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Guía de iniciación de SmartFec

Guía de iniciación de SmartFec

Smart Factura Electrónica Colombiana, el programa de Smart para la presentación de facturas y notas de crédito ante la DIAN.

Requisitos

Instalación

La instalación se realiza con el programa instalador SmartFecSetup.exe, que se puede bajar desde la web de Smart http://www.smartastur.es, menú Descargas.

La clave de instalación a poner en el primer dialogo la podemos sacar de SmartOffice, menú Configuración/Datos empresa, pestaña General, campo Clave de instalación.

Salvo casos especiales, solo tenemos que poner dicha clave y luego podemos confirmar todos los dialogos del instalador.

Los pasos del instalador se explican detalladamente aquí.

Configuración

Cuando abrimos por primera vez la aplicación, SmartFec nos pregunta por nuestro nombre de usuario y contraseña. Hay que usar un nombre de usuario para él que hemos obtenido una licencia de SmartFec.

Una vez abierto el programa, nos dirigimos a Archivo/Opciones, para configurar la aplicación.

En la pestaña General normalmente no tenemos que cambiar nada.

En este dialogo tenemos que seleccionar el código de los datos de acceso a la web de la DIAN. Los posibles códigos a elegir los define Smart. Bajo circunstancias normales va a haber un código PRUEBA y otro PROD, para el envío al sistema de pruebas o de producción.

En está rejilla hay que poner el o los números de serie que hemos adquirido para SmartFec. Hasta el día 31 de Marzo de 2019 el programa se puede usar sin restricciones, a partir de este momento será necesario un número de serie.

Datos básicos

En el menú Configuración encontramos accesos a formularios y rejillas con datos básicos.

Datos de acceso

Los datos de acceso definen el acceso a la interfaz de Facture, a la API de PLCOLAB. Estos datos normalmente los pone Smart y no hace falta modificarlos por el usuario.

Los códigos definidos en este formulario son los que se puede elegir en las Opciones bases de datos, campo Cód. datos acceso, que se ha explicado más arriba en esta guía.

Area	Pestaña	Campo	Descripción
Cabecera	General		Datos de acceso generales.
Cabecera	General	Código	El código de los datos.
Cabecera	General	Descripción	Una descripción cualquiera del acceso.
Cabecera	General	Acceso de pruebas	Opción que decide si los datos se suben a un sistema de pruebas o de producción. Los datos metidos en la pestaña Conexión datos técnicos tienen que coincidir con el valor de este campo.
Cabecera	General	Destinatario para pruebas	Solo se toma en cuenta cuando se ha marcado la opción anterior, Acceso de pruebas. Si se mete algo en este campo, en lugar de enviar los emails de confirmación a los clientes se envía siempres al destinatario metido en este campo.
Cabecera	General	Usuario cto.	El usuario del contrato con Facture.
Cabecera	General	Nombre cliente cto.	El nombre del cliente del contrato con Facture.
Cabecera	General	Clave cto.	La clave del contrato con Facture.
Cabecera	General	Tenant id. cto.	El Tenant-ID del contrato con Facture.
Cabecera	Conexión datos técnicos		Datos técnicos de la conexión con la interfaz PLCOLAB.
Cabecera	Conexión datos técnicos	Emisión clave principal
Cabecera	Conexión datos técnicos	Emisión clave secundaria
Cabecera	Conexión datos técnicos	Recepción clave principal
Cabecera	Conexión datos técnicos	Recepción clave secundaria
Cabecera	Conexión datos técnicos	Url base	La URL base del servicio web PLCOLAB.

Datos de emisor

Los datos de emisor se copian desde SmartOffice al instalar la aplicación. Solo hace falta revisar los campos y corregirlos en caso de necesidad. El campo Correo electrónico es importante para el envío de las notificaciones a los clientes y sirve como dirección de remitente.

El Nº de identificación recoge el NIT sin dígito de control, que por su parte va al campo Dígito de verificación.

Numeraciones DIAN

En este formulario tenemos que introducir las numeraciones de facturas que ha asignado la DIAN a nuestra empresa. Tiene que haber por lo menos una numeración para facturas y otra para las notas de crédito. Las numeraciones tienen que distinguirse por el prefijo y/o el periodo de validez (fecha inicio/final). Solo así se puede averiguar, cual es la numeración que corresponde a cada factura/nota de crédito en SmartOffice. Hay que confirmar con F11 cada numeración DIAN para que quede activa en el sistema.

Motivos de abono

En esta rejilla tenemos que definir para cada motivo de abono de SmartOffice, a que tipo de nota de crédito/débito corresponde este motivo.

Formas de pago

Para cada forma de pago de SmartOffice hay que definir la forma de pago correspondiente de la DIAN.

IVA de terceros

Hay que definir el tipo de régimen que corresponde a cada tipo de IVA de terceros.

Tipos de identificación

Es necesario definir los tipos de identificación que se ha utilizado en SmartOffice para identificar cada uno de sus clientes (NIT, Nro. de pasaporte etc.). Para cada uno de estos tipos se tiene que definir tanto el tipo de identificación de la DIAN correspondiente, como el tipo de persona (jurídica/natural) que corresponde al tipo de identificación definido.

