SmartOffice permite la exportación de una factura electrónica que cumple con las normativas vigentes y resumidas en la página www.facturae.es del Gobierno de España.

El formato de factura generado por SmartOffice se llama facturae, anteriormente conocido como AEAT-CCI, que es el formato basado en el estándar XML usado por la Agencia Tributaria.
El formato de la firma del documento se llama XadES, que también coincide con el estándar usado por la Agencia Tributaria.

SmartOffice soporta tanto la versión 3.1 como la versión 3.2.

En caso de la firma digital se trata de la versión XAdES-EPES, formato de firma electrónica avanzada básico.

En primer lugar se necesita un certificado reconocido. En las páginas de la Agencia Tributaria se explica como conseguirlo.

Para SmartOffice se necesita un certificado en soporte software, no vale en soporte de tarjeta. Además hay que instalar el certificado en el ordenador, donde se quieren generar las facturas electrónicas, en el almacén del explorador de internet de Windows. En los siguientes enlaces se explica como instalar un certificado en el explorador de Windows:

• Importar y exportar certificados (FNMT)
• Importar certificado en el IExplorer

Hay que instalar una máquina virtual de Java en el ordenador en el que se quiere generar las facturas electrónicas. Es importante instalar una versión de 32 bits, que se puede descargar de las páginas de Oracle: Oracle 1.8 JRE
El fichero a elegir sería el denominado Windows X86 offline (versión actual: 8u101).

Es probable que en algunos ordenadores ya se ha instalado una máquina virutal de Java. Esto se puede comprobar desde una línea de comandos con el comando

java -version

Para ver si se trata de una versión de 32 bits, ponemos el comando

java -d64 -version

que tiene que devolvernos un error como nos muestra la siguiente imagen.

Las librerías de Java contienen el código necesario para firmar y validar las facturas electrónicas. Hay que ponerse en contacto con Smart para que se guarden las librerías en la base de datos del cliente.

En primer lugar tenemos que definir las correspondencias entre los códigos de Smart y los de la facturae en las tablas de configuración, especialmente en la tabla de los paises y de las unidades. En ambas tablas existe un campo Cód. facturae, que lo tenemos que rellenar para todos los códigos usados en las facturas de Smart.

Las opciones de menú para configurar países y unidades son:

• Configuración/General/Países.
• Configuración/Inventarios/Unidades de medida.
• Configuración/Ventas/Formas de pago.

Muchas entidades públicas los requieren.

Para realizar una debida configuración, póngase en contacto con el cliente.

La configuración de los códigos administrativos se realiza desde la ficha del cliente, pestaña “Facturación”, en el campo “Cód. depto. factura-e”.

Pulsa F6 en este campo y configura el centro por defecto. Si el cliente te exige varios tipos de rol para el mismo departamento, puedes introducir en el campo correspondiente la lista de tipos de rol separados por comas.

Por otro lado, si los centros administrativos son diferentes, crea todos ellos en la rejilla de departamentos y en la ficha del cliente deja en blanco el campo “Cód. depto. factura-e”. Así, el programa incluirá en la “factura-e” todos los departamentos a los que se haya asignado un “Tipo de rol”.

Una vez terminada la configuración, abrimos la ficha de las facturas (Ctrl+F), y seleccionamos la factura a exportar.

Podemos utilizar uno de los dos formatos implementados mediante:

• Factura/Generar fichero facturae 3.1
• Factura/Generar fichero facturae 3.2

Después de una exportación exitosa confirmamos que queremos firmar la factura.

La extensión el archivo antes de firmar es siempre . xml. Por otro lado, la del archivo con la firma puede ser .fir o .xsig

Ahora, si es la primera vez que utilizamos la exportación, SmartOffice nos pregunta, donde en el ordenador se encuentra la librería de Java, jvm.dll. El sitio estándar es

C:\Program Files (x86)\Java\jre7\bin\client\jvm.dll

Si no se encuentra, puede buscar el archivo con la función de búsqueda de Windows.

Ahora es el momento de elegir el certificado que queremos usar para firmar el documento.

Para terminar, SmartOffice comprueba la factura, la firma y valida el documento firmado. Si todo ha ido bien, nos muestra un mensaje de éxito.

Podemos comprobar la factura generada en el siguiente sitio: Servicio de validación de una facturae