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SmartPlan - guía de iniciación

SmartPlan es el programa de planificación de recursos de Smart Software Solutions. Esta guía va a resumir brevemente el uso del programa.

Conceptos básicos

Ventanas

La ventana principal de SmartPlan es esta: Ventana principal

Sirve como punto de partida para las ventanas de trabajo de SmartPlan. Al cerrar la ventana principal se cierran automáticamente todas las demás ventanas del programa.

Los dos menús Herramientas y Ayuda solo aparecen en la ventana principal. Los demás menús se duplican en cada ventana nueva (ventanas de datos) que se abre. Empleado

En estas ventanas de datos podemos encontrar los dos menús adicionales Editar y Registro, que sirven para manipular los datos de la ventana.

Archivo

Menú Técla rápida Descripción Ámbito
Opciones Modificar opciones del programa. Ventana principal
Insertar F3 Crear un registro nuevo. Ventana de datos
Insertar hijo Mayús.+F3 En ventanas con datos jerárquicos, crear un hijo del dato seleccionado actualmente. Ventana de datos
Lista F5 Mostrar una lista de todos los registros. Ventana de datos
Borrar F4 Borrar el registro actual. Ventana de datos
Exportar Exportar los datos de la ventana. Ventana de datos
Importar Importar datos. Ventana de datos
Preliminar Preliminar los datos de la vista actual. Ventana de datos
Imprimir Imprimir los datos de la vista actual. Ventana de datos
Salir Alt+F4 Salir del programa. Ventana principal
Cerrar Esc Cerrar la ventana actual. Ventana de datos

Editar

El menú de editar aparece solamente en las ventanas de datos, no en la ventana principal.

Menú Técla rápida Descripción
Copiar Crtl+C Copiar los datos actualmente seleccionados al portapapeles.
Cortar Ctrl+X Cortar los datos actualmente seleccionados al portapapeles.
Pegar Ctrl+V Pegar los datos del portapapeles al campo actualmente seleccionado.
Ojear F6 Mostrar una lista para escoger un valor para el campo actual.
Ficha Mayús+F6 Si nos encontramos en un campo con un código de algún dato, podemos abrir su ficha con este menú.
Buscar Este menú solo funciona si nos encontramos en una rejilla de datos. Nos ofrece buscar en la columna actual la siguiente ocurrencia de una cadena de caracteres.
Filtrar F7 Filtrar una rejilla para que solo nos muestre los datos que coincidan con el filtro puesto.
Filtro rápido Nos da la posibilidad de filtrar en cada columna de una rejilla por uno de los valores de la columna.
Mostrar todo Mayús+Ctrl+F7 Quitar cualquier filtro puesto.
Ordenar asc. Mayús+F8 Ordenar los datos de la columna actual de la rejilla en la que nos encontramos en orden ascendente.
Ordenar desc. Mayús+Ctrl+F8 Ordenar los datos de la columna actual de la rejilla en la que nos encontramos en orden descendente.
Restablecer orden Quitar cualquier ordenación de la rejilla actual.
Columnas Mostrar un dialogo para reordenar u ocultar las columnas de la rejilla actual.
Copiar anterior F8 En una rejilla, copiar el valor del campo justo por encima del campo actual.
Info registro Ctrl+F8 Mostrar los nombres internos de los campos de la rejilla actual.
Totales Mostrar la cantidad de los registros de la rejilla actual, y las sumas de las columnas numéricas.

Registro

El menú de registro aparece solamente en las ventanas de datos, no en la ventana principal. Además suele ofrecer funciones que dependen del tipo de dato mostrado en la ventana.

Las funciones más comunes son:

Menú Técla rápida Descripción
Calcular F10 Realizar un cálculo sobre los datos actuales.
Confirmar F11 Confirmar los datos a la vista, o, si ya están confirmados, desconfirmarlos.
Datos confirmados ya no se pueden modificar.

Configuración

El menú de configuración aparece en todas las ventanas para dar acceso a las ventanas con los datos básicos de SmartPlan.

