¡Esta es una revisión vieja del documento!
Tabla de Contenidos
Guía de iniciación de SmartFec
Smart Factura Electrónica Colombiana, el programa de Smart para la presentación de facturas y notas de crédito ante la DIAN.
Requisitos
Instalación
La instalación se realiza con el programa instalador SmartFecSetup.exe, que se puede bajar desde la web de Smart http://www.smartastur.com, menú Descargas.
La clave de instalación a poner en el primer dialogo la podemos sacar de SmartOffice, menú Configuración/Datos empresa, pestaña General, campo Clave de instalación.
Salvo casos especiales, solo tenemos que poner dicha clave y luego podemos confirmar todos los dialogos del instalador. Si queremos un ícono en el escritorio, lo marcamos en el sexto dialogo como se puede ver a continuación.
Configuración
Cuando abrimos por primera vez la aplicación, SmartFec nos pregunta por nuestro nombre de usuario y contraseña. Hay que usar un nombre de usuario para él que hemos obtenido una licencia de SmartFec.
Una vez abierto el programa, nos dirigimos a Archivo/Opciones, para configurar la aplicación.
En la pestaña General normalmente no tenemos que cambiar nada.
En este dialogo tenemos que seleccionar el código de los datos de acceso a la web de la DIAN. Los posibles códigos a elegir los define Smart. Bajo circunstancias normales va a haber un código PRUEBA y otro PROD, para el envío al sistema de pruebas o de producción.
En está rejilla hay que poner el o los números de serie que hemos adquirido para SmartFec. Hasta el día 30 de Marzo de 2018 el programa se puede usar sin restricciones, a partir de este momento será necesario un número de serie.
Datos básicos
En el menú Configuración encontramos accesos a formularios y rejillas con datos básicos.
Datos de emisor
Los datos de emisor se copian desde SmartOffice al instalar la aplicación. Solo hace falta revisar los campos y corregirlos en caso de necesidad.
Numeraciones DIAN
En este formulario tenemos que introducir las numeraciones de facturas que ha asignado la DIAN a nuestra empresa. Tiene que haber por lo menos una numeración para facturas y otra para las notas de crédito. Las numeraciones tienen que distinguirse por el prefijo y/o el periodo de validez (fecha inicio/final). Solo así se puede averiguar, cual es la numeración que corresponde a cada factura/nota de crédito en SmartOffice. Hay que confirmar con F11 cada numeración DIAN para que quede activa en el sistema.
Motivos de abono
En esta rejilla tenemos que definir para cada motivo de abono de SmartOffice, a que tipo de nota de crédito/débito corresponde este motivo.
Formas de pago
Hojas de suministro inmediato de información
Desde el menú Formularios/Hojas SII llegamos al formulario principal de SmartSii. A gran escala, la manera de presentar los datos a la AEAT desde SmartSii es la siguiente:
- Crear una nueva hoja (
F3
eIntro
) - Llenar la cabecera para determinar las facturas a incluir.
F10
(menú Registro/Calcular) para que SmartSii inserte las facturas del periodo asignado en la cabecera.- Revisar los datos.
F11
(menú Registro/Confirmar) para confirmar la hoja e impedir cambios.Ctrl+F11
(menú Registro/Enviar) para enviar los registros a la AEAT.- Comprobar los resultados (se explica más adelante).
Los datos a meter en la cabecera son
Pestaña | Campo | Descripción |
---|---|---|
General | Nro. hoja | El número de hoja se asigna automáticamente al crear una nueva hoja con F3 y dar en Intro . |
General | Descripción | Texto libre. |
General | Lote | Por defecto se pone el número de la hoja. |
General | ID. versión SII | Este campo lo llena SmartSii automáticamente al crear una hoja nueva. |
General | Titular razón social | Se pone el nombre de la empresa. |
General | Titular NIF representante | Se pone el NIF del representante de la empresa. |
General | Titular NIF | Se pone el NIF de la empresa. |
General | Año periodo impositivo | Campo obligatorio a meter por el usuario. |
General | Mes periodo impositivo | Campo obligatorio a meter por el usuario. Se puede seleccionar un valor permitido con F6 . El valor 0A es para la presentación de datos anuale (Cobros en metálico y operaciones de seguros). |
General | Fecha desde | Campo obligatorio. Al calcular la hoja (F10 ) SmartSii busca solo en el periodo dado con Fecha desde y Fecha hasta. |
General | Fecha hasta | Campo obligatorio. |
Control | Gen. fact. vta. | Incluir facturas de venta en el cálculo de la hoja. |
Control | Gen. fact. comp. | Incluir facturas de compra en el cálculo de la hoja. |
Control | Gen. fact. bienes inv. | Incluir facturas de bienes de inversión en el cálculo de la hoja. |
Control | Gen. fact. oper. EU | Incluir facturas de operaciones introcomunitarias en el cálculo de la hoja. |
Control | Gen. cobros metálico | Incluir cobros en metálico en el cálculo de la hoja (solo para el mes del periodo impositico 0A ). |
Control | Gen. oper. seguros | Incluir operaciones de seguros en el cálculo de la hoja (solo para el mes del periodo impositico 0A ). |
Control | Gen. cobros | Incluir cobros de facturas de venta en el cálculo de la hoja. |
Control | Gen. pagos | Incluir pagos de facturas de compra en el cálculo de la hoja. |
Control | Prueba de envío | Si se marca con S , se envían los datos al servicio web de pruebas de la AEAT. Hasta el 01/07/2017 es obligatorio poner S en este campo. |
Calcular (F10)
Si damos en F10
, SmartSii nos añade a la hoja las facturas que se tienen que presentar para el periodo dado, de Fecha desde a Fecha hasta. No se van a añdir facturas que ya han sido presentadas en otra hoja.
