usu:smartfec:smartfec_guia_de_iniciacion
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usu:smartfec:smartfec_guia_de_iniciacion [2018/11/05 13:21] – creado stefan | usu:smartfec:smartfec_guia_de_iniciacion [2020/05/15 18:05] (actual) – stefan | ||
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Línea 7: | Línea 7: | ||
===== Instalación ===== | ===== Instalación ===== | ||
+ | La instalación se realiza con el programa instalador // | ||
+ | |||
+ | La clave de instalación a poner en el primer dialogo la podemos sacar de SmartOffice, | ||
+ | |||
+ | Salvo casos especiales, solo tenemos que poner dicha clave y luego podemos confirmar todos los dialogos del instalador. | ||
+ | |||
+ | Los pasos del instalador se explican detalladamente [[usu: | ||
+ | |||
+ | /* | ||
La instalación se realiza con el programa instalador // | La instalación se realiza con el programa instalador // | ||
Línea 12: | Línea 21: | ||
Salvo casos especiales, solo tenemos que poner dicha clave y luego podemos confirmar todos los dialogos del instalador. Si queremos un ícono en el escritorio, lo marcamos en el sexto dialogo como se puede ver a continuación. | Salvo casos especiales, solo tenemos que poner dicha clave y luego podemos confirmar todos los dialogos del instalador. Si queremos un ícono en el escritorio, lo marcamos en el sexto dialogo como se puede ver a continuación. | ||
- | {{ : | + | {{ : |
- | {{ : | + | {{ : |
- | {{ : | + | {{ : |
- | {{ : | + | {{ : |
- | {{ : | + | {{ : |
- | {{ : | + | {{ : |
- | {{ : | + | {{ : |
+ | */ | ||
===== Configuración ===== | ===== Configuración ===== | ||
Cuando abrimos por primera vez la aplicación, | Cuando abrimos por primera vez la aplicación, | ||
- | {{ : | + | {{ : |
**Hay que usar un nombre de usuario para él que hemos obtenido una licencia de SmartFec.** | **Hay que usar un nombre de usuario para él que hemos obtenido una licencia de SmartFec.** | ||
Una vez abierto el programa, nos dirigimos a // | Una vez abierto el programa, nos dirigimos a // | ||
- | {{ : | + | {{ : |
En la pestaña //General// normalmente no tenemos que cambiar nada. | En la pestaña //General// normalmente no tenemos que cambiar nada. | ||
- | {{ : | + | {{ : |
En este dialogo tenemos que seleccionar el código de los datos de acceso a la web de la DIAN. Los posibles códigos a elegir los define Smart. Bajo circunstancias normales va a haber un código //PRUEBA// y otro //PROD//, para el envío al sistema de pruebas o de producción. | En este dialogo tenemos que seleccionar el código de los datos de acceso a la web de la DIAN. Los posibles códigos a elegir los define Smart. Bajo circunstancias normales va a haber un código //PRUEBA// y otro //PROD//, para el envío al sistema de pruebas o de producción. | ||
- | {{ : | + | {{ : |
- | En está rejilla hay que poner el o los números de serie que hemos adquirido para SmartFec. Hasta el día 30 de Marzo de 2018 el programa se puede usar sin restricciones, | + | En está rejilla hay que poner el o los números de serie que hemos adquirido para SmartFec. Hasta el día 31 de Marzo de 2019 el programa se puede usar sin restricciones, |
==== Datos básicos ==== | ==== Datos básicos ==== | ||
En el menú // | En el menú // | ||
+ | |||
+ | === Datos de acceso === | ||
+ | Los datos de acceso definen el acceso a la interfaz de // | ||
+ | |||
+ | Los códigos definidos en este formulario son los que se puede elegir en las //Opciones bases de datos//, campo //Cód. datos acceso//, que se ha explicado más arriba en esta guía. | ||
+ | |||
+ | {{ : | ||
+ | |||
+ | ^Area ^Pestaña ^Campo ^Descripción ^ | ||
+ | |**Cabecera** |**General** | |**Datos de acceso generales.** | | ||
+ | |Cabecera |General |Código |El código de los datos. | | ||
+ | |Cabecera |General |Descripción |Una descripción cualquiera del acceso. | | ||