Menú Técla rápida Descripción
Usuarios Rejilla con los usuarios permitidos en SmartPlan.
Empresa/Datos generales Ficha con los datos generales de la empresa. No se puede ni insertar ni borrar registros, solo se puede modificar los datos mostrados.
Empresa/Calendarios de festivos Ficha con los calendarios de festivos de la empresa.
Empresa/Delegaciones Rejilla de las delegaciones de la empresa. La delegación determina el calendario de festivos a aplicar.
Empresa/Delegaciones Rejilla de las delegaciones de la empresa. La delegación determina el calendario de festivos a aplicar.
Empresa/Departamentos Rejilla de los departamentos de la empresa.
Empresa/Series de numeración Ficha con las series de numeración para los códigos nuevos de algunos datos.
Empleados Ficha de los empleados de la empresa.
Actividades Ficha para definir las actividades, que es la descripción del trabajo que tiene que realizar un recurso dentro de un horario.
Estados de disponibilidad Rejilla para editar los estados de disponibilidad. Por defecto existe un estado DISP que indica la plena disponibilidad de un recurso. Además se suele definir varios estados para marcar un recurso no disponible, por ejemplo V-Vacaciones, B-Baja etc.
Capacitaciones Rejilla para definir capacitaciones. Al igual que las delegaciones es una manera de agrupar los recursos de la empresa. Ejemplos son AUX-Auxiliares, COC-Cocineras etc.
Recursos Ficha para definir los recursos de la empresa. Hay que definir un recurso por puesto de trabajo, independientemente de la persona que va a ocupar el puesto.

Formularios

El menú de formularios aparece en todas las ventanas para dar acceso a los formularios de planificación de SmartPlan.

Menú Técla rápida Descripción
Horarios Ficha para definir los horarios que se usan en la empresa. Cada horario define las horas de trabajo de un recurso en un día.
Planificaciones Ficha para definir las planificaciones que se quiere realizar en SmartPlan. Una planificación define el periodo para planificar el uso de los recursos. Puede haber varias planificaciones para el mismo periodo, por ejemplo para hacer pruebas o simulaciones.
Ruedas Ficha para la definición de las ruedas, la herramienta central de la planificación.
Turnos En esta ficha se puede modificar los turnos de una planificación. Cada turno define el horario de trabajo de un recurso en un día en concreto.
Agenda de turnos Formulario para mostrar los turnos de todos los recursos, o de los recursos de un departamento, dentro de un periodo de tiempo (un mes, una semana o un día). Esta es la herramienta central para modificar los turnos de cualquier recurso.
Eventos La ficha de los eventos muestra el trabajo que tiene que realizar un recurso en un horario en concreto de un día en concreto. Normalmente son relacionados a un turno.
Agenda de eventos La agenda muestra los eventos dentro de un periodo de tiempo y sirve como base para modificar los eventos de cualquier recurso.

Informes

El menú de los informes aparece en todas las ventanas para dar acceso a los informes de impresión de SmartPlan.

Menú Técla rápida Descripción
Calendario individual El calendario individual muestra para un empleado y una planificación los horarios y/o horas de trabajo de cada día. Además se puede mostrar las incidencias que ha producido el empleado (vacaciones, bajas etc.).
Calendario mensual El calendario mensual muestra para todos los usuarios, o para los usuarios de una delegación o de una capacitación, los horarios Y/o horas de trabajo dentro de un mes.
Listado de incidencias El listado de incidencias muestra para un empleado las incidencias dentro de un periodo de tiempo. (sin implementar)
Asistencia La asistencia muestra la presencia planificada o real (ausencia por baja etc.) para un grupo de empleados. (sin implementar)

Herramientas

El menú de herramientas solo se muestra en la ventana principal de SmartPlan y ofrece opciones para configurar el programa.

Ayuda

El menú de ayuda solo se muestra en la ventana principal de SmartPlan.

Menú Técla rápida Descripción
Acerca de Mostrar la versión del programa e información sobre la base de datos.
Lista de ventanas Ctrl+O Mostrar una lista de las ventanas abiertas, con la posibilidad de activar cualquier de las ventanas de la lista.
Mensajes Mostrar la ventana con los últimos mensajes de la base de datos.

Ventanas

Fichas

Las fichas nos muestran la información de una entidad, por ejemplo de un empleado, en forma de un formulario con campos para cada una de sus propiedades. Al seleccionar el menú correspondiente (Configuración/Empleados) SmartPlan nos muestra primero una lista con todas las entidades existentes, si hay más que una entidad. Podemos filtrar y seleccionar la entidad que nos interese para abrir su ficha con la tecla Intro.

Podemos volver en cualquier momento a la lista de todos los registros con F5. Para distinguir esta lista de una ventana de tipo Rejilla (ver abajo) se colorea el fondo en gris.

Todas las fichas tienen un campo identificativo, normalmente llamado Código o Id.. Los campos Id. se llenan automáticamente al crear una nueva entidad con F3. Los códigos por su parte solo se llenan con un valor generado por el sistema si damos directamente en Intro después de haber creado un nuevo registro con F3. En lugar de usar los códigos del sistema también podemos meter nuestro propio código, antes de dar en Intro.

Rejillas

Las rejillas muestran sus datos en forma de una tabla, parecida a las hojas de cálculo.

