usu:smartsheet:smartsheet_guia_de_iniciacion
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Línea 1: | Línea 1: | ||
====== SmartSheet - guía de iniciación ====== | ====== SmartSheet - guía de iniciación ====== | ||
- | Con SmartSheet se puede unir datos de Smart repetitivamente en una hoja de cálculo, o sea, refrescar los datos de una hoja de cálculo con los datos actuales de Smart en el momento. | + | Con SmartSheet se puede unir datos de Smart repetitivamente en una hoja de cálculo, o sea, refrescar los datos de una hoja de cálculo con los datos actuales de Smart. |
===== Instalación ===== | ===== Instalación ===== | ||
- | La instalación se hace con el programa | + | La instalación se realiza |
- | Los pasos de instalación | + | La clave de instalación |
- | {{ : | + | |
- | Luego, en el paso de las tareas adicionales, | + | Salvo casos especiales, solo tenemos |
- | {{ : | + | |
- | ===== Primeros pasos ===== | + | Los pasos del instalador se explican detalladamente [[usu: |
- | Cuando se abre el programa por primera vez, hay que poner los credenciales del usuario. Recuerde que cada licencia de SmartPdf corresponde a un usuario. Si su licencia es para el usuario //PEPE//, debería utilizar este usuario en los credenciales. | + | |
+ | ===== Configuración | ||
+ | Cuando se abre el programa por primera vez, hay que poner los credenciales del usuario. Recuerde que cada licencia de SmartPdf corresponde a un usuario. Si su licencia es para el usuario //PEPE//, debería utilizar este usuario en las credenciales. | ||
{{ : | {{ : | ||
- | Los credenciales se guardan en un fichero '' | + | Las credenciales se guardan en un fichero '' |
+ | |||
+ | Una vez abierto el programa, nos dirigimos a // | ||
+ | |||
+ | {{ : | ||
+ | En esta rejilla hay que poner el o los números de serie que hemos adquirido para SmartSheet. | ||
===== Limitaciones ===== | ===== Limitaciones ===== | ||
- | En primer lugar solo se admiten hojas de cálculo en formato //Office Open XML// con la extenxión | + | En primer lugar, sólo se admiten hojas de cálculo en formato //Office Open XML// con la extensión |
- | Las hojas de cálculo que crea SmartSheet no pueden mantener cualquier característica | + | Las hojas de cálculo que crea SmartSheet |
* Los formatos de las celdas (celdas combinadas, negrita, tamaño de fuente, colores etc.). | * Los formatos de las celdas (celdas combinadas, negrita, tamaño de fuente, colores etc.). | ||
- | * Las mayoría de las formulas. | + | * Las mayoría de las fórmulas. |
* Gráficos. | * Gráficos. | ||
* Imágenes. | * Imágenes. | ||
- | Al importar una nueva hoja de cálculo en SmartSheet el programa propone abrir el mismo documento en el formato generado con SmartSheet, para que el usuario | + | Al importar una nueva hoja de cálculo en SmartSheet, el programa propone abrir el mismo documento en el formato generado con SmartSheet, para que el usuario |
- | Cuando se fusionan los datos de Smart con una hoja de cálculo, es posible que se tiene que añadir líneas o columnas a la hoja para que quepan todos los datos de la selección. En este caso es posible que las formulas | + | Cuando se fusionan los datos de Smart con una hoja de cálculo, es posible que se tenga que añadir líneas o columnas a la hoja para que quepan todos los datos de la selección. En este caso, es posible que las fórmulas |
===== Conceptos ===== | ===== Conceptos ===== | ||
Línea 62: | Línea 67: | ||
|Descripción | |Una descripción cualquiera del documento. | | |Descripción | |Una descripción cualquiera del documento. | | ||
- | Cada documento de SmartSheet consiste de dos partes principales, los **fuentes de datos** y **una o varias hojas de cálculo dentro de un libro de trabajo**. | + | Cada documento de SmartSheet consiste de dos partes principales: las **fuentes de datos** y **una o varias hojas de cálculo dentro de un libro de trabajo**. |
==== Fuentes de datos ==== | ==== Fuentes de datos ==== | ||
Línea 107: | Línea 112: | ||
Cómo ya hemos mencionado antes, la hoja de cálculo que se quiere usar como base para la fusión de datos, se debería crear y diseñar en su programa de cálculo preferido. | Cómo ya hemos mencionado antes, la hoja de cálculo que se quiere usar como base para la fusión de datos, se debería crear y diseñar en su programa de cálculo preferido. | ||
{{ : | {{ : | ||
+ | Al terminar guardamos la hoja en uno de los dos formatos //Office Open XML// con la extenxión '' | ||
