SmartOffice permite la exportación de una factura electrónica que cumple con las normativas vigentes y resumidas en la página www.facturae.es del Gobierno de España.

El formato de factura generado por SmartOffice se llama facturae, anteriormente conocido como AEAT-CCI, que es el formato basado en el estándar XML usado por la Agencia Tributaria.
El formato de la firma del documento se llama XadES, que también coincide con el estándar usado por la Agencia Tributaria.

SmartOffice soporta tanto la versión 3.1 como la versión 3.2.

En caso de la firma digital se trata de la versión XAdES-EPES, formato de firma electrónica avanzada básico.

En primer lugar se necesita un certificado reconocido. En las páginas de la Agencia Tributaria se explica como conseguirlo.

Para SmartOffice se necesita un certificado en soporte software, no vale en soporte de tarjeta. Además hay que instalar el certificado en el ordenador, donde se quieren generar las facturas electrónicas, en el almacén de certificados del mismo Windows. No vale instalarlo en el almacén del explorador que usamos, por ejemplo en el de Firefox.

Para añadir un certificado al almacén de certificados de Windows buscamos (Windows+S) por la palabra certificado, que nos muestra la aplicación del panel de control Administrar certificados de usuario. Con Intro la abrimos y escogemos en el árbol de la derecha la carpeta Certificados - Usuario actual/Personal/Certificados, como muestra la siguiente imagen. Entonces abrimos el menú Acción/Todas las tareas/Importar y seguimos las instrucciones del asistente. Si se pone una contraseña será necesario introducirla cada vez que se quiere firmar un documento desde SmartOffice, por lo cual se recomienda no usarla.

En los siguientes enlaces se puede encontrar información avanzada sobre como instalar un certificado en el explorador de Windows (que usa el mismo almacén de certificados del sistema de Windows):

• Importar y exportar certificados (FNMT)
• Importar certificado en el IExplorer

También se puede añadir certificados desde la aplicación certlm.msc, que se puede arrancar desde el menú de inicio con la tecla Windows+R.

Si importamos el certificado con el asistente como explicado arriba, en un paso tenemos la posibilidad de marcar las opciones de importación:

Si aquí marcamos la opción Habilitar protección segura de clave privada, aparecerá un mensaje cada vez que se quiere firmar un documento con este certificado:

Si hemos importado el certificado con esta opción seleccionada y queremos que no aparezcan estos mensajes, no queda otra que reimportar el certificado con la opción deshabilitada.

Smart usa para cualquier operación de firma el programa AutoFirma del gobierno de España. Este programa se puede bajar desde la siguiente página:
Descargas firma electrónica gobierno de España

Tanto si trabajamos en un Windows de 32 bits como en uno de 64 bits nos vale la versión AutoFirma para Windows 32 bits.

Una vez instalado el programa, hay que abrir en SmartOffice el dialogo de las opciones, menú Archivo/Opciones, y escoger la pestaña Firmas.

Hay que poner en el campo Acceso al programa el acceso al programa AutoFirmaCommandLine.exe, que Smart normalmente pone automáticamente, si hemos instalado AutoFirma en la carpeta estándar.

Luego, en el campo Certificado hay que escoger (con F6) el certificado a utilizar para firmar las facturas electrónicas.

Los certificados que se presentan con F6 son los nombres alias de los certificados guardados en el equipo. Si el nombre del alias contiene por ejemplo una coma, el programa de firma AutoFirmaCommandLine no encuentra el certificado.
En este caso podemos usar los filtros en el campo del certificado:

filtro=subject.contains:B12345678

Este filtro devuelve el certificado que contiene en su campo Subject el NIF que hemos puesto.
También podemos usar

filtro=issuer.contains:FNMT

para seleccionar un certificado emitido por la FNMT.
También es posible combinar los dos filtros:

filtro=subject.contains:B12345678;issuer.contains:FNMT

El filtro por número de serie sería

filtro=qualified:68f0ab6b4eea5be7601230df5fff5657

Lo único que hay que tomar en cuenta es que el filtro debe de devolver exáctamente un certificado.

Con estos dos ajustes, SmartOffice firma automáticamente cualquier factura electrónica en el momento de exportarla.

En primer lugar tenemos que definir las correspondencias entre los códigos de Smart y los de la facturae en las tablas de configuración, especialmente en la tabla de los paises y de las unidades. En ambas tablas existe un campo Cód. facturae, que lo tenemos que rellenar para todos los códigos usados en las facturas de Smart.

Las opciones de menú para configurar países y unidades son:

• Configuración/General/Países.
• Configuración/Inventarios/Unidades de medida.
• Configuración/Ventas/Formas de pago.

Muchas entidades públicas los requieren.

Para realizar una debida configuración, póngase en contacto con el cliente.

La configuración de los códigos administrativos se realiza con el campo “Cód. depto. factura-e”, que existe en la ficha del cliente, en la ficha de la obra y en la factura misma, siempre en la pestaña “Facturación”. Primero se coge el código metido en la misma factura. Si está vacío, se coge el código de la obra y si este también está vacío, se mira en la ficha del cliente.

Pulsa F6 en este campo y configura el o los centros a utilizar. Muchas veces los centros administrativos piden hasta trés códigos de departamentos para cada una de los roles 01 (Oficina Contable), 02 (Órgano Gestor) y 03 (Unidad Tramitadora). Si la dirección de los tres departamentos es la misma, se puede definir de la siguiente manera: Se pone en “Tipo de rol” los roles a usar separados por coma (no utilizar espacios) y en “Códigos administrativos” los códigos correspondientes a cada una de los roles.
Si no se pone ningún dato den el campo “Códigos administrativos”, se usa el mismo “Cód. depto.” para cada uno de los roles.

En el caso de que los departamentos a utilizar para los distintos roles tuviesen direcciones distintas, tenemos que definir un departamento para cada rol: Luego se tiene que dejar en blanco el campo “Cód. dpto. factura-e” (en la factura, en la obra y en la ficha del cliente). En este caso Smart usa los tres roles como están definidos en la última imagen. No obstante, en este caso no se puede trabajar con departamentos que varían según obra para este cliente.

Una vez terminada la configuración, abrimos la ficha de las facturas (Ctrl+F), y seleccionamos la factura a exportar.

Podemos utilizar uno de los dos formatos implementados mediante:

• Factura/Generar fichero facturae 3.1
• Factura/Generar fichero facturae 3.2

Si hemos realizado la configuración del programa AutoFirma como indicado más arriba, después de una exportación exitosa de la factura, SmartOffice procede automáticamente a la firma de la misma.

La extensión del archivo antes de firmar es siempre . xml. Por otro lado, la del archivo con la firma puede ser .fir o .xsig Si todo ha ido bien, SmartOffice nos muestra un mensaje de éxito con los nombres de los dos ficheros creados.

Podemos comprobar la factura generada en el siguiente sitio: Servicio de validación de una facturae

Otros sitios de validación:

1. https://valide.redsara.es/valide/validarFirma/ejecutar.html
2. https://face.gob.es/es/facturas/validar-visualizar-facturas