La introducción de códigos nuevos es igual que en las fichas, si después de añadir una línea salimos del campo del código sin meter ningún dato, el sistema nos pone un código por defecto.

Informes

Los informes nos presentan información preparada para la impresión. Siempre piden en la parte de arriba los parámetros de configuración, y, al dar en el botón Aceptar, vemos en la rejilla abajo los datos del informe. Con los dos menús Archivo/Preliminar y Archivo/Imprimir podemos aplicar un diseño de impresión a estos datos y verlos en la pantalla o en la impresora.

Diálogos

Los diálogos son simples formularios con campos para introducir o cambiar una serie de datos temporales, por ejemplo para confirmar o rechazar alguna acción solicitada.

Datos maestros

Usuarios

Menú: Configuración/Usuarios
Tecla: -
Ícono: Usuarios

Usuarios

Los usuarios permitidos para trabajar con SmartPlan.

Datos generales empresa

Menú: Configuración/Empresa/Datos generales
Tecla: -
Ícono: -

Datos generales empresa

Aquí se puede cambiar unos datos básicos.

Campo Descripción Valor por defecto
Horas exigibles anuales Horas exigibles al año. 1779
Días de vacaciones anuales Los días de vacaciones al año. 30

Calendarios de festivos

Menú: Configuración/Empresa/Calendarios de festivos
Tecla: -
Ícono: -

Calendarios de festivos

Esta ficha sirve para crear calendarios para la empresa. En cada calendario se puede definir los días festivos de la delegación para la que se quiere usar el calendario.

Con F11 (menú Registro/Generar…) se puede insertar en la rejilla del detalle los días de todos los años necesarios.

Delegaciones

Menú: Configuración/Empresa/Delegaciones
Tecla: -
Ícono: -

Delegaciones

Rejilla para crear o modificar las delegaciones de la empresa. Es importante poner el calendario de festivos correcto para cada delegación.

Departamentos

Menú: Configuración/Empresa/Departamentos
Tecla: -
Ícono: -

Departamentos

Los departamentos de la empresa.

Series de numeración

Menú: Configuración/Empresa/Series de numeración
Tecla: -
Ícono: -

Series de numeración

Los series de numeración, que se usan en la generación automatizada de códigos.

Empleados

Menú: Configuración/Empleados
Tecla: -
Ícono: Empleado

Empleado

Para los empleados se puede usar el nombre de cada persona como el código de su ficha. Igual hay que recortarlo para que no pase los 10 caracteres generalmente permitidos en los códigos de Smart. Se recomienda no usar espacios u otros caracteres especiales, parecido a los nombres de los direcciones de e-mail.

Hay que rellenar los campos Capacitación, Cód departamento y Cód. delegación. Un empleado marcado como no activo desaparecerá de todos los listados de SmartPlan.

La imagen nos muestra que la empleada BLANCA ocupa a 100% el recurso AUX002 desde el 01/01/2015.

Desde el menú Registro/Calendario individual y Registro/Calendario mensual tenemos acceso a los dos informes correspondientes, Calendario individual y Calendario mensual.

En la pestaña Contratos podemos añadir nuevos contratos para el empleado. Nos situamos en la rejilla y añadimos con F3 una línea nueva. Si damos en Intro el sistema nos genera un código nuevo. Por defecto se supone que el contrato es a tiempo completo (% ocupación = 100) y se inicializan los campos con los datos generales de la empresa.
Para que un contrato tenga efecto, tenemos que confirmarlo con F11. Si había otro contrato posterior, se ajusta la fecha final de este contrato para que no solape con el contrato nuevo.

Para asignar un empleado a un recurso se puede usar una hoja de incidencias, accesible desde el menú Registro/Incidencias. También sirven para definir las vacaciones, permisos y bajas de un empleado.

Incidencias

Menú: Registro/Incidencias
Tecla: F10

Incidencia

Después de crear una nueva incidencia con F3, lo primero que hay que hacer es determinar el tipo de incidencia.

  • Alta o baja en un recurso (A o B)
  • Incidencia, como vacaciones, permiso etc. (I)

En cualquier caso hay que poner la fecha de comienzo del acontecimiento. La Fecha hasta no es imprescindible, si se deja en blanco la incidencia no tiene fin.

Para las altas y bajas en los recursos solo hay que rellenar el código del recurso y el porcentaje de ocupación (en una baja no se usa este último dato).
Cuando se da de alta a un empleado en un recurso al 100%, automáticamente se da de baja a cualquier otro empleado que estaba asignado al mismo recurso.