+ | Para añadir la hoja al documento de SmartSheet seleccionamos el menú // | ||
+ | {{ : | ||
- | Una vez que salimos del campo //Selección//, el formulario nos muestra el resutlado del //select// en la rejilla correspondiente: | + | Cargamos la hoja de nuestro programa de cálculo con el menú //Archivo/Abrir//: |
- | {{ :usu:smartpdf:spdflistadest.png?600 |Lista destinatarios}} | + | {{ :usu:smartsheet:ssheethojanueva.png?600 |Hoja nueva}} |
- | También es posible partir desde todos los // | + | SmartSheet nos propone guardar una copia temporal de la hoja y mostrala |
- | Esto nos va a mostrar la lista de las personas seleccionadas, y nos pone el //select// adecuado | + | **Al cerrar el aviso podemos fijarnos |
- | {{ : | + | |
- | Finalmente también podemos definir una lista estática | + | ==== Crear referencias entre fuentes de datos y celdas |
- | {{ : | + | El siguiente paso es definir |
- | Ahora podemos añadir manualmente cualquier tercero | + | |
- | En cuanto confirmemos una lista de destinatarios con '' | + | Desde el documento, tenemos que abrir tanto las fuentes |
- | {{ : | + | |
- | En la columna | + | |
- | **Si desconfirmamos una lista de destinatarios, | + | Seleccionamos en la hoja de cálculo el menú // |
+ | {{ : | ||
- | ===== Lotes de tareas ===== | + | Podemos incluir la línea con el título, si queremos copiarlo también |
- | ^Menú |Formularios\Lotes | | + | |
- | Los lotes sirven para agrupar una serie de tareas | + | A continuación, |
- | {{ : | + | |
- | En la pestaña // | + | En la imagen |
- | {{ : | + | {{ : |
- | ^Campo ^Descripción ^ | + | |
- | |Cada 2 minutos |Se ejecuta el lote cada 2 minutos. Este es el intervalo | + | |
- | |Fecha fija |Una fecha fija en la que se quiere ejecutar el lote. | | + | |
- | |Cada día de mes |Se puede definir el día del mes en que se quiere ejecutar el lote. **Si al mismo tiempo se marca el campo '' | + | |
- | |Desplazar días |Se puede desplazar | + | |
- | |Cada lunes/ | + | |
- | |Cada día laboral |Marcando este campo se ejecuta el lote todos los días laborales. Hace falta definir un calendario en '' | + | |
- | |Cada día festivo |Ejecutar el lote cada día festivo. Hace falta definir un calendario en '' | + | |
- | |Permitir saltar ejec. |**En general se debería poner ' | + | |
- | |Planificación |Cód. calendario |El código del calendario a usar para calcular los días laborales. | | + | |
- | Una vez definida | + | Todas las celdas del area seleccionado reciben |
- | {{ :usu: | + | |
- | {{:usu: | + | === Patrones === |
+ | La referencia se crea según patrón elegido en la cabeza del documento, en este caso era el patrón por defecto '' | ||
- | La edición detallada | + | Un patrón siempre tiene que tener 5 partes: |
+ | ^Posición ^Patrón ^Descripción ^Ejemplo ^ | ||
+ | |1 |%DS% |El código | ||
+ | |2 |Separador |Se debería | ||
+ | |3 |%C#% |El número (basado en 1) de la columna que devuelve la fuente de datos. |1 | | ||
+ | |o | | | | | ||
+ | |3 |%CN% |El nombre de campo de la columna que devuelve la fuente de datos. | | | ||
+ | |4 |Separador |Debería ser un símbolo que no sea ' | ||
+ | |5 |%L#% |El número de la línea que devuelve la fuente de datos.\\ El número 0 es el título de la columna. |0 | | ||
+ | |o | | | | | ||
+ | |5 |%LN' | ||
- | Con F11 podemos confirmar el lote. Una vez confirmado ya no serán posible cambios ni en el mismo lote ni en cualquier componente del lote (tareas y documentos). **Solo lotes confirmados serán ejecutados**. **Si un lote está suspendido, lo podemos arrancar otra vez si lo desconfirmamos y confirmamos con F11.** | + | Al crear la referencia SmartSheet añade dos campos más al final, separados por el separador de la posición 4: |
+ | - El número de columnas | ||
+ | - El número de líneas a copiar a la región marcada, donde el valor **-1** significa //copiar todos los registros de la fuente de datos//. | ||
- | ===== Tareas ===== | + | Podemos crear referencias |
- | Las tareas definen el envío por email de los documentos. Los documentos a enviar se añaden en la rejilla de // | + | |
- | + | ||
- | {{ : | + | |
- | ^Campo ^Descripción ^ | + | |
- | |Ejecutar siempre |Hay que marcar este campo si queremos que se ejecute la tarea incluso si alguna tarea anterior en el lote había terminado con un error.\\ Útil por ejemplo | + | |
- | |Fallo de envío es error |Si lo marcamos, un error en el envío (por ejemplo por un fallo en la red) se trata igual que un error al ejecutar la tarea. | | + | |
