usu:smartsheet:smartsheet_guia_de_iniciacion
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usu:smartsheet:smartsheet_guia_de_iniciacion [2019/07/30 18:18] – stefan | usu:smartsheet:smartsheet_guia_de_iniciacion [2020/05/15 18:06] (actual) – stefan | ||
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Línea 1: | Línea 1: | ||
====== SmartSheet - guía de iniciación ====== | ====== SmartSheet - guía de iniciación ====== | ||
- | Con SmartSheet se puede unir datos de Smart repetitivamente en una hoja de cálculo, o sea, refrescar los datos de una hoja de cálculo con los datos actuales de Smart en el momento. | + | Con SmartSheet se puede unir datos de Smart repetitivamente en una hoja de cálculo, o sea, refrescar los datos de una hoja de cálculo con los datos actuales de Smart. |
===== Instalación ===== | ===== Instalación ===== | ||
- | La instalación se hace con el programa | + | La instalación se realiza |
- | Los pasos de instalación | + | La clave de instalación |
- | {{ : | + | |
- | Luego, en el paso de las tareas adicionales, | + | Salvo casos especiales, solo tenemos |
- | {{ : | + | |
- | ===== Primeros pasos ===== | + | Los pasos del instalador se explican detalladamente [[usu: |
- | Cuando se abre el programa por primera vez, hay que poner los credenciales del usuario. Recuerde que cada licencia de SmartPdf corresponde a un usuario. Si su licencia es para el usuario //PEPE//, debería utilizar este usuario en los credenciales. | + | |
+ | ===== Configuración | ||
+ | Cuando se abre el programa por primera vez, hay que poner los credenciales del usuario. Recuerde que cada licencia de SmartPdf corresponde a un usuario. Si su licencia es para el usuario //PEPE//, debería utilizar este usuario en las credenciales. | ||
{{ : | {{ : | ||
- | Los credenciales se guardan en un fichero '' | + | Las credenciales se guardan en un fichero '' |
+ | |||
+ | Una vez abierto el programa, nos dirigimos a // | ||
+ | |||
+ | {{ : | ||
+ | En esta rejilla hay que poner el o los números de serie que hemos adquirido para SmartSheet. | ||
===== Limitaciones ===== | ===== Limitaciones ===== | ||
- | En primer lugar solo se admiten hojas de cálculo en formato //Office Open XML// con la extenxión | + | En primer lugar, sólo se admiten hojas de cálculo en formato //Office Open XML// con la extensión |
- | Las hojas de cálculo que crea SmartSheet no pueden mantener cualquier característica | + | Las hojas de cálculo que crea SmartSheet |
* Los formatos de las celdas (celdas combinadas, negrita, tamaño de fuente, colores etc.). | * Los formatos de las celdas (celdas combinadas, negrita, tamaño de fuente, colores etc.). | ||
- | * Las mayoría de las formulas. | + | * Las mayoría de las fórmulas. |
* Gráficos. | * Gráficos. | ||
* Imágenes. | * Imágenes. | ||
- | Al importar una nueva hoja de cálculo en SmartSheet el programa propone abrir el mismo documento en el formato generado con SmartSheet, para que el usuario | + | Al importar una nueva hoja de cálculo en SmartSheet, el programa propone abrir el mismo documento en el formato generado con SmartSheet, para que el usuario |
- | Cuando se fusionan los datos de Smart con una hoja de cálculo, es posible que se tiene que añadir líneas o columnas a la hoja para que quepan todos los datos de la selección. En este caso es posible que las formulas | + | Cuando se fusionan los datos de Smart con una hoja de cálculo, es posible que se tenga que añadir líneas o columnas a la hoja para que quepan todos los datos de la selección. En este caso, es posible que las fórmulas |
===== Conceptos ===== | ===== Conceptos ===== | ||
Línea 62: | Línea 67: | ||
|Descripción | |Una descripción cualquiera del documento. | | |Descripción | |Una descripción cualquiera del documento. | | ||