+ | |Cabecera |General |Acceso de pruebas |Opción que decide si los datos se suben a un sistema de pruebas o de producción. Los datos metidos en la pestaña //Conexión datos técnicos// tienen que coincidir con el valor de este campo. | | ||
+ | |Cabecera |General |Destinatario para pruebas |Solo se toma en cuenta cuando se ha marcado la opción anterior, //Acceso de pruebas//. Si se mete algo en este campo, en lugar de enviar los emails de confirmación a los clientes se envía siempres al destinatario metido en este campo. | | ||
+ | |Cabecera |General |Usuario cto. |El usuario del contrato con Facture. | | ||
+ | |Cabecera |General |Nombre cliente cto. |El nombre del cliente del contrato con Facture. | | ||
+ | |Cabecera |General |Clave cto. |La clave del contrato con Facture. | | ||
+ | |Cabecera |General |Tenant id. cto. |El // | ||
+ | |**Cabecera** |**Conexión datos técnicos** | |**Datos técnicos de la conexión con la interfaz PLCOLAB.** | | ||
+ | |Cabecera |Conexión datos técnicos |Emisión clave principal | | | ||
+ | |Cabecera |Conexión datos técnicos |Emisión clave secundaria | | | ||
+ | |Cabecera |Conexión datos técnicos |Recepción clave principal | | | ||
+ | |Cabecera |Conexión datos técnicos |Recepción clave secundaria | | | ||
+ | |Cabecera |Conexión datos técnicos |Url base |La //URL// base del servicio web PLCOLAB. | | ||
=== Datos de emisor === | === Datos de emisor === | ||
Los datos de emisor se copian desde SmartOffice al instalar la aplicación. Solo hace falta revisar los campos y corregirlos en caso de necesidad. | Los datos de emisor se copian desde SmartOffice al instalar la aplicación. Solo hace falta revisar los campos y corregirlos en caso de necesidad. | ||
- | {{ : | + | {{ : |
+ | El campo '' | ||
+ | |||
+ | El '' | ||
=== Numeraciones DIAN === | === Numeraciones DIAN === | ||
En este formulario tenemos que introducir las numeraciones de facturas que ha asignado la DIAN a nuestra empresa. Tiene que haber por lo menos una numeración para facturas y otra para las notas de crédito. | En este formulario tenemos que introducir las numeraciones de facturas que ha asignado la DIAN a nuestra empresa. Tiene que haber por lo menos una numeración para facturas y otra para las notas de crédito. | ||
Las numeraciones tienen que distinguirse por el prefijo y/o el periodo de validez (fecha inicio/ | Las numeraciones tienen que distinguirse por el prefijo y/o el periodo de validez (fecha inicio/ | ||
- | {{ : | + | {{ : |
+ | **Hay que confirmar con F11 cada numeración DIAN para que quede activa en el sistema.** | ||
=== Motivos de abono === | === Motivos de abono === | ||
En esta rejilla tenemos que definir para cada motivo de abono de SmartOffice, | En esta rejilla tenemos que definir para cada motivo de abono de SmartOffice, | ||
- | {{ : | + | {{ : |
=== Formas de pago === | === Formas de pago === | ||
Para cada forma de pago de SmartOffice hay que definir la forma de pago correspondiente de la DIAN. | Para cada forma de pago de SmartOffice hay que definir la forma de pago correspondiente de la DIAN. | ||
- | {{ : | + | {{ : |
+ | === IVA de terceros === | ||
+ | Hay que definir el tipo de régimen que corresponde a cada tipo de IVA de terceros. | ||
+ | {{ : | ||
- | ===== Hojas de suministro inmediato | + | === Tipos de identificación |
- | Desde el menú // | + | Es necesario definir los tipos de identificación que se ha utilizado en SmartOffice para identificar cada uno de sus clientes (NIT, Nro. de pasaporte etc.). Para cada uno de estos tipos se tiene que definir tanto el tipo de identificación de la DIAN correspondiente, |
- | {{ :usu:siihojanueva.png?500 |Hoja nueva}} | + | {{ : |
- | A gran escala, la manera de presentar los datos a la AEAT desde SmartSii | + | |
- | - Crear una nueva hoja ('' | + | Luego, en SmartOffice, |
- | - Llenar la cabecera para determinar las facturas a incluir. | + | {{ : |
- | - '' | + | |
- | - Revisar | + | ===== Facturas y notas de crédito |
- | - '' | + | Desde el menú // |