- | |Parar lote al error |Si está marcada esta opción (valor por defecto), en caso de un error no se ejecutan | + | |
- | |Suspender lote al error |Si la tarea da un error, se marca el lote como suspendido y no se vuelve a ejecutar hasta que se desconfirme el lote y se vuelve a confirmar. | | + | |
- | |Cód. lista destinatarios | La lista de destinatarios para esta tarea. | | + | |
- | |Usuario conexión |Por defecto, la tarea se ejecuta bajo con un usuario del sistema. En este campo se puede definir otro usuario a utilizar en la conexión a la base de datos. | | + | |
- | |Grupo conexión |El grupo para la conexión. Solo se toma en cuenta | + | |
- | |Clave conexión |La contraseña para el //Usuario conexión// | + | |
- | + | ||
- | ==== E-Mail ==== | + | |
- | En la pestaña //E-Mail// se define el formato y los destinatarios del email a enviar. | + | |
- | + | ||
- | {{ : | + | |
- | + | ||
- | Un email consiste de los tres partes // | + | |
- | + | ||
- | Un parámetro se define por las llaves, por ejemplo '' | + | |
- | + | ||
- | Cualquier parámetro usado en estos campos aparece automáticamente en la pestaña // | + | |
- | {{ : | + | |
- | + | ||
- | Cuando se crean los emails | + | |
- | + | ||
- | Los partes | + | |
- | {{ : | + | |
- | + | ||
- | Cualquier imagen utilizado | + | |
- | {{ : | + | |
- | + | ||
- | La definición de los destinatarios se hace desde la pestaña correspondiente. | + | |
- | {{ : | + | |
- | + | ||
- | Al igual que con los parámetros, | + | |
- | También es posible definir una dirección de email fija en el campo // | + | |
- | En cualquier caso hay que escoger el //Tipo dest.// para cada línea añadida. | + | |
- | + | ||
- | ==== Plantillas ==== | + | |
- | Es posible guardar los campos //Asunto email//, //Email prefijo//, //Email cuerpo//, //Email firma// e // | + | |
- | + | ||
- | ==== Documentos de tareas ==== | + | |
- | Los documentos a enviar se definen en la rejilla de la pestaña //General// de las tareas. | + | |
- | {{ : | + | |
- | + | ||
- | Añadimos una línea para cada adjunto y le ponemos un nombre. Luego usamos el botón {{: | + | |
- | + | ||
- | Los documentos no están ordenados, no se puede saber el órden de su generación. | + | |
- | + | ||
- | ===== Documentos ===== | + | |
- | En el formulario de Documento, al que llegamos pinchando en el botón {{: | + | |
- | El caso más fácil es añadir un archivo fijo, como puede ser un folleto | + | ==== Fusión ==== |
- | {{ : | + | En la fusión se sustituyen las referencias |
- | Si por lo contrario queremos crear un adjunto basándonos en datos de Smart, podemos escoger | + | Si una fuente de datos devuelve menos columnas o registros que fuesen necesarios para llenar |
- | También se añaden automáticamente en la rejilla correspondiente los parámetros del comando (si los tiene). | + | |
- | {{ : | + | |
- | Podemos poner para cada parámetro un valor fijo en la columna //Valor//, o una referencia | + | Si la referencia se ha creado con '' |
- | Si pinchamos en la pestaña // | + | La fusión de datos se arranca desde el documento de SmartSheet con el menú //Registro/Fusionar (Ctrl+F11)//. |
+ | Hay que confirmar antes el documento con '' | ||
- | El diseñador es parecido al de SmartOffice, pero no es posible utilizar | + | Cuando se da en fusionar, SmartSheet abre las fuentes de datos (internamente) y luego pasa los datos a una nueva hoja de cálculo. Al terminar nos pregunta por el nombre de fichero en el que queremos guardar la nueva hoja: |
- | {{ :usu:smartpdf:spdflazreportdisenador.png?600 |LazReport Diseñador}} | + | {{ :usu:smartsheet:ssheetfusionguardar.png?600 |Fusión guardar}} |
- | También es posible enviar los datos en formato de hoja de cálculo o de texto estructurado. En este caso no definimos ningún diseño, pero en su lugar escogemos | + | La hoja fusionada puede entonces tener el siguiente aspecto: |
- | El formato **SYLK** es para la exportación | + | {{ : |
+ | En este ejemplo, la fuente de datos '' | ||
- | Si queremos quitar temporalmente un adjunto | + | ===== Integración con SmartPdf ===== |
+ | Si disponemos también | ||
+ | {{ : | ||
- | **Una vez que hayamos definido todos los adjuntos, podemos volver al formulario del lote y confirmar el lote con F11.** A partir | + | Después de confirmar |
+ | {{ : | ||
+ | Con esta definición, |
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