Luego, en SmartOffice, hay que asignar a cada uno de los clientes el tipo de identificación que se ha utilizado en el campo del NIT:

Facturas y notas de crédito

Desde el menú Formularios/Documentos llegamos al formulario principal de SmartFec. Este formulario sirve tanto para las facturas como para las notas de crédito.

A gran escala, la manera de proceder es la siguiente:

Crear una nuevo documento (F3).
Introducir en el campo Nº factura Smart el número de la factura o nota de crédito de SmartOffice. A continuación dar en Intro.
Se pasan automáticamente todos los datos de la factura de SmartOffice al formulario.
Hay que revisar los datos y completarlos donde sea necesario.
F11 (menú Registro/Confirmar) para confirmar el documento e impedir cambios.
Ctrl+F11 (menú Registro/Enviar) para enviar el documento a la DIAN.
Comprobar los resultados (se explica más adelante).

Con F10 (menú Registro/Calcular) podemos pasar todas las facturas y notas de crédito de SmartOffice entre dos fechas. Solo se pasarán aquellos documentos, para los que exista una numeración de la DIAN (ver menú Configuración/Numeraciones DIAN) y que aún no han sido creados en SmartFec.

A continuación se explican los campos y partes más importantes del formulario de documentos. Si nos colocamos con el cursor encima de cualquier campo, o encima del título de una rejilla, el programa nos dará una explicación breve del campo actual.

Area	Pestaña	Campo	Descripción
Cabecera	General		Datos identificativos de la factura.
Cabecera	General	Nº documento	Un número interno para identificar el documento. No se puede modificar, se genera automáticamente.
Cabecera	General	Nº factura Smart	El número de la factura o nota de crédito en SmartOffice.
Cabecera	General	Nº documento DIAN	El número de la factura o nota de crédito comunicado a la DIAN. Es el número de SmartOffice sin símbolos (`-`, `_` etc.) y sin ceros delanteros entre el prefijo y el número.
Cabecera	General	Fecha	Fecha de emisión.
Cabecera	General	Vencimiento	Fecha del último vencimiento. El detalle de los vencimientos se guarda en la pestaña Info. adicional de las líneas.
Cabecera	General	Tipo factura/nota	Cuando tratamos una factura, este campo nos muestra el tipo de la factura, y en caso de las notas de crédito/débito, el tipo de la nota, que depende del motivo de abono que hamos dado a la nota en SmartOffice.
Cabecera	General	Nº factura asociada	Este campo y el resto de campos de la pestaña General solo importan para las notas de crédito/débito. Si hemos presentado la factura asociada a la nota a través de SmartFec, debemos introducir el número de documento presentado en este campo. Se puede utilizar la función de Ojear (F6). En este caso los siguientes 3 campos se rellenan automáticamente. Si por lo contrario se ha presentado la factura asociada por otro medio que no sea SmartFec, tenemos que rellenar manualmente los siguientes tres campos `Nº DIAN factura asociada`, `Fecha factura asociada` y `CUFE factura asociada`.
Cabecera	Emisor		*En la pestaña del emisor normalmente no tenemos que hacer nada, puesto que se copian los datos del emisor estandar definido en el menú Configuración/Datos de emisor.*
Cabecera	Cliente		Datos del cliente de la factura.
Cabecera	Cliente	Tipo tercero cliente	Tiene que ser `CL`.
Cabecera	Cliente	Cód. tercero cliente	Cuando se pone un código de un cliente de SmartOffice en este campo, automáticamente se copian los datos del cliente a los demás campos de esta pestaña.
Cabecera	Cliente	Nº ident. cliente	Cuando el tipo de identificación es NIT, hay que poner el NIT sin dígito de control, que por su parte va al siguiente campo `Dígito verif. cliente`.
Cabecera	Cliente	Primer nombre cliente Segundo nombre cliente Apellido cliente	Solo se debe rellenar estos campos cuando se trata de una persona natural, no jurídica.
Cabecera	Importes		Los importes sobre el total de la factura. REVISAR CON ATENCIÓN.
Cabecera	Numeración		Esta pestaña recoge los datos de la numeración asignada por la DIAN. SmartFec intenta averiguar la numeración que corresponde al número de factura/nota de crédito que hemos metido en el campo `Nº documento`, y si no encuentra ninguna numeración, nos da un aviso.
Cabecera	Cambio		Esta pestaña solo tiene importancia, si el documento ha sido expedido en una divisa que no sea COP. En este caso SmartFec ha cambiado los importes de la factura/nota a COP, y esta pestaña recoge los importes originales de la factura. (sin implementar)
Cabecera	Observaciones		Un comentario opcional.
Cabecera	Control		Datos sobre el estado de un documento.
Cabecera	Control	Confirmado	Un documento confirmado ya no se puede modificar. Es posible desconfirmar un documento mientras no esté enviado.
Cabecera	Control	Enviado	Un documento enviado ya no se puede desconfirmar, y por lo tanto tampoco se puede modificar. No es posible enviar con `Ctrl+F11` un documento que ya ha sido enviado. Enviado solo se marca con `S` si el documento ha sido enviado con éxito. Un envío erróneo deja el estado en `N`.
Cabecera	Control	Aceptado Estado	Estos campos dan información sobre que si un documento ha sido aceptado o rechazado por el cliente. (sin implementar)
Cabecera	Resultado		Esta pestaña muestra la información recibida al enviar con éxito el documento a la DIAN.
Cabecera	Resultado	Id. resultado último envío	Con `Mayús.+F6` llegamos al formulario con los detalles técnicos del último envío (se explica más abajo).
Cabecera	Resultado	UUID	El CUFE del documento enviado.
Cabecera	Resultado	URL Url del documento PDF Url del documento Xml	Con `Mayús.+F6` podemos ir directamente a la información guardada en la web.
Líneas	Líneas		*La pestaña Líneas* muestra los productos con sus cantidades y precios.**
Líneas	Líneas	Cód. producto Cód. producto comunicado	Estos dos campos muestran normalmente el mismo código de producto de SmartOffice. Solamente si se ha unificado en SmartOffice un código de producto con otro código, entonces el campo `Cód. producto comunicado` muestra el código original comunicado a la DIAN, y `Cód. producto` el código del producto unificado.
Líneas	Líneas	Cantidad Precio	En SmartOffice trabajamos con dos cantidades, por ejemplo alquiler durante de 1 mes (cantidad_1) de 3 unidades (cantidad_2) de andamios. SmartFec pone la cantidad_1 en el campo `Cantidad` de la línea, y la cantidad_2, si es diferente a 0, como comentario en el detalle de cada línea, pestaña Info. adic. línea. El campo `Precio` es el precio de unidad en SmartOffice multiplicado por la cantidad_2.
Líneas	Líneas	Cambio importe Cambio precio	Estos campos llevan los importes de la línea en la divisa original, si la factura ha sido expedido en una divisa que no sea COP. (sin implementar)
Detalle	Info. adic. línea		Esta pestaña muestra información adicional para la línea de producto activa. Esto puede ser la segunda cantidad (ver arriba), o el número de matrículo o número de serie del producto.
Líneas	Notificaciones		Esta rejilla sirve para definir como notificar al cliente sobre la expedición de la factura/nota de crédito. HAY QUE PONER POR LO MENOS UNA LÍNEA.
Líneas	Notificaciones	De	Se coge de los datos de emisor, campo `Correo electrónico`.
Líneas	Notificaciones	Para	Se coge de los datos de la factura de SmartOffice, pestaña Comunicación, campo `Correo_e`.
Líneas	Impuestos		Los impuestos del documento. REVISAR CON ATENCIÓN.
Líneas	Retenciones		Las retenciones del documento. REVISAR CON ATENCIÓN.
Líneas	Info. adicional		Rejilla para guardar información adicional para la factura/nota. Se usa por ejemplo para guardar los vencimientos de la factura.

