Hay que marcar los productos que se tienen que declarar en SmartOffice. Además se tiene que poner el número oficial de cada producto y la correspondencia con las medidas de unidad a declarar.

En la ficha de producto, pestaña Prop. agr. ponemos como Tipo registro la clave FITOSAN (si no existe ese código, se tiene que crear).

En el campo siguiente, NRO_REG_LEGAL, se pone el número de registro oficial del producto.

Hay que definir una unidad de medida, Configuración/Compra/Unidades de medida, para cada una de las unidades oficiales a declarar:

Luego hay que definir una equivalencia entre la unidad de compra/venta (normalmente UD) y la unidad a declarar. Se hace desde la ficha del producto, menú Producto/Unidades.

En la imagen anterior vemos la definición de un producto en envase de 5 litros. Entonces un litro corresponde a 0,2 unidades.

En SmartOffice, Configuración/Inventarios/Almacenes, hay que añadir para cada almacén que se usa para productos fitosanitarios el código ropo en el campo correspondiente. Si no existe al seleccionarlo por F6, hay que crearlo. Se puede poner un nombre explicativo para el ropo puesto y el cif/nif asociado al ropo (que será el de la empresa), pero no hace falta meter ningún datos más.

En la tabla de códigos ropo hay que meter los demás códigos ropo de la empresa (además de las de los almacenes). En primer lugar es el código ropo de suministrador de la empresa. Luego también son los ropos de tratamiento. Como cif/nif normalmente hay que poner el de la empresa.

Para los proveedores de productos fitosanitarios hay que poner su código ropo de suministrador, desde la ficha de los proveedores, menú Proveedor/Ropos.

En los albaranes de compra, cuando contengan productos a declarar, hay que meter el código ropo del proveedor, en la pestaña Recepción, campo Cód. ROPO.

En los albaranes de venta, cuando contengan productos a declarar, hay que meter bien el carnet fitosanitario presentado, o, en caso de que se trate de una aplicación, el código ropo de tratamiento. Ámbos campos se encuentran en la pestaña General.

Si se tiene que crear un carnet fitosanitario nuevo hay que poner por lo menos el Cif/Nif y el código ROPO asociado al carnet.

Desde SmartReto, menú Formularios/Hojas RETO, creamos una nueva hoja (F3+Intro) y ponemos el periodo que queremos sacar, con Fecha desde y Fecha hasta.

Luego calculamos la hoja con F10.

Nos aparecerán todos los errores en la ventana de mensajes. Tenemos que corregirlos en SmartOffice. Por ejemplo si el error nos dice que falta el NIF de destino, es muy probable que el albarán de venta no tiene el carnet fitosanitario metido.

Una vez corregidos los errores podemos calcular de nuevo la hoja con F10.

Cuando ya no salen errores podemos confirmar la hoja con F11.

Una vez confirmada podemos sacar el fichero con Ctrl+F11. Cualquier albarán exportado ya no puede ser modificado.

Si queremos modificar un albarán ya exportado, tenemos que desbloquear este albarán. Nos situamos en la línea del albarán y escogemos Registro/Desbloquear transacción. Esta acción se grabará en los resultados de la hoja, menú Registro/Resultados.

También es posible añadir manualmente un albarán a una hoja sin confirmar. Se añade una nueva línea y se selecciona el albarán de venta o de compra. SmartReto se ocupa de pasar todos los datos oportunos.