Si queremos crear una incidencia normal (tipo I), el dialogo nos deja poner el tipo en concreto de la incidencia en el campo Incidencia (V-Vacaciones, B-Baja etc.).
Podemos también definir un tercero de sustitución para el periodo de la incidencia. Como Tipo tercero sustituir hay que poner EM para que sea un empleado, y luego escogemos el código del empleado de sustitución en el campo Cód. tercero sustituir.

Para que tenga efecto la incidencia, hay que confirmarla desde el menú Registro/Confirmar.

Actividades

Menú: Configuración/Actividades
Tecla: -
Ícono: -

Actividades

Ficha para crear y modificar las actividades de los recursos.

Las actividades definen el trabajo que tiene que llevar a cabo un recurso en su horario de trabajo. Normalmente se asigna una o varias actividades a un turno de trabajo.

Estados de disponibilidad

Menú: Configuración/Estados de disponibilidad
Tecla: -
Ícono: -

Estados de disponibilidad

Los estados de disponibilidad de los recursos.

Por defecto existe el estado DISP para definir la plena disponibilidad de un recurso, y luego se definen varios estados donde el recurso no está disponible (Vacaciones, Baja, etc.), que se usan al definir incidencias para los empleados.

Capacitaciones

Menú: Configuración/Capacitaciones
Tecla: -
Ícono: -

Capacitaciones

Los capacitaciones de los recursos.

Recursos

Menú: Configuración/Recursos
Tecla: -
Ícono: -

Recurso

Los recursos son los medios necesarios para llevar a cabo el trabajo diario en la empresa.

Hay que crear un recurso para cada puesto de trabajo en la empresa.

En el momento de definir un recurso nos da igual cual va a ser el empleado que ocupará el puesto de trabajo. Más adelante podemos asignar a un empleado a cada recurso, o dos empleados que comparten a 50 % un recurso o incluso un empleado que realiza el trabajo de dos recursos.

En la imagen vemos que el recurso AUX002 está ocupado a 100% desde el 01/01/2015 por el empleado BLANCA.

No conviene usar los nombres de los empleados para los códigos de los recursos, por las explicaciones dadas arriba. Lo que sí se puede hacer es empezar el código con la capacitación del recurso, seguido por un número de tres dígitos.

Hay que rellanar todos los campos de la ficha del recurso (Nombre, Cód. capacitación, Cód. depto. y Cód. deleg.).

Datos de planificación

Horarios

Menú: Formularios/Horarios
Tecla: -
Ícono: Horario

Horarios

Los horarios definen las horas de actividad de un recurso en un día.

Con F3 se puede crear un nuevo horario. Un buen esquema para los códigos de los horarios puede ser el siguiente: GDDddHHhh

  1. G: El grupo estadístico del horario.Se debe usa una sola letra para el código estadístico, por ejemplo M-Mañana, T-Tarde, N-Noche, C-Continuo, P-Partido.
  2. DDdd: La hora y los minutos de comienzo del horario.
  3. HHhh: La hora y los minutos del final del horario, o en caso de un horario partido, la hora y los minutos del comienzo de la segunda franja horaria.

Ejemplos: M08001400, N22150815, P08002000

El código P08002000 sería según este esquema el código correcto para el horario AUX_P1 de la imagen de arriba.

Estos son los campos a rellenar para un horario nuevo:

Campo Descripción Valor por defecto
Código El código del horario.
Nombre Un nombre descriptivo del horario.
Grupo estadístico El grupo estadístico del horario. Como explicado arriba, solo se debería usar grupos con un código de una sola letra.
Estado Aquí siempre se debería usar el código DISP.
Color El color que va a tener el horario en los informes.
Desde (campo en la rejilla) La hora de comienzo de cada franja horaria. Hay que añadir una línea para cada franja horaria en caso de un horario partido.
Duración (campo den la rejilla) La duración en minutos de la franja horaria. También se puede poner 2h15o 2:15, que se convierte automáticamente en 135 minutos.

El parámetro Granularidad solo sirve para cambiar la granularidad en la rejilla abajo de todo. En lugar de ver las horas del día también se puede dividir el día en tramos de 20, 15, 10 o 5 minutos.

Planificaciones

Menú: Formularios/Planificaciones
Tecla: -
Ícono: Calendario

Planificación

Cada planificación define la delegación y el periodo para lo que se quiere organizar los recursos. Es la entidad básica para todos los formularios explicados a continuación.

De la delegación también depende el calendario de festivos usado en la planificación (ver el menú Configuración/Empresa/Delegaciones).

Ruedas

Menú: Formularios/Ruedas
Tecla: -
Ícono: Rueda

Ruedas

Las ruedas son las herramientas básicas para la planificación.

