Smart Factura Electrónica Colombiana, el programa de Smart para la presentación de facturas y notas de crédito ante la DIAN.

La instalación se realiza con el programa instalador SmartFecSetup.exe, que se puede bajar desde la web de Smart http://www.smartastur.com, menú Descargas.

La clave de instalación a poner en el primer dialogo la podemos sacar de SmartOffice, menú Configuración/Datos empresa, pestaña General, campo Clave de instalación.

Salvo casos especiales, solo tenemos que poner dicha clave y luego podemos confirmar todos los dialogos del instalador. Si queremos un ícono en el escritorio, lo marcamos en el sexto dialogo como se puede ver a continuación.

Cuando abrimos por primera vez la aplicación, SmartFec nos pregunta por nuestro nombre de usuario y contraseña. Hay que usar un nombre de usuario para él que hemos obtenido una licencia de SmartFec.

Una vez abierto el programa, nos dirigimos a Archivo/Opciones, para configurar la aplicación.

En la pestaña General normalmente no tenemos que cambiar nada.

En este dialogo tenemos que seleccionar el código de los datos de acceso a la web de la DIAN. Los posibles códigos a elegir los define Smart. Bajo circunstancias normales va a haber un código PRUEBA y otro PROD, para el envío al sistema de pruebas o de producción.

En está rejilla hay que poner el o los números de serie que hemos adquirido para SmartFec. Hasta el día 30 de Marzo de 2018 el programa se puede usar sin restricciones, a partir de este momento será necesario un número de serie.

En el menú Configuración encontramos accesos a formularios y rejillas con datos básicos.

Los datos de emisor se copian desde SmartOffice al instalar la aplicación. Solo hace falta revisar los campos y corregirlos en caso de necesidad. El campo Correo electrónico es importante para el envío de las notificaciones a los clientes y sirve como dirección de remitente.

En este formulario tenemos que introducir las numeraciones de facturas que ha asignado la DIAN a nuestra empresa. Tiene que haber por lo menos una numeración para facturas y otra para las notas de crédito. Las numeraciones tienen que distinguirse por el prefijo y/o el periodo de validez (fecha inicio/final). Solo así se puede averiguar, cual es la numeración que corresponde a cada factura/nota de crédito en SmartOffice. Hay que confirmar con F11 cada numeración DIAN para que quede activa en el sistema.

En esta rejilla tenemos que definir para cada motivo de abono de SmartOffice, a que tipo de nota de crédito/débito corresponde este motivo.

Para cada forma de pago de SmartOffice hay que definir la forma de pago correspondiente de la DIAN.

Hay que definir el tipo de régimen que corresponde a cada tipo de IVA de terceros.

Es necesario definir los tipos de identificación que se ha utilizado en SmartOffice para identificar cada uno de sus clientes (NIT, Nro. de pasaporte etc.). Para cada uno de estos tipos se tiene que definir tanto el tipo de identificación de la DIAN correspondiente, como el tipo de persona (jurídica/natural) que corresponde al tipo de identificación definido.

Luego, en SmartOffice, hay que asignar a cada uno de los clientes el tipo de identificación que se ha utilizado en el campo del NIT:

Desde el menú Formularios/Documentos llegamos al formulario principal de SmartFec. Este formulario sirve tanto para las facturas como para las notas de crédito.

A gran escala, la manera de proceder es la siguiente:

1. Crear una nuevo documento (F3).
2. Introducir en el campo Nº documento el número de la factura o nota de crédito de SmartOffice. A continuación dar en Intro.
3. Se pasan automáticamente todos los datos de la factura de SmartOffice al formulario. Hay que revisar los datos.
4. F11 (menú Registro/Confirmar) para confirmar el documento e impedir cambios.
5. Ctrl+F11 (menú Registro/Enviar) para enviar el documento a la DIAN.
6. Comprobar los resultados (se explica más adelante).

Con F10 (menú Registro/Calcular) podemos pasar todas las facturas y notas de crédito de SmartOffice entre dos fechas. Solo se pasarán aquellos documentos, para los que exista una numeración de la DIAN (ver menú Configuración/Numeraciones DIAN) y que aún no han sido creados en SmartFec.

A continuación se explican los campos y partes más importantes del formulario de documentos. Si nos colocamos con el cursor encima de cualquier campo, o encima del título de una rejilla, el programa nos dará una explicación breve del campo actual.

Si damos en F10, SmartSii nos añade a la hoja las facturas que se tienen que presentar para el periodo dado, de Fecha desde a Fecha hasta. No se van a añdir facturas que ya han sido presentadas en otra hoja.

