabecera podemos ajustar los datos mostrados en las rejillas.

Una vez puestos los parámetros, tenemos la posibilidad de refinar los datos que queremos ver en la rejilla:

• Horario: Mostrar el código del horario vigente en cada periodo.
• Grupos: Mostrar el grupo estadístico del horario vigente en cada periodo.
• Cód. empleado: Mostrar el código del empleado asignado al recurso en cada periodo.
• Nombre empleado: Mostrar el nombre del empleado asignado al recurso en cada periodo.

Es posible que se muestran varias líneas para el mismo recurso, por ejemplo si un recurso dobla un turno en algún día, o si hay dos empleados que comparten el mismo recurso a 50%.

También es posible que se ha definido la ocupación de un recurso sin usar ningún horario. En este caso aparecerá el código DISP en la rejilla, para señalar que el recurso es disponible en este momento.

Menú: Editar/Ficha
Tecla: Mayús.+F6
Ícono:

Podemos abrir la ficha de cualquier turno haciendo clic en la celda correspondiente de la rejilla y dar en Mayús.+F6. También vale un clic doble.

Se nos abre la ficha del turno:

Para cambiar los datos hay que desconfirmar la ficha con F11. Luego podemos cambiar por ejemplo el código del horario o la duración del horario actualmente usado, y lo confirmamos de nuevo con F11 para activar los cambios.
Al cerrar la ficha se ven reflejados los cambios en la rejilla de la agenda de turnos.

La ficha del turno también nos da la posibilidad de definir repeticiones para un turno, en la pestaña Repeticiones:

Aquí podemos definir que el turno se debe repetir por ejemplo cada lunes miércoles y viernes, pero solo si son días laborales. Una vez definido una repetición la tenemos que desplegar desde el menú Registro/Desplegar o con la tecla Ctrl+F11.

Vale poner la fecha final del despliegue, el calendario de festivos se coge desde la planificación. Hay que tomar en cuenta que la fecha final del despliegue no está incluida en el periodo, así que, si queremos desplegar el mes de mayo, hay que poner 01/06/2015 en la fecha hasta del despliegue.

Menú: Archivo/Insertar
Tecla: F3
Ícono:

Nos situamos en la rejilla en el día y el recurso para los que queremos crear un nuevo turno, y damos en F3. Si no existe ninguna fila con el recurso para él que queremos crear un nuevo turno, vale escoger cualquier otra fila.

Se nos abre la ficha del turno ya con un nuevo turno creado. Igual que arriba podemos ahora cambiar los datos, lo más importante es poner el código del recurso si no está puesto ya, y el código del horario. Si no existe ningún horario que se adapta a nuestras necesidades, podemos dejarlo en vacío y poner directamente la hora de comienzo y la duración.

No olvidar confirmar el nuevo turno con F11.

Menú: Archivo/Borrar
Tecla: F4
Ícono:

Escogemos en la rejilla el turno que queremos borrar y damos en F4. Si el turno no tiene repeticiones, simplemente tenemos que confirmar el mensaje de seguridad.

Para turnos con repeticiones SmartPlan nos abre la posibilidad de borrar también las repeticiones del turno. En el dialogo que aparece simplemente tenemos que poner la fecha hasta la que queremos borrar las repeticiones, y poner S en el parámetro Borrar turnos relacionados.

Si escogemos en la rejilla un campo libre, sin ningún turno asignado, y damos en F4, SmartPlan nos deja borrar todos los turnos de un recurso dentro del periodo que ponemos en Fecha desde y Fecha hasta.

Si borramos un horario partido en la vista mensual de la agenda, se borran todas las franjas horarias de este horario.\\En las vistas diarias de la agenda depende de la franja horaria seleccionada:

• Si es la primera franja horaria, se borra todo el horario partido.
• Se es una franja horaria posterior, solo se borra esta franja.

En esta última imagen, si nos colocamos en la franja horaria de 19:00 a 22:00 horas del recurso COC001, y damos en F4, se borra solo esta franja horaria. Si por lo contrario escogemos la franja desde las 10:00 hasta las 15:00 horas, se borraría el horario entero.

Menú: Editar/Copiar y Editar/Pegar
Tecla: Ctrl+C y Ctrl+V
Ícono: y

En la vista mensual (granularidad GRMES) se puede copiar y pegar cualquier turno de la rejilla. Simplemente es seleccionar el turno a copiar, dar en Ctrl+C, colocarse en la fecha y el recurso de destino, y dar en Ctrl+V. Si ya existe un turno en el destino, se pregunta al usuario si lo quiere reemplazar.