El ciclo de trabajo con las ruedas se puede definir de la siguiente manera:

  1. Crear la rueda.
  2. Confirmarla.
  3. Desplegar la rueda en un planificación.
  4. Desconfirmar la rueda.
  5. Hacer modificaciones.
  6. Confirmarla.
  7. Desplegarla otra vez, sustituyendo o continuando el despliegue anterior.

Al crear una rueda nueva hay que rellenar los siguientes campos de la cabecera:

Campo Descripción Valor por defecto
Código El código de la rueda. Conviene empezar el código por la capacitación para la que se crea la rueda, por ejemplo AUX. Al no meter ningún código el sistema propone automáticamente un valor.
Nombre Un nombre descriptivo de la rueda.
Fecha desde Esto es la fecha base para calcular el despliegue de la rueda. Se explica en los siguientes párrafos sobre el despliegue.
Tipo El tipo de la rueda, que define principalmente de cuantos días consiste la rueda. Existe el tipo predefinido SEMANAL para las ruedas más comunes de siete días.
Cód. depto. El código del departamento para lo que se ha creado la rueda. Puede quedar en blanco.
Cód. capcitación Valor obligatorio de la capacitación para la que se va a usar la rueda.
Aplicar horario festivo Al poner S en este campo se usa el horario del siguiente campo, Cód. horario festivo, para todos los días festivos en lugar del horario que toca según la misma rueda.
Cód. horario festivo El código del horario que se quiere poner en días festivos. Hay que poner S en el campo anterior para que se tome en cuenta este campo. Se puede dejar en blanco para decir que el recurso tiene un día libre si es un día festivo.

Después de la cabecera hay que definir las líneas de la rueda. Cada línea recibe los horarios que tocan en cada día del periodo definido por el tipo de la rueda. Si dejamos un día en blanco significa que este día es libre.

Podemos usar la función de ojear (F6) para escoger un horario. Luego se puede copiar (Ctrl-C) y pegar (Ctrl+V) un horario a las líneas y días que tocan. También funciona el F8 para copiar el valor del campo justo por encima del campo actual.

Una vez definidas las líneas las podemos reordenar. Si queremos que la línea 5 sea la línea 3, cambiamos el número de línea de 5 a tres y damos en Intro.

Una vez que hemos definido todos los datos de la rueda, la cabecera, las líneas y quizá las actividades y recursos en el detalle, tenemos que confirmarla antes de poder desplegarla.
Se confirma la rueda entera si nos situamos en un campo de la cabecera y damos en F11 (menú Registro/Confirmar). Entonces se confirma la rueda y todas las actividades y recursos.
Si escogemos alguna línea de las pestañas Recurso o Actividades del detalle, solo se confirma (o desconfirma) esta línea del detalle.

Actividades

A pesar de desplegar los horarios de los recursos, también podemos desplegar las actividades que tienen que realizar los recursos en sus horarios.

Definimos las actividades en la pestaña Actividades del detalle del formulario. Actividades en rueda

Seleccionamos primero la línea para la que queremos definir las actividades, en la imagen es la línea 2, y después definimos para cada día con horario de línea una o varias actividades. En el ejemplo es una actividad por día.
Para horarios partidos se debería usar una actividad por franja horaria. Además la duración de las actividades no puede ser más larga que la duración del horario.

Recursos

La definición de los recursos en la pestaña Recursos del detalle está relacionada con el despliegue estático explicado a continuación.

Al igual que para las actividades tenemos que escoger primero la línea para la que queremos definir un recurso, y posteriormente añadir un recurso para la línea. La asignación suele ser para el primer día de la línea, el día 1. Ver un ejemplo en el siguiente párrafo.

Despliegue estático

En el despliegue estático la Fecha desde de la cabecera de la rueda es la fecha base para calcular el despliegue de la rueda.
Suponemos que hemos asignado el recurso AUX002 al día 1 de la línea 2 de la rueda, como muestra la siguiente imagen. Rueda recurso AUX002

Al desplegar la rueda en la planificación para el año 2015 se empezaría el día 1 de enero con el horario AUX_M1, como podemos ver en esta imagen: Rueda despliegue

Para el despliegue estático hay que definir la Fecha desde de la cabecera como descrito anteriormente y definir el o los recursos para cada una de las líneas de la rueda. Entonces podemos desplegar la rueda año tras año sin preocuparnos de la línea y del día en que habríamos que empezar con el despliegue.