Calcular (F10)

Menú Registro/Calcular.

Con F10 podemos importar todas las facturas y notas de crédito de SmartOffice entre dos fechas. Solo se pasarán aquellos documentos, para los que exista una numeración de la DIAN (ver menú Configuración/Numeraciones DIAN) y que aún no han sido creados en SmartFec.

Confirmar (F11)

Menú Registro/Confirmar.

Después de confirmar el documento, ya no es posible modificarlo.

Enviar (Ctrl+F11)

Menú Registro/Enviar.

Solo es posible enviar un documento confirmado.
Cuando se da en Ctrl+F11, SmartFec crea un fichero XML del documento y lo envía a la DIAN.

Al terminar se muestra un formulario con el resultado detallado, que se explica a continuación.

Resultados

Menú Registro/Resultados. Cualquier envío crea un resultado, tanto los envíos de documentos erróneos como los exitosos, pero también las consultas del estado de un documento. Si escogemos el menú Registro/Resultados, vemos los resultados de todos los envíos que hemos realizado sobre el documento actual.

Cuando hemos enviado un documento con Registro/Enviar, al final del envío SmartFec nos muestra el resultado de este envío en concreto, y podemos comprobar su estado. Si el campo Envío OK lleva un S, el documento ha sido registrado con éxito en la DIAN. En caso contrario tenemos que revisar las demás pestañas del formulario de resultados.\\Especialmente útil puede ser la información de la pestaña Comentarios y Datos recibidos. Si no queda claro, cual puede ser la razón del fallo, podemos copiar el contenido de las pestañas Datos enviados y Datos recibidos y enviar esta información al servicio técnico de FACTURE, que son los proveedores de la interfaz entre SmartFec y la DIAN.

Consultar aceptación

Menú Registro/Consultar aceptación.

Para un documento enviado a la DIAN con éxito podemos consultar el estado de aceptación por el cliente.

Si la consulta termina sin error, se actualizan los dos campos Aceptado y Estado de la pestaña Control del documento, para mostrar el estado actual.

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