SmartEnvoice, el software garante de Smart para el TicketBAI y BATUZ.

En las siguientes enumeraciones se han marcado con (*) todos los libros actualmente implementados en SmartEnvoice:

• 1 Ingresos y facturas emitidas
• 1.1 Ingresos con facturas emitidas con software garante​
• 1.2 Ingresos con facturas emitidas sin software garante​
• 1.3 Ingresos sin factura​
• 2 Gastos y facturas recibidas
• 2.1 Gastos con factura
• 2.2 Gastos sin factura
• 3 Bienes afectos o de inversión
• 3.1 Alta de bienes afectos o de inversión​​
• 3.2 Mejora de bienes afectos o de inversión​
• 3.3​ Baja de bienes afectos o de inversión​
• 3.4 Regularización anual de bienes de inversión​
• 4 Determinadas operaciones intracomunitarias​
• 4.1 Transferencias intracomunitarias, informes periciales y otros trabajos​
• 4.2 Ventas de bienes en consigna​
• 5 Criterio de caja / Criterio de cobros y pagos​
• 5.1 Cobros​
• 5.2 Pagos
• 6 Provisiones y suplidos
• 7 Otra información con transcendencia tributaria
• 7.1 Variación de existencias​
• 7.2 Arrendamientos de locales de negocios​
• 7.3 Transmisiones de inmuebles sujetas a IVA​
• 7.4 Importes superiores a 6.000 euros percibidos en metálico​
• 8 Agrupaciones de bienes
• 8.1 Alta de agrupaciones de bienes
• 8.2 Baja de agrupaciones de bienes

• (*) 1 Facturas emitidas
• (*) 1.1 Facturas emitidas con software garante
• (*) 1.2 Facturas emitidas sin software garante
• (*) 2 Facturas recibidas
• 3 Bienes de inversión
• 4 Determinadas operaciones intracomunitarias
• 4.1 Transferencias instracomunitarias, informes periciales y otros trabajos
• 4.2 Ventas de bienes en consigna
• (*) 5 Criterio de caja
• (*) 5.1 Cobros
• (*) 5.2 Pagos
• 6 Otra información con trascendencia tributaria
• (*) 6.1 Importes superiores a 6.000 euros percibidos en metálico
• 6.2 Operaciones de seguros
• 6.3 Agencias de viajes

Los documentos a presentar no pasan automáticamente de SmartOffice a SmartSii, hay que importarlos con la opción Calcular (F10), bien desde la ficha del documento o desde una hoja de envío (ver abajo).

El programa SmartEnvoice solo funciona en ordenadores con sistema operativo Microsoft Windows a partir de la versión 7. La razón es la necesidad de instalar los certificados electrónicos en el almacén personal de certificados del explorador de Internet de Windows.

Hace falta instalar un certificado electrónico reconocido admitido por la Agencia Tributaria para la empresa con la que se pretende trabajar. Los certificados son necesarios para autenticarse ante el servicio web de hacienda, y para firmar el fichero TicketBAI.

La instalación del certificado en el almacén de Windows se hace asi:

• Se abre el búscador de Windows con la tecla de Windows + S. Luego se busca por cert.
• Windows no mostrará el programa Administrar certificados de usuario, que tenemos que arrancar.
• Abrimos la carpeta Personal y hacemos clic con el botón derecho en Certificados.
• En el menú que se abre seleccionamos Todas las tareas/Importar….
• A partir de allí seguimos los pasos del asistente para importar certificados.

Además del certificado se necesita el programa AutoFirma, que se puede bajar desde la página del gobierno https://firmaelectronica.gob.es/Home/Descargas.html.

El instalador nos instala tanto el programa gráfico, AutoFirma, como un programa en línea de comandos que necesita SmartEnvoice: AutoFirmaCommandLine.exe. Este programa lo llama SmartEnvoice cada vez que tiene que firmar un TicketBAI o TicketBAI de anulación.

La instalación se realiza con el programa instalador SmartEnvoiceSetup.exe, que se puede bajar desde la web de Smart http://www.smartastur.com, menú Descargas.

La clave de instalación a poner en el primer dialogo la podemos sacar de SmartOffice, menú Configuración/Datos empresa, pestaña General, campo Clave de instalación.

Salvo casos especiales, solo tenemos que poner dicha clave y luego podemos confirmar todos los dialogos del instalador.

Los pasos del instalador se explican detalladamente aquí.

Cuando abrimos por primera vez la aplicación, SmartEnvoice nos pregunta por nuestro nombre de usuario y contraseña. Hay que usar un nombre de usuario para él que hemos obtenido una licencia de SmartSii. Durante el périodo de gracia se puede usar el usuario habitual de SmartOffice.

Una vez abierto el programa, nos dirigimos a Archivo/Opciones, para configurar la aplicación.

En las Opciones generales tenemos que comprobar el acceso al programa AutoFirmaCommandLine.exe, que normalmente se pone automáticamente. Si este campo está en blanco porque no hemos instalado AutoFirma en su carpeta estándar, por ejemplo, entonces tenemos que buscar el programa desde aquí con F6.