- | Cada documento de SmartSheet consiste de dos partes principales, los **fuentes de datos** y **una o varias hojas de cálculo dentro de un libro de trabajo**. | + | Cada documento de SmartSheet consiste de dos partes principales: las **fuentes de datos** y **una o varias hojas de cálculo dentro de un libro de trabajo**. |
==== Fuentes de datos ==== | ==== Fuentes de datos ==== | ||
Línea 83: | Línea 88: | ||
^Campo ^Descripción ^ | ^Campo ^Descripción ^ | ||
|Nombre |El nombre dell parámetro como aparece en el //SQL//. Se pone automáticamente. | | |Nombre |El nombre dell parámetro como aparece en el //SQL//. Se pone automáticamente. | | ||
- | |Valor |Un valor para el parámetro. Si se deja en blanco, el parámetro recibe el valor //nulo//. Para usar una fecha se recomienda utilizar el formato ISO, por ejemplo '' | + | |Valor |Un valor para el parámetro. Si se deja en blanco, el parámetro recibe el valor //nulo//. Para usar una fecha se recomienda utilizar el formato ISO, por ejemplo '' |
|Nombre campo dataset |Cuando se enlaza el documento en la cabecera a un lote y una tarea de SmartPDF, se puede elegir con F6 un campo de la lista de destinatarios de la tarea de SmartPDF. En cuanto se ejecute el lote para se pasa el valor del campo de la lista de destinatarios a este parámetro. | | |Nombre campo dataset |Cuando se enlaza el documento en la cabecera a un lote y una tarea de SmartPDF, se puede elegir con F6 un campo de la lista de destinatarios de la tarea de SmartPDF. En cuanto se ejecute el lote para se pasa el valor del campo de la lista de destinatarios a este parámetro. | | ||
|Etiqueta |La etiqueta del campo de la lista de destinatarios, | |Etiqueta |La etiqueta del campo de la lista de destinatarios, | ||
Línea 107: | Línea 112: | ||
Cómo ya hemos mencionado antes, la hoja de cálculo que se quiere usar como base para la fusión de datos, se debería crear y diseñar en su programa de cálculo preferido. | Cómo ya hemos mencionado antes, la hoja de cálculo que se quiere usar como base para la fusión de datos, se debería crear y diseñar en su programa de cálculo preferido. | ||
{{ : | {{ : | ||
+ | Al terminar guardamos la hoja en uno de los dos formatos //Office Open XML// con la extenxión '' | ||
+ | Para añadir la hoja al documento de SmartSheet seleccionamos el menú // | ||
+ | {{ : | ||
- | Una vez que salimos del campo //Selección//, el formulario nos muestra el resutlado del //select// en la rejilla correspondiente: | + | Cargamos la hoja de nuestro programa de cálculo con el menú //Archivo/Abrir//: |
- | {{ :usu:smartpdf:spdflistadest.png?600 |Lista destinatarios}} | + | {{ :usu:smartsheet:ssheethojanueva.png?600 |Hoja nueva}} |
- | También es posible partir desde todos los // | + | SmartSheet nos propone guardar una copia temporal de la hoja y mostrala |
- | Esto nos va a mostrar la lista de las personas seleccionadas, y nos pone el //select// adecuado | + | **Al cerrar el aviso podemos fijarnos |
- | {{ : | + | |
- | Finalmente también podemos definir una lista estática | + | ==== Crear referencias entre fuentes de datos y celdas |
- | {{ : | + | El siguiente paso es definir |
- | Ahora podemos añadir manualmente cualquier tercero | + | |
- | En cuanto confirmemos una lista de destinatarios con '' | + | Desde el documento, tenemos que abrir tanto las fuentes |
- | {{ : | + | |
- | En la columna | + | |
- | **Si desconfirmamos una lista de destinatarios, | + | Seleccionamos en la hoja de cálculo el menú // |
+ | {{ : | ||
- | ===== Lotes de tareas ===== | + | Podemos incluir la línea con el título, si queremos copiarlo también |
- | ^Menú |Formularios\Lotes | | + | |
- | Los lotes sirven para agrupar una serie de tareas | + | A continuación, |