Podemos ver el resultado en las líneas de la hoja, pestaña Facturas de vanta hasta Op. seguros. Si una pestaña contiene datos depende de si hemos marcado la opción correspondiente en la pestaña Control de la cabecera. Dependiendo de la pestaña de datos que hemos elegido, puede haber una o varias pestañas con datos de detalle para cada registro. Por ejemplo, las facturas de venta tienen los detalles
- Desglose de IVA
- Listado de las facturas incluidas, en caso de que la línea es un asiento de facturas agrupadas.
- Listado de las facturas rectificadas, si la factura de la línea es una factura rectificativa.
- Situación del inmueble
Ahora es el momento de revisar los datos que SmartSii ha calculado. Se puede borrar facturas o insertar facturas nuevas. En el momento de meter el número de factura de Smart, SmartSii pasa automáticamente los datos de la factura a la línea, para que el usuario los pueda modificar.
Confirmar (F11)
Después de confirmar la hoja, ya no es posible modificarla.
Si la hoja ya está confirmada, F11
la desconfirma. Esto solo es posible, si la hoja no tiene facturas o registros, que ya han sido enviadas y aceptadas de la AEAT, o sea, ninguna línea puede tener el estado de resultado ACEPTADOCONERRORES
o CORRECTO
.
Enviar (Ctrl+F11)
En el momento de dar en Ctrl+F11
, SmartSii crea los ficheros y los envía a la AEAT. Esto puede tardar un rato, dependiente de la cantidad de facturas que hemos incluido en la hoja. SmartSii muestra el estado de envío en la barra de mensajes en el lado derecho mientras esté avanzando.
Una vez terminado, se abre la lista con los resultados del envío. Habrá un registro por fichero enviado. A esta lista de resultados se puede acceder en cualquier momento desde la hoja, menú Registro/Resultados.
Al seleccionar un resultado con Intro
, abrimos el formulario de resultados.
En las pestañas XML enviado y XML recibido podemos ver lo que realmente se ha enviado e recibido de la AEAT.
Para comprobar los registros volvemos a la hoja.
Comprobar
Los campos para comprobar el envío de cualquier registro se encuentran al final de las rejillas de líneas:
Una factura enviada correctamente tiene el Estado registro CORRECTO
y está marcada en azúl.
Una factura aceptada con errores tiene el Estado registro ACEPTADOCONERRORES
y está marcada en rojo.
Una factura que no ha sido aceptada tiene el Estado registro INCORRECTO
o ERROR
y sigue en blanco.
Las facturas que después del envío siguen en blanco o están en rojo hay que revisarlas, corregirlas y enviarlas de nuevo. Para enviarlos de nuevo hay que crear una nueva hoja e incluir las facturas en esta hoja.
Consultar
Para consultar las facturas ya presentadas, en primer lugar hay que crear una hoja SII nueva. Tenemos que poner por lo menos el año y mes del periodo impositivo que queremos consultar. Además se puede poner una Fecha desde y Fecha hasta, si solo queremos recibir las facturas presentadas entre dichas fechas. En la pestaña Control activamos el tipo de factura o documento que queremos consultar, y si queremos conultar el sistema de producción o de pruebas. En la imagen adjunta se ha seleccionado recibir solo las facturas de compra del sistema de pruebas. No hay que confirmar la hoja, se confirma automáticamente al terminar la recepción de los datos de hacienda.
Para empezar la consulta, escogemos el menú Registro/Consultar.
OJO: Según la cantidad de facturas presentadas la recepción de los datos puede tardar hasta media hora.
El terminar la recepción, SmartSii muestra el dialogo con el resultado. Puede haber varios resultados para una consulta. El servidor de hacienda envía como mucho 10.000 facturas dentro de cada fichero. Si hemos consultado 15.000 facturas de venta, SmartSii mostrará dos resultados, uno para cada fichero recibido.
Al cerrar el dialogo de los resultados podemos revisar las facturas recibidas. Además nos podemos fijar en que ahora la hoja está confirmada.
También es posible hacer una consulta para unas facturas más específicas. Para hacerlo añadimos una línea a la hoja sin confirmar y le ponemos el tipo de comunicación CO
. Luego ponemos el valor de búsqueda, que puede ser uno de los siguientes:
Columna | Resultado |
---|---|
Nº factura emisor | Devolver la fuctura con este número en concreto. |
Fecha expedición | Devolver todas las facturas con esta fecha de expedición. |
NIF emisor | Devolver todas las facturas emitidas con este NIF. |
Razón social contraparte | Devolver las facturas del proveedor/cliente con este nombre. |
NIF contraparte | Devolver las facturas del proveedor/cliente con este NIF. |
Se puede combinar estas columnas, y poner varias líneas para hacer una consulta combinada.
Cobros en metálico
Los cobros en metálico solo hay que suministralos a hacienda una vez al año, por lo cual tenemos que crear una hoja SII donde escogemos como Mes periodo impositivo 0A
.
En las líneas añadimos una línea por cliente que queremos comunicar, metiendo los siguientes datos:
Campo | Descripción |
---|---|
Tipo comunicación | A0 para dar de alta a un cliente.BA para anular la comunicación de un cliente. |
Tipo y Código tercero contraparte | Metemos el tipo y el código del cliente de Smart. SmartSii entonces nos rellenará los demás campos del cliente automáticamente, solo los tenemos que revisar. |
Importe total | Aquí ponemos el importe para el cliente. Si estamos realizando una baja (Tipo comunicación = BA ), este campo no hace falta. |
En la pestaña Control hay que activar el envío de los cobros en metálico, como indica la siguiente imagen:
Luego confirmamos la hoja y la enviamos a hacienda.