- | - '' | + | {{ :usu:smartfec: |
+ | Este formulario sirve tanto para las facturas como para las notas de crédito. | ||
+ | |||
+ | A gran escala, la manera de proceder | ||
+ | - Crear una nuevo documento | ||
+ | - Introducir en el campo '' | ||
+ | - Se pasan automáticamente todos los datos de la factura de SmartOffice al formulario. | ||
+ | - **Hay que revisar | ||
+ | - '' | ||
+ | - '' | ||
- Comprobar los resultados (se explica más adelante). | - Comprobar los resultados (se explica más adelante). | ||
- | Los datos a meter en la cabecera son | + | Con '' |
- | ^Pestaña ^Campo ^Descripción ^ | + | |
- | |General |Nro. hoja |El número de hoja se asigna automáticamente al crear una nueva hoja con '' | + | A continuación se explican los campos y partes más importantes del formulario |
- | |General |Descripción |Texto libre. | | + | |
- | |General |Lote |Por defecto se pone el número | + | |
- | |General |ID. versión SII |Este campo lo llena SmartSii automáticamente al crear una hoja nueva. | | + | |
- | |General |Titular razón social |Se pone el nombre | + | |
- | |General |Titular NIF representante |Se pone el NIF del representante de la empresa. | | + | |
- | |General |Titular NIF |Se pone el NIF de la empresa. | | + | |
- | |General |Año periodo impositivo |Campo obligatorio a meter por el usuario. | | + | |
- | |General |Mes periodo impositivo |Campo obligatorio a meter por el usuario. Se puede seleccionar un valor permitido con '' | + | |
- | |General |Fecha desde |Campo obligatorio. Al calcular | + | |
- | |General |Fecha hasta |Campo obligatorio. | | + | |
- | |Control |Gen. fact. vta. |Incluir facturas de venta en el cálculo de la hoja. | | + | |
- | |Control |Gen. fact. comp. |Incluir facturas de compra en el cálculo de la hoja. | | + | |
- | |Control |Gen. fact. bienes inv. |Incluir facturas | + | |
- | |Control |Gen. fact. oper. EU |Incluir facturas de operaciones introcomunitarias en el cálculo | + | |
- | |Control |Gen. cobros metálico |Incluir cobros en metálico en el cálculo de la hoja (solo para el mes del periodo impositico '' | + | |
- | |Control |Gen. oper. seguros |Incluir operaciones | + | |
- | |Control |Gen. cobros |Incluir cobros de facturas de venta en el cálculo de la hoja. | | + | |
- | |Control |Gen. pagos |Incluir pagos de facturas de compra en el cálculo de la hoja. | | + | |
- | |Control |Prueba de envío |Si se marca con '' | + | |
- | ==== Calcular (F10) ==== | + | ^Area ^Pestaña ^Campo ^Descripción ^ |
- | Si damos en '' | + | |**Cabecera** |**General** | |**Datos identificativos de la factura.** | |
+ | |Cabecera |General |Nº documento |Un número interno para identificar el documento. No se puede modificar, se genera automáticamente. | | ||
+ | |Cabecera |General |Nº factura Smart |El número de la factura o nota de crédito | ||
+ | |Cabecera |General |Nº documento DIAN |El número de la factura o nota de crédito comunicado a la DIAN. Es el número de SmartOffice sin símbolos ('' | ||
+ | |Cabecera |General |Fecha |Fecha de emisión. | | ||
+ | |Cabecera |General |Vencimiento |Fecha del último vencimiento. El detalle de los vencimientos se guarda en la pestaña //Info. adicional// de las líneas. | | ||
+ | |Cabecera |General |Tipo factura/ | ||
+ | |Cabecera |General |Nº factura asociada |Este campo y el resto de campos de la pestaña | ||
+ | |**Cabecera** |**Emisor** | |**En la pestaña del emisor normalmente no tenemos que hacer nada, puesto que se copian los datos del emisor estandar definido en el menú //Configuración/ | ||
+ | |**Cabecera** |**Cliente** | |**Datos del cliente de la factura.** | | ||
+ | |Cabecera |Cliente |Tipo tercero cliente |Tiene que ser '' | ||
+ | |Cabecera |Cliente |Cód. tercero cliente |Cuando | ||
+ | |Cabecera |Cliente |Nº ident. cliente |Cuando el tipo de identificación es NIT, hay que poner el NIT sin dígito de control, que por su parte va al siguiente campo '' | ||