El despliegue se arranca, situándonos en cualquier campo de la cabecera y escoger el menú Registro/Desplegar (Ctrl+F11). Despliegue estático

Campo Descripción Valor por defecto
Cód. calendario festivo Se puede poner el código de un calendario de festivos, si no se quiere usar el calendario definido por la delegación de la planificación (ver siguiente campo).
Cód. planificación El código obligatorio de la planificación en la que se quiere desplegar la rueda.
Fecha desde La fecha en la que se quiere empezar con el despliegue. Si se deja en blanco se usa la Fecha desde de la planificación.
Fecha hasta La fecha final del despliegue. Esta fecha es exclusiva, o sea, si queremos desplegar hasta el 31 de marzo, hay que poner el 1 de abril. Si se deja en blanco se usa la Fecha hasta de la planificación.
Borrar cambios manuales El despliegue borra cualquier despliegue anterior antes de empezar (en el periodo solicitado). Si ponemos N en este campo, no se borran los horarios que se han cambiado manualmente desde la agenda de turnos.
Borrar todos Si ponemos S en este campo se borrarán todos los turnos para los recursos que se van a desplegar, también los turnos que se han creado manualmente en la agenda de turnos y que no han sido desplegados de esta rueda.
Crear actividades Si la rueda tiene actividades definidas, pero no queremos desplegar estas actividades, hay que poner N en este campo.

En lugar de desplegar la rueda para todos los recursos definidos en el detalle, también podemos desplegar un recurso solo. Para hacerlo nos situamos en la línea del recurso, pestaña Recursos del detalle de la rueda, y damos en Ctrl+F11.

Desplegar recurso

Los parámetros de configuración son los mismos que arriba.

Despliegue dinámico

Podemos confeccionar la rueda sin pensar en el despliegue posterior. En este caso no hace falta poner ningún recurso en el detalle, se pone el recurso a desplegar como parámetro del dialogo de despliegue.

La Fecha desde de la rueda no tiene más importancia para el despliegue dinámico, solo define el nombre del día de la semana con él que empiezan las líneas.

Para realizar un despliegue dinámico nos situamos en la línea y el día con lo que queremos empezar el despliegue, por ejemplo en la línea 5 y el día 4 (Jueves). Luego damos en Ctrl.+F11 para abrir el dialogo de despliegue.

Despliegue dinámico

Campo Descripción Valor por defecto
Fecha base Aquí ponemos la fecha en la que queremos empezar con el despliegue, por ejemplo el 01/01/2015. Debería coincidir con el parámetro Fecha desde.
Cód. recurso El recurso que se quiere desplegar. Dato obligatorio.
Cód. calendario festivo Se puede poner el código de un calendario de festivos, si no se quiere usar el calendario definido por la delegación de la planificación (ver siguiente campo).
Cód. planificación El código obligatorio de la planificación en la que se quiere desplegar la rueda.
Fecha desde La fecha en la que se quiere empezar con el despliegue. Si se deja en blanco se usa la Fecha desde de la planificación. Debe de coincidir con la Fecha base de arriba.
Fecha hasta La fecha final del despliegue. Esta fecha es exclusiva, o sea, si queremos desplegar hasta el 31 de marzo, hay que poner el 1 de abril. Si se deja en blanco se usa la Fecha hasta de la planificación.
Borrar cambios manuales El despliegue borra cualquier despliegue anterior antes de empezar (en el periodo solicitado). Si ponemos N en este campo, no se borran los horarios que se han cambiado manualmente desde la agenda de turnos.
Borrar todos Si ponemos S en este campo se borrarán todos los turnos para los recursos que se van a desplegar, también los turnos que se han creado manualmente en la agenda de turnos y que no han sido desplegados de esta rueda.
Crear actividades Si la rueda tiene actividades definidas, pero no queremos desplegar estas actividades, hay que poner N en este campo.

Turnos

Menú: Formularios/Turnos
Tecla: -
Ícono: -

Ficha turno general

Este formulario nos muestra todos los turnos creados en el sistema, que van a ser muchos. Normalmente entramos aquí desde la agenda de los turnos.

Para cambiar los datos hay que desconfirmar la ficha con F11. Luego podemos cambiar por ejemplo el código del horario o la duración del horario actualmente usado, y lo confirmamos de nuevo con F11 para activar los cambios.

La ficha del turno también nos da la posibilidad de definir repeticiones para un turno, en la pestaña Repeticiones: Ficha turno repeticiones

Aquí podemos definir que el turno se debe repetir por ejemplo cada lunes miércoles y viernes, pero solo si son días laborales. Una vez definido una repetición la tenemos que desplegar desde el menú Registro/Desplegar o con la tecla Ctrl+F11.

Ficha turno despliegue

Vale poner la fecha final del despliegue, el calendario de festivos se coge desde la planificación. Hay que tomar en cuenta que la fecha final del despliegue no está incluida en el periodo, así que, si queremos desplegar el mes de mayo, hay que poner 01/06/2015 en la fecha hasta del despliegue.