- | {{ : | + | |
- | En la pestaña // | + | En la imagen |
- | {{ : | + | {{ : |
- | ^Campo ^Descripción ^ | + | |
- | |Cada 2 minutos |Se ejecuta el lote cada 2 minutos. Este es el intervalo | + | |
- | |Fecha fija |Una fecha fija en la que se quiere ejecutar el lote. | | + | |
- | |Cada día de mes |Se puede definir el día del mes en que se quiere ejecutar el lote. **Si al mismo tiempo se marca el campo '' | + | |
- | |Desplazar días |Se puede desplazar | + | |
- | |Cada lunes/ | + | |
- | |Cada día laboral |Marcando este campo se ejecuta el lote todos los días laborales. Hace falta definir un calendario en '' | + | |
- | |Cada día festivo |Ejecutar el lote cada día festivo. Hace falta definir un calendario en '' | + | |
- | |Permitir saltar ejec. |**En general se debería poner ' | + | |
- | |Planificación |Cód. calendario |El código del calendario a usar para calcular los días laborales. | | + | |
- | Una vez definida | + | Todas las celdas del area seleccionado reciben |
- | {{ :usu: | + | |
- | {{:usu: | + | === Patrones === |
+ | La referencia se crea según patrón elegido en la cabeza del documento, en este caso era el patrón por defecto '' | ||
- | La edición detallada | + | Un patrón siempre tiene que tener 5 partes: |
+ | ^Posición ^Patrón ^Descripción ^Ejemplo ^ | ||
+ | |1 |%DS% |El código | ||
+ | |2 |Separador |Se debería | ||
+ | |3 |%C#% |El número (basado en 1) de la columna que devuelve la fuente de datos. |1 | | ||
+ | |o | | | | | ||
+ | |3 |%CN% |El nombre de campo de la columna que devuelve la fuente de datos. | | | ||
+ | |4 |Separador |Debería ser un símbolo que no sea ' | ||
+ | |5 |%L#% |El número de la línea que devuelve la fuente de datos.\\ El número 0 es el título de la columna. |0 | | ||
+ | |o | | | | | ||
+ | |5 |%LN' | ||
- | Con F11 podemos confirmar el lote. Una vez confirmado ya no serán posible cambios ni en el mismo lote ni en cualquier componente del lote (tareas y documentos). **Solo lotes confirmados serán ejecutados**. **Si un lote está suspendido, lo podemos arrancar otra vez si lo desconfirmamos y confirmamos con F11.** | + | Al crear la referencia SmartSheet añade dos campos más al final, separados por el separador de la posición 4: |
+ | - El número de columnas | ||
+ | - El número de líneas a copiar a la región marcada, donde el valor **-1** significa //copiar todos los registros de la fuente de datos//. | ||
- | ===== Tareas ===== | + | Podemos crear referencias |
- | Las tareas definen el envío por email de los documentos. Los documentos a enviar se añaden en la rejilla de // | + | |
- | + | ||
- | {{ : | + | |
- | ^Campo ^Descripción ^ | + | |
- | |Ejecutar siempre |Hay que marcar este campo si queremos que se ejecute la tarea incluso si alguna tarea anterior en el lote había terminado con un error.\\ Útil por ejemplo | + | |
- | |Fallo de envío es error |Si lo marcamos, un error en el envío (por ejemplo por un fallo en la red) se trata igual que un error al ejecutar la tarea. | | + | |
- | |Parar lote al error |Si está marcada esta opción (valor por defecto), en caso de un error no se ejecutan | + | |
- | |Suspender lote al error |Si la tarea da un error, se marca el lote como suspendido y no se vuelve a ejecutar hasta que se desconfirme el lote y se vuelve a confirmar. | | + | |
- | |Cód. lista destinatarios | La lista de destinatarios para esta tarea. | | + | |
- | |Usuario conexión |Por defecto, la tarea se ejecuta bajo con un usuario del sistema. En este campo se puede definir otro usuario a utilizar en la conexión a la base de datos. | | + | |
- | |Grupo conexión |El grupo para la conexión. Solo se toma en cuenta | + | |
- | |Clave conexión |La contraseña para el //Usuario conexión// | + | |