+ | |Cabecera |Cliente |Primer nombre cliente\\ Segundo nombre cliente\\ Apellido cliente |Solo se debe rellenar estos campos cuando se trata de una persona natural, no jurídica. | | ||
+ | |**Cabecera** |**Importes** | |**Los importes sobre el total de la factura.\\ REVISAR CON ATENCIÓN.** | | ||
+ | |**Cabecera** |**Numeración** | |**Esta pestaña recoge los datos de la numeración asignada por la DIAN.\\ SmartFec intenta averiguar la numeración que corresponde al número de factura/ | ||
+ | |**Cabecera** |**Cambio** | |**Esta pestaña solo tiene importancia, | ||
+ | |**Cabecera** |**Observaciones** | |**Un comentario opcional.** | | ||
+ | |**Cabecera** |**Control** | |**Datos sobre el estado de un documento.** | | ||
+ | |Cabecera |Control |Confirmado |Un documento confirmado | ||
+ | |Cabecera |Control |Enviado |Un documento enviado ya no se puede desconfirmar, | ||
+ | |Cabecera |Control |Aceptado\\ Estado |Estos campos dan información sobre que si un documento ha sido aceptado o rechazado por el cliente. (**sin implementar**) | | ||
+ | |**Cabecera** |**Resultado** | |**Esta pestaña muestra la información recibida al enviar con éxito el documento a la DIAN.** | | ||
+ | |Cabecera |Resultado |Id. resultado último envío |Con '' | ||
+ | |Cabecera |Resultado |UUID |El **CUFE** del documento enviado. | | ||
+ | |Cabecera |Resultado |URL\\ Url del documento PDF\\ Url del documento Xml |Con '' | ||
+ | |**Líneas** |**Líneas** | |**La pestaña //Líneas// muestra los productos con sus cantidades y precios.** | | ||
+ | |Líneas |Líneas |Cód. producto\\ Cód. producto comunicado |Estos dos campos muestran normalmente el mismo código de producto de SmartOffice. Solamente si se ha unificado en SmartOffice un código de producto con otro código, entonces el campo '' | ||
+ | |Líneas |Líneas |Cantidad\\ Precio |En SmartOffice trabajamos con dos cantidades, por ejemplo //alquiler durante de 1 mes (cantidad_1) de 3 unidades (cantidad_2) de andamios// | ||
+ | |Líneas |Líneas |Cambio importe\\ Cambio precio |Estos campos llevan los importes de la línea en la divisa original, si la factura ha sido expedido en una divisa que no sea COP. (sin implementar) | | ||
+ | |**Detalle** |**Info. adic. línea** | |**Esta pestaña muestra información adicional para la línea de producto activa. Esto puede ser la segunda cantidad (ver arriba), o el número de matrículo o número de serie del producto.** | | ||
+ | |**Líneas** |**Notificaciones** | |**Esta rejilla sirve para definir como notificar al cliente sobre la expedición de la factura/ | ||
+ | |Líneas |Notificaciones |De |Se coge de los datos de emisor, campo '' | ||
+ | |Líneas |Notificaciones |Para |Se coge de los datos de la factura de SmartOffice, | ||
+ | |**Líneas** |**Impuestos** | |**Los impuestos del documento.\\ REVISAR CON ATENCIÓN.** | | ||
+ | |**Líneas** |**Retenciones** | |**Las retenciones del documento.\\ REVISAR CON ATENCIÓN.** | | ||
+ | |**Líneas** |**Info. adicional** | |**Rejilla para guardar información adicional para la factura/ | ||
- | Podemos ver el resultado en las líneas de la hoja, pestaña | + | ==== Calcular (F10) ==== |
- | {{ : | + | Menú //Registro/Calcular//. |
- | Dependiendo de la pestaña de datos que hemos elegido, puede haber una o varias pestañas con datos de detalle para cada registro. Por ejemplo, las facturas de venta tienen los detalles | + | |
- | - Desglose de IVA | + | |
- | - Listado de las facturas incluidas, en caso de que la línea es un asiento de facturas agrupadas. | + | |
- | - Listado de las facturas rectificadas, | + | |
- | - Situación del inmueble | + | |
- | Ahora es el momento de revisar los datos que SmartSii ha calculado. Se puede borrar | + | Con '' |
==== Confirmar (F11) ==== | ==== Confirmar (F11) ==== | ||
- | Después de confirmar la hoja, ya no es posible modificarla. | + | Menú // |
- | Si la hoja ya está confirmada, '' | + | Después de confirmar el documento, |