Agenda de turnos

Menú: Formularios/Agenda de turnos
Tecla: -
Ícono: -

Agenda de turnos

Este es el formulario principal para ver y manipular el tiempo de actividad (los horarios) de cada recurso.

Según los parámetros de la cabecera podemos ajustar los datos mostrados en las rejillas.

Campo Descripción Valor por defecto
Fecha agenda La fecha de comienzo para los horarios a mostrar en la rejilla. La fecha actual.
Granularidad Con la granularidad podemos definir el periodo total que queremos ver en la rejilla, y su división en sub-periodos (granularidades).
GR5M, GR10M, GR15M, GR20M, GR1H: Mostrar el día del parámetro Fecha agenda dividido en periodos de 5, 10, 15, 20 o 60 minutos.
GRSEM: Empezando con Fecha agenda, mostrar 7 días en periodos de 1 hora.
GRMES: Empezando con Fecha agenda, mostrar los horarios en cada día del mes.
GR1H
Cód. planificación La planificación que se quiere mostrar.
Cód. depto. Con este parámetro se puede mostrar los recursos de un solo departamento.
Mostrar totales Cuando se pone S en este parámetro, se llena la rejilla del detalle con las sumas de los horarios usados en cada día. Solo tiene efecto para la granularidad GRMES.
Este parámetro puede relentizar el refresco de la rejilla, se debe dejar en N cuando no se necesita.
N

Una vez puestos los parámetros, tenemos la posibilidad de refinar los datos que queremos ver en la rejilla:

  • Horario: Mostrar el código del horario vigente en cada periodo.
  • Grupos: Mostrar el grupo estadístico del horario vigente en cada periodo.
  • Cód. empleado: Mostrar el código del empleado asignado al recurso en cada periodo.
  • Nombre empleado: Mostrar el nombre del empleado asignado al recurso en cada periodo.

Es posible que se muestran varias líneas para el mismo recurso, por ejemplo si un recurso dobla un turno en algún día, o si hay dos empleados que comparten el mismo recurso a 50%.

También es posible que se ha definido la ocupación de un recurso sin usar ningún horario. En este caso aparecerá el código DISP en la rejilla, para señalar que el recurso es disponible en este momento.

Modificar un turno

Menú: Editar/Ficha
Tecla: Mayús.+F6
Ícono: Ficha

Podemos abrir la ficha de cualquier turno haciendo clic en la celda correspondiente de la rejilla y dar en Mayús.+F6. También vale un clic doble.

Se nos abre la ficha de los turnos. Al cerrar la ficha se ven reflejados los cambios en la rejilla de la agenda de turnos.

Añadir un turno

Menú: Archivo/Insertar
Tecla: F3
Ícono: Insertar

Nos situamos en la rejilla en el día y el recurso para los que queremos crear un nuevo turno, y damos en F3. Si no existe ninguna fila con el recurso para él que queremos crear un nuevo turno, vale escoger cualquier otra fila.

Se nos abre la ficha del turno ya con un nuevo turno creado. Igual que arriba podemos ahora cambiar los datos, lo más importante es poner el código del recurso si no está puesto ya, y el código del horario. Si no existe ningún horario que se adapta a nuestras necesidades, podemos dejarlo en vacío y poner directamente la hora de comienzo y la duración.

No olvidar confirmar el nuevo turno con F11.

Borrar un turno

Menú: Archivo/Borrar
Tecla: F4
Ícono: Borrar

Escogemos en la rejilla el turno que queremos borrar y damos en F4. Si el turno no tiene repeticiones, simplemente tenemos que confirmar el mensaje de seguridad.

Borrar turno 1

Para turnos con repeticiones SmartPlan nos abre la posibilidad de borrar también las repeticiones del turno. En el dialogo que aparece simplemente tenemos que poner la fecha hasta la que queremos borrar las repeticiones, y poner S en el parámetro Borrar turnos relacionados.

Borrar turno 2

Si escogemos en la rejilla un campo libre, sin ningún turno asignado, y damos en F4, SmartPlan nos deja borrar todos los turnos de un recurso dentro del periodo que ponemos en Fecha desde y Fecha hasta.

Borrar turno 3

Si borramos un horario partido en la vista mensual de la agenda, se borran todas las franjas horarias de este horario.\\En las vistas diarias de la agenda depende de la franja horaria seleccionada:

  • Si es la primera franja horaria, se borra todo el horario partido.
  • Se es una franja horaria posterior, solo se borra esta franja.

Borrar franja horaria En esta última imagen, si nos colocamos en la franja horaria de 19:00 a 22:00 horas del recurso COC001, y damos en F4, se borra solo esta franja horaria. Si por lo contrario escogemos la franja desde las 10:00 hasta las 15:00 horas, se borraría el horario entero.