Otra opción que tenemos que poner o cambiar aquí es el entorno de trabajo. Podemos trabajar en el entorno de producción de Bizkaia del modelo 240 (BIZ240), o en el entorno de pruebas de Bizkaia para el modelo 240 (BIZ240P).

Es recomendable antes de realizar un envío de producción de documentos realizar un envío en el entorno de pruebas para corregir cualquier error antes de que pase a producción.

En la pestaña del Certificado podemos elegir el certificado que hemos instalado en Windows para nuestra empresa. Con F6 podemos elegir entre todos los certificados del ordenador en el que trabajamos.

En está rejilla hay que poner el o los números de serie que hemos adquirido para SmartEnvoice. Hasta el día 31 de Enero de 2023 el programa se puede usar sin restricciones, a partir de este momento será necesario un número de serie.

En el menú Configuración encontramos accesos a rejillas con datos básicos. Los menús L0-Tipo de comunicación hasta L21-Clave de op. de seguro se mantienen desde Smart, no hace falta cambiar los datos.

Lo que sí tenemos que revisar son los paises en el menú Pais. Si tenemos proveedores o clientes en el extranjero, tenemos que poner para estos paises el código de la factura electrónica correspondiente, en el campo Cód. Facturae.

También tenemos que poner el tipo de factura SII (campo Tipo factura SII) para los motivos de abono para facturas de venta, menú Motivo abono factura venta.

Si olvidamos configurar algún país o algún motivo de abono, y SmartSii lo necesita en la presentación de los datos, recibiremos un mensaje de error.

Al cliente interno de Smart que usamos para las ventas al contado, hay que ponerle S en el campo Tickets, pestaña Facturación de la ficha del cliente.

Clientes y proveedores que no tienen Cif/Nif, como es el caso de extranjeros o terceros nacionales que solo facilitaron por ejemplo su pasaporte, los tenemos que identificar en su ficha, en el campo Cif/Nif, con el código del país (ES/DE/FR/…) más el número del documento. De esta forma SmartOffice sabe que el doumento metido no es un Cif/Nif y no se realiza ninguna comprobación de número metido.

En el campo Tipo identificación podemos detallar el tipo de documento metido en el campo Cif/Nif. Además es posible escoger el tipo de identificación SII para cada tipo de identifiación que ponemos en Smart:

Si no asignamos ninguna identificación SII a un documento externo en la ficha de cliente o proveedor, al pasar una factura a SmartSII se utiliza por defecto el valor “04-DOCUMENTO OFICIAL DE IDENTIFICACIÓN EXPEDIDO POR EL PAIS O TERRITORIO DE RESIDENCIA” como tipo de documento en el SII.

Desde el menú Formularios/Hojas SII llegamos al formulario principal de SmartSii. A gran escala, la manera de presentar los datos a la AEAT desde SmartSii es la siguiente:

1. Crear una nueva hoja (F3 e Intro)
2. Llenar la cabecera para determinar las facturas a incluir.
3. F10 (menú Registro/Calcular) para que SmartSii inserte las facturas del periodo asignado en la cabecera.
4. Revisar los datos.
5. F11 (menú Registro/Confirmar) para confirmar la hoja e impedir cambios.
6. Ctrl+F11 (menú Registro/Enviar) para enviar los registros a la AEAT.
7. Comprobar los resultados (se explica más adelante).

Los datos a meter en la cabecera son

Si damos en F10, SmartSii nos añade a la hoja las facturas que se tienen que presentar para el periodo dado, de Fecha desde a Fecha hasta. No se van a añadir facturas que ya han sido presentadas en otra hoja.

Como ya hemos dicho anteriormente, de momento solo se pasan las facturas de venta y de compra de SmartOffice a SmartSii. Las demás rejillas se pueden rellenar manualmente en caso de necesidad.

Podemos ver el resultado en las líneas de la hoja, pestaña Facturas de vanta hasta Op. seguros. Si una pestaña contiene datos depende de si hemos marcado la opción correspondiente en la pestaña Control de la cabecera. Dependiendo de la pestaña de datos que hemos elegido, puede haber una o varias pestañas con datos de detalle para cada registro. Por ejemplo, las facturas de venta tienen los detalles

1. Desglose de IVA
2. Listado de las facturas incluidas, en caso de que la línea es un asiento de facturas agrupadas.
3. Listado de las facturas rectificadas, si la factura de la línea es una factura rectificativa.
4. Situación del inmueble

Ahora es el momento de revisar los datos que SmartSii ha calculado. Se puede borrar facturas o insertar facturas nuevas. En el momento de meter el número de factura de Smart, SmartSii pasa automáticamente los datos de la factura a la línea, para que el usuario los pueda modificar.

Después de confirmar la hoja, ya no es posible modificarla.