==== Enviar (Ctrl+F11) ==== | ==== Enviar (Ctrl+F11) ==== | ||
- | En el momento de dar en '' | + | Menú // |
- | Una vez terminado, se abre la lista con los resultados del envío. Habrá | + | Solo es posible enviar |
- | {{ : | + | Cuando |
- | A esta lista de resultados | + | |
- | Al seleccionar | + | Al terminar se muestra |
- | {{ : | + | |
- | En las pestañas //XML enviado// y //XML recibido// podemos ver lo que realmente | + | |
- | Para comprobar | + | ==== Resultados ==== |
+ | Menú // | ||
+ | {{ : | ||
+ | Cualquier envío crea un resultado, tanto los envíos de documentos erróneos como los exitosos, pero también las consultas del estado de un documento. Si escogemos el menú // | ||
- | ==== Comprobar ==== | + | Cuando hemos enviado un documento con // |
- | Los campos para comprobar el envío de cualquier registro se encuentran | + | |
- | {{ : | + | |
- | Una factura enviada correctamente tiene el //Estado registro// '' | + | ==== Consultar aceptación ==== |
+ | Menú //Registro/ | ||
- | Una factura aceptada con errores tiene el //Estado registro// '' | + | Para un documento |
- | + | ||
- | Una factura que no ha sido aceptada tiene el //Estado registro// '' | + | |
- | + | ||
- | Las facturas que después del envío siguen en blanco o están en rojo hay que revisarlas, corregirlas y enviarlas de nuevo. | + | |
- | + | ||
- | ==== Consultar ==== | + | |
- | Para consultar las facturas ya presentadas, | + | |
- | {{ : | + | |
- | En la pestaña //Control// activamos el tipo de factura o documento | + | |
- | {{ : | + | |
- | **No hay que confirmar la hoja, se confirma automáticamente al terminar la recepción de los datos de hacienda.** | + | |
- | + | ||
- | Para empezar la consulta, escogemos el menú // | + | |
- | **OJO: Según la cantidad de facturas presentadas la recepción de los datos puede tardar hasta media hora.** | + | |
- | + | ||
- | El terminar la recepción, SmartSii muestra el dialogo | + | |
- | + | ||
- | Al cerrar el dialogo de los resultados | + | |
- | + | ||
- | También es posible hacer una consulta para unas facturas más específicas. Para hacerlo añadimos una línea a la hoja **sin confirmar** y le ponemos | + | |
- | ^Columna ^Resultado ^ | + | |
- | |Nº factura emisor |Devolver la fuctura con este número en concreto. | | + | |
- | |Fecha expedición |Devolver todas las facturas con esta fecha de expedición. | | + | |
- | |NIF emisor |Devolver todas las facturas emitidas con este NIF. | | + | |
- | |Razón social contraparte |Devolver las facturas del proveedor/ | + | |
- | |NIF contraparte |Devolver las facturas del proveedor/ | + | |
- | + | ||
- | Se puede combinar estas columnas, y poner varias líneas para hacer una consulta combinada. | + | |
- | {{ : | + | |
- | + | ||
- | ==== Cobros en metálico ==== | + | |
- | Los cobros en metálico solo hay que suministralos a hacienda una vez al año, por lo cual tenemos que crear una hoja SII donde escogemos como //Mes periodo impositivo// | + | |
- | + | ||
- | {{ : | + | |
- | + | ||
- | En las líneas añadimos una línea por cliente que queremos comunicar, metiendo los siguientes datos: | + | |
- | ^Campo ^Descripción ^ | + | |
- | |Tipo comunicación |'' | + | |
- | |Tipo y Código tercero contraparte |Metemos | + | |
- | |Importe total |Aquí ponemos el importe para el cliente. Si estamos realizando una baja (//Tipo comunicación// | + | |
- | + | ||
- | En la pestaña //Control// hay que activar el envío de los cobros en metálico, como indica la siguiente imagen: | + | |
- | {{ : | + | |
- | + | ||
- | Luego confirmamos la hoja y la enviamos a hacienda. | + | |
+ | Si la consulta termina sin error, se actualizan los dos campos '' | ||
===== Licencia y precio ===== | ===== Licencia y precio ===== | ||
===== Enlaces útiles ===== | ===== Enlaces útiles ===== | ||
- | * [[http:// | + | |
- | * [[http:// | + |
usu/smartfec/smartfec_guia_de_iniciacion.1541420505.txt.gz · Última modificación: 2018/11/05 13:21 por stefan