Copiar y pegar

Menú: Editar/Copiar y Editar/Pegar
Tecla: Ctrl+C y Ctrl+V
Ícono: Copiar y Pegar

En la vista mensual (granularidad GRMES) se puede copiar y pegar cualquier turno de la rejilla. Simplemente es seleccionar el turno a copiar, dar en Ctrl+C, colocarse en la fecha y el recurso de destino, y dar en Ctrl+V. Si ya existe un turno en el destino, se pregunta al usuario si lo quiere reemplazar.

Eventos

Menú: Formularios/Eventos
Tecla: -
Ícono: -

Ficha de eventos

Los eventos son las actividades, el trabajo, que cada recurso tiene que realizar dentro de cualquier de sus turnos. Normalmente se suele definir las actividades de un turno en la rueda, o al crear un turno manualmente desde la ficha de los turnos.

La edición es igual que en la ficha ficha de los turnos.
Se suele usar la siguiente Agenda de eventos para editar los eventos de un mes.

Agenda de eventos

Menú: Formularios/Agenda de eventos
Tecla: -
Ícono: -

Agenda de eventos

La agenda de los eventos muestra las actividades de los recursos para un mes o dentro de un día. El manejo es igual que para la agenda de los turnos.

Informes

Calendario individual

Menú: Informes/Calendario individual
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Calendario individual

Se suele llegar a este informe desde el menú Registro/Calendario individual de la ficha de los empleados.

Los parámetros para la configuración son: Params. calendario individual

Campo Descripción Valor por defecto
Cód. calendario El código obligatorio de la planificación para la que se quiere generar el informe.
Cód. capacitación Solo incluir los empleados que pertenecen a esta capacitación.
Tipo tercero El tipo de tercero a incluir en el informe. Suele ser EM para los empleados.
Cód. tercero El código del tercero en concreto. Si abrimos el informe desde la ficha de un empleado, se pones aquí el código de la ficha.
Horarios Si ponemos S se muestran los horarios para cada día de la planificación. S
Grupos de horarios Si ponemos S se muestran los grupos estadísticos de los horarios de cada día. N
Actividades Poner S para ver las actividades de cada día. N
Mostrar incidencias Si no queremos ver las incidencias (vacaciones, bajas, etc.) hay que poner una N. S
Mostrar los códigos Normalmente se muestran las horas trabajadas en cada día. Si ponemos S en este parámetros, veremos los códigos de los horarios, grupos, actividades y/o incidencias. N

Calendario mensual

Menú: Informes/Calendario mensual
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Calendario mensual

Con el calendario mensual podemos ver a simple vista los horarios y las horas de todos los empleados de un grupo dentro de un mes.

Parámetros calendario mensual

Campo Descripción Valor por defecto
Cód. calendario El código obligatorio de la planificación para la que se quiere generar el informe.
Fecha desde El día 1 del mes que se quiere ver.
Fecha hasta Se puede dejar en blanco para ver solo el mes de la Fecha desde, o poner una fecha para mostrar más que un mes. Esta fecha es exclusiva. Para ver los datos hasta finales de Junio hay que poner 01/07/2015.
Tipo tercero Se puede poner un tipo de tercero para solo mostrar los terceros de este tipo.
Cód. tercero También es posible mostrar los datos de un solo empleado, poniendo su código en este campo.
Cód. capacitación Solo incluir los terceros que pertenecen a esta capacitación.
Cód. departamento Solo incluir los terceros de este departamento.
Horarios Si ponemos S se muestran los horarios para cada día de la planificación. S
Grupos de horarios Si ponemos S se muestran los grupos estadísticos de los horarios de cada día. N
Actividades Poner S para ver las actividades de cada día. N
Mostrar incidencias Si no queremos ver las incidencias (vacaciones, bajas, etc.) hay que poner una N. S
Mostrar los códigos Normalmente se muestran las horas trabajadas en cada día. Si ponemos S en este parámetros, veremos los códigos de los horarios, grupos, actividades y/o incidencias. N

También podemos cambiar el orden de los terceros en el informe. Solo tenemos que dar en Mayús+F8 o escoger el menú Editar/Ordenar asc., y SmartPlan nos presenta una lista de los terceros basados en la selección que hemos metido:

Ordenación calendario mensual

Si queremos que el tercero de la línea 3 aparezca en primer lugar, le cambiamos el 3 por un 1.

Listado de incidencias

Menú: Informes/Listado de incidencias
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Asistencia

Menú: Informes/Asistencia
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usu/sp_guia_de_iniciacion.txt · Última modificación: 2015/05/13 17:02 por stefan