Podemos ver el resultado en las líneas de la hoja, pestaña Facturas de vanta hasta Op. seguros. Si una pestaña contiene datos depende de si hemos marcado la opción correspondiente en la pestaña Control de la cabecera. Dependiendo de la pestaña de datos que hemos elegido, puede haber una o varias pestañas con datos de detalle para cada registro. Por ejemplo, las facturas de venta tienen los detalles

1. Desglose de IVA
2. Listado de las facturas incluidas, en caso de que la línea es un asiento de facturas agrupadas.
3. Listado de las facturas rectificadas, si la factura de la línea es una factura rectificativa.
4. Situación del inmueble

Ahora es el momento de revisar los datos que SmartSii ha calculado. Se puede borrar facturas o insertar facturas nuevas. En el momento de meter el número de factura de Smart, SmartSii pasa automáticamente los datos de la factura a la línea, para que el usuario los pueda modificar.

Después de confirmar la hoja, ya no es posible modificarla.

Si la hoja ya está confirmada, F11 la desconfirma. Esto solo es posible, si la hoja no tiene facturas o registros, que ya han sido enviadas y aceptadas de la AEAT, o sea, ninguna línea puede tener el estado de resultado ACEPTADOCONERRORES o CORRECTO.

En el momento de dar en Ctrl+F11, SmartSii crea los ficheros y los envía a la AEAT. Esto puede tardar un rato, dependiente de la cantidad de facturas que hemos incluido en la hoja. SmartSii muestra el estado de envío en la barra de mensajes en el lado derecho mientras esté avanzando.

Una vez terminado, se abre la lista con los resultados del envío. Habrá un registro por fichero enviado. A esta lista de resultados se puede acceder en cualquier momento desde la hoja, menú Registro/Resultados.

Al seleccionar un resultado con Intro, abrimos el formulario de resultados. En las pestañas XML enviado y XML recibido podemos ver lo que realmente se ha enviado e recibido de la AEAT.

Para comprobar los registros volvemos a la hoja.

Los campos para comprobar el envío de cualquier registro se encuentran al final de las rejillas de líneas:

Una factura enviada correctamente tiene el Estado registro CORRECTO y está marcada en azúl.

Una factura aceptada con errores tiene el Estado registro ACEPTADOCONERRORES y está marcada en rojo.

Una factura que no ha sido aceptada tiene el Estado registro INCORRECTO o ERROR y sigue en blanco.

Las facturas que después del envío siguen en blanco o están en rojo hay que revisarlas, corregirlas y enviarlas de nuevo. Para enviarlos de nuevo hay que crear una nueva hoja e incluir las facturas en esta hoja.

Para consultar las facturas ya presentadas, en primer lugar hay que crear una hoja SII nueva. Tenemos que poner por lo menos el año y mes del periodo impositivo que queremos consultar. Además se puede poner una Fecha desde y Fecha hasta, si solo queremos recibir las facturas presentadas entre dichas fechas. En la pestaña Control activamos el tipo de factura o documento que queremos consultar, y si queremos conultar el sistema de producción o de pruebas. En la imagen adjunta se ha seleccionado recibir solo las facturas de compra del sistema de pruebas. No hay que confirmar la hoja, se confirma automáticamente al terminar la recepción de los datos de hacienda.

Para empezar la consulta, escogemos el menú Registro/Consultar.
OJO: Según la cantidad de facturas presentadas la recepción de los datos puede tardar hasta media hora.

El terminar la recepción, SmartSii muestra el dialogo con el resultado. Puede haber varios resultados para una consulta. El servidor de hacienda envía como mucho 10.000 facturas dentro de cada fichero. Si hemos consultado 15.000 facturas de venta, SmartSii mostrará dos resultados, uno para cada fichero recibido.

Al cerrar el dialogo de los resultados podemos revisar las facturas recibidas. Además nos podemos fijar en que ahora la hoja está confirmada.

También es posible hacer una consulta para unas facturas más específicas. Para hacerlo añadimos una línea a la hoja sin confirmar y le ponemos el tipo de comunicación CO. Luego ponemos el valor de búsqueda, que puede ser uno de los siguientes:

Se puede combinar estas columnas, y poner varias líneas para hacer una consulta combinada.

Los cobros en metálico solo hay que suministralos a hacienda una vez al año, por lo cual tenemos que crear una hoja SII donde escogemos como Mes periodo impositivo 0A.

En las líneas añadimos una línea por cliente que queremos comunicar, metiendo los siguientes datos:

En la pestaña Control hay que activar el envío de los cobros en metálico, como indica la siguiente imagen:

Luego confirmamos la hoja y la enviamos a hacienda.

• Información técnica SII
• Descripción servicio web