Si la hoja ya está confirmada, F11 la desconfirma. Esto solo es posible, si la hoja no tiene facturas o registros, que ya han sido enviadas y aceptadas de la AEAT, o sea, ninguna línea puede tener el estado de resultado ACEPTADOCONERRORES o CORRECTO.

En el momento de dar en Ctrl+F11, SmartSii crea los ficheros y los envía a la AEAT. Esto puede tardar un rato, dependiente de la cantidad de facturas que hemos incluido en la hoja. SmartSii muestra el estado de envío en la barra de mensajes en el lado derecho mientras esté avanzando.

Una vez terminado, se abre la lista con los resultados del envío. Habrá un registro por fichero enviado. A esta lista de resultados se puede acceder en cualquier momento desde la hoja, menú Registro/Resultados.

Al seleccionar un resultado con Intro, abrimos el formulario de resultados. En las pestañas XML enviado y XML recibido podemos ver lo que realmente se ha enviado y recibido de la AEAT.

El estado de los envíos puede tener uno de estos valores:

• CORRECTO: todos los registros del fichero han sido aceptados sin error.
• PARCIALMENTECORRECTO: existen registros que no han sido aceptados, o que han sido aceptado con error.
• ERROR: todo el fichero ha sido rechazado, supuestamente por un error técnico en la comunicación.

En este último caso podemos reintentar el envío pasado un tiempo. SmartSii solo va a enviar aquellos registros que aún no han sido enviados.

Para comprobar los registros volvemos a la hoja.

Los campos para comprobar el envío de cualquier registro se encuentran al final de las rejillas de líneas:

Para ver rápidamente todos los registros a revisar tenemos el menú Registro/Mostrar errores.

Una factura enviada correctamente tiene el Estado registro CORRECTO y está marcada en azúl.

Una factura aceptada con errores tiene el Estado registro ACEPTADOCONERRORES y está marcada en rojo.

Una factura rechazada tiene el Estado registro INCORRECTO y está marcada en rojo, con una excepción: los registros que se han rechazado por ser duplicados se consideran correctos y se marcan en azúl.

Una factura que no ha sido enviada, por ejemplo por un problema de comunicación con el servidor de hacienda, tiene el Estado registro vacío y la línea sigue en blanco.

Las facturas que después del envío siguen en blanco o están en rojo hay que revisarlas, corregirlas y enviarlas de nuevo. Para enviarlos de nuevo hay que crear una nueva hoja e incluir las facturas en esta hoja.

Se pueden añadir las facturas manualmente a la nueva hoja, metiendo el número de factura en el campo correspondiente de la rejilla de líneas, o también automáticamente con F10, si se ha marcado la factura como revisada en SmartOffice. Para este fin existe tanto en las facturas de venta como en las facturas de compra de SmartOffice el menú Compensación SII.

El formulario de compesación nos muestra todas las facturas que dieron error en SmartSii y las podemos marcar revisadas una tras una, o todas a la vez. Luego en SmartSii, estas facturas se pueden añadir otra vez con F10.

Para consultar las facturas ya presentadas, en primer lugar hay que crear una hoja SII nueva. Tenemos que poner por lo menos el año y mes del periodo impositivo que queremos consultar. Además se puede poner una Fecha desde y Fecha hasta, si solo queremos recibir las facturas presentadas entre dichas fechas. En la pestaña Control activamos el tipo de factura o documento que queremos consultar, y si queremos conultar el sistema de producción o de pruebas. En la imagen adjunta se ha seleccionado recibir solo las facturas de compra del sistema de pruebas. No hay que confirmar la hoja, se confirma automáticamente al terminar la recepción de los datos de hacienda.

Para empezar la consulta, escogemos el menú Registro/Consultar.
OJO: Según la cantidad de facturas presentadas la recepción de los datos puede tardar hasta media hora.

El terminar la recepción, SmartSii muestra el dialogo con el resultado. Puede haber varios resultados para una consulta. El servidor de hacienda envía como mucho 10.000 facturas dentro de cada fichero. Si hemos consultado 15.000 facturas de venta, SmartSii mostrará dos resultados, uno para cada fichero recibido.

Al cerrar el dialogo de los resultados podemos revisar las facturas recibidas. Además nos podemos fijar en que ahora la hoja está confirmada.

También es posible hacer una consulta para unas facturas más específicas. Para hacerlo añadimos una línea a la hoja sin confirmar y le ponemos el tipo de comunicación CO. Luego ponemos el valor de búsqueda, que puede ser uno de los siguientes:

Se puede combinar estas columnas, y poner varias líneas para hacer una consulta combinada.

Los cobros en metálico solo hay que suministralos a hacienda una vez al año, por lo cual tenemos que crear una hoja SII donde escogemos como Mes periodo impositivo 0A.

En las líneas añadimos una línea por cliente que queremos comunicar, metiendo los siguientes datos:

En la pestaña Control hay que activar el envío de los cobros en metálico, como indica la siguiente imagen:

Luego confirmamos la hoja y la enviamos a hacienda.

• Información técnica SII
• Descripción servicio web