- | + | ||
- | ==== E-Mail ==== | + | |
- | En la pestaña //E-Mail// se define el formato y los destinatarios del email a enviar. | + | |
- | + | ||
- | {{ : | + | |
- | + | ||
- | Un email consiste de los tres partes // | + | |
- | + | ||
- | Un parámetro se define por las llaves, por ejemplo '' | + | |
- | + | ||
- | Cualquier parámetro usado en estos campos aparece automáticamente en la pestaña // | + | |
- | {{ : | + | |
- | + | ||
- | Cuando se crean los emails | + | |
- | + | ||
- | Los partes | + | |
- | {{ : | + | |
- | + | ||
- | Cualquier imagen utilizado | + | |
- | {{ : | + | |
- | + | ||
- | La definición de los destinatarios se hace desde la pestaña correspondiente. | + | |
- | {{ : | + | |
- | + | ||
- | Al igual que con los parámetros, | + | |
- | También es posible definir una dirección de email fija en el campo // | + | |
- | En cualquier caso hay que escoger el //Tipo dest.// para cada línea añadida. | + | |
- | + | ||
- | ==== Plantillas ==== | + | |
- | Es posible guardar los campos //Asunto email//, //Email prefijo//, //Email cuerpo//, //Email firma// e // | + | |
- | + | ||
- | ==== Documentos de tareas ==== | + | |
- | Los documentos a enviar se definen en la rejilla de la pestaña //General// de las tareas. | + | |
- | {{ : | + | |
- | + | ||
- | Añadimos una línea para cada adjunto y le ponemos un nombre. Luego usamos el botón {{: | + | |
- | + | ||
- | Los documentos no están ordenados, no se puede saber el órden de su generación. | + | |
- | + | ||
- | ===== Documentos ===== | + | |
- | En el formulario de Documento, al que llegamos pinchando en el botón {{: | + | |
- | El caso más fácil es añadir un archivo fijo, como puede ser un folleto | + | ==== Fusión ==== |
- | {{ : | + | En la fusión se sustituyen las referencias |
- | Si por lo contrario queremos crear un adjunto basándonos en datos de Smart, podemos escoger | + | Si una fuente de datos devuelve menos columnas o registros que fuesen necesarios para llenar |
- | También se añaden automáticamente en la rejilla correspondiente los parámetros del comando (si los tiene). | + | |
- | {{ : | + | |
- | Podemos poner para cada parámetro un valor fijo en la columna //Valor//, o una referencia | + | Si la referencia se ha creado con '' |
- | Si pinchamos en la pestaña // | + | La fusión de datos se arranca desde el documento de SmartSheet con el menú //Registro/Fusionar (Ctrl+F11)//. |
+ | Hay que confirmar antes el documento con '' | ||
- | El diseñador es parecido al de SmartOffice, pero no es posible utilizar | + | Cuando se da en fusionar, SmartSheet abre las fuentes de datos (internamente) y luego pasa los datos a una nueva hoja de cálculo. Al terminar nos pregunta por el nombre de fichero en el que queremos guardar la nueva hoja: |
- | {{ :usu:smartpdf:spdflazreportdisenador.png?600 |LazReport Diseñador}} | + | {{ :usu:smartsheet:ssheetfusionguardar.png?600 |Fusión guardar}} |
- | También es posible enviar los datos en formato de hoja de cálculo o de texto estructurado. En este caso no definimos ningún diseño, pero en su lugar escogemos | + | La hoja fusionada puede entonces tener el siguiente aspecto: |
- | El formato **SYLK** es para la exportación | + | {{ : |
+ | En este ejemplo, la fuente de datos '' | ||
- | Si queremos quitar temporalmente un adjunto | + | ===== Integración con SmartPdf ===== |
+ | Si disponemos también | ||
+ | {{ : | ||
- | **Una vez que hayamos definido todos los adjuntos, podemos volver al formulario del lote y confirmar el lote con F11.** A partir | + | Después de confirmar |
+ | {{ : | ||
+ | Con esta definición, |
usu/smartsheet/smartsheet_guia_de_iniciacion.1564503522.txt.gz · Última modificación: 2019/07/30 18:18 por stefan