usu:smartsheet:smartsheet_guia_de_iniciacion
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usu:smartsheet:smartsheet_guia_de_iniciacion [2019/07/30 12:17] – stefan | usu:smartsheet:smartsheet_guia_de_iniciacion [2020/05/15 18:06] (actual) – stefan | ||
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====== SmartSheet - guía de iniciación ====== | ====== SmartSheet - guía de iniciación ====== | ||
- | Con SmartSheet se puede unir datos de Smart repetitivamente en una hoja de cálculo, o sea, refrescar los datos de una hoja de cálculo con los datos actuales de Smart en el momento. | + | Con SmartSheet se puede unir datos de Smart repetitivamente en una hoja de cálculo, o sea, refrescar los datos de una hoja de cálculo con los datos actuales de Smart. |
===== Instalación ===== | ===== Instalación ===== | ||
- | La instalación se hace con el programa | + | La instalación se realiza |
- | Los pasos de instalación | + | La clave de instalación |
- | {{ : | + | |
- | Luego, en el paso de las tareas adicionales, | + | Salvo casos especiales, solo tenemos |
- | {{ : | + | |
- | ===== Primeros pasos ===== | + | Los pasos del instalador se explican detalladamente [[usu: |
- | Cuando se abre el programa por primera vez, hay que poner los credenciales del usuario. Recuerde que cada licencia de SmartPdf corresponde a un usuario. Si su licencia es para el usuario //PEPE//, debería utilizar este usuario en los credenciales. | + | |
+ | ===== Configuración | ||
+ | Cuando se abre el programa por primera vez, hay que poner los credenciales del usuario. Recuerde que cada licencia de SmartPdf corresponde a un usuario. Si su licencia es para el usuario //PEPE//, debería utilizar este usuario en las credenciales. | ||
{{ : | {{ : | ||
- | Los credenciales se guardan en un fichero '' | + | Las credenciales se guardan en un fichero '' |
+ | |||
+ | Una vez abierto el programa, nos dirigimos a // | ||
+ | |||
+ | {{ : | ||
+ | En esta rejilla hay que poner el o los números de serie que hemos adquirido para SmartSheet. | ||
===== Limitaciones ===== | ===== Limitaciones ===== | ||
- | En primer lugar solo se admiten hojas de cálculo en formato //Office Open XML// con la extenxión | + | En primer lugar, sólo se admiten hojas de cálculo en formato //Office Open XML// con la extensión |
- | Las hojas de cálculo que crea SmartSheet no pueden mantener cualquier característica | + | Las hojas de cálculo que crea SmartSheet |
* Los formatos de las celdas (celdas combinadas, negrita, tamaño de fuente, colores etc.). | * Los formatos de las celdas (celdas combinadas, negrita, tamaño de fuente, colores etc.). | ||
- | * Las mayoría de las formulas. | + | * Las mayoría de las fórmulas. |
* Gráficos. | * Gráficos. | ||
* Imágenes. | * Imágenes. | ||
- | Al importar una nueva hoja de cálculo en SmartSheet el programa propone abrir el mismo documento en el formato generado con SmartSheet, para que el usuario | + | Al importar una nueva hoja de cálculo en SmartSheet, el programa propone abrir el mismo documento en el formato generado con SmartSheet, para que el usuario |
- | Cuando se fusionan los datos de Smart con una hoja de cálculo, es posible que se tiene que añadir líneas o columnas a la hoja para que quepan todos los datos de la selección. En este caso es posible que las formulas | + | Cuando se fusionan los datos de Smart con una hoja de cálculo, es posible que se tenga que añadir líneas o columnas a la hoja para que quepan todos los datos de la selección. En este caso, es posible que las fórmulas |
===== Conceptos ===== | ===== Conceptos ===== | ||
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===== Documentos ===== | ===== Documentos ===== | ||
^Menú |Formularios\Documentos | | ^Menú |Formularios\Documentos | | ||
+ | |||
+ | {{ : | ||
El formulario principal de SmartSheet son los documentos, que se abren desde el menú // | El formulario principal de SmartSheet son los documentos, que se abren desde el menú // | ||
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|Descripción | |Una descripción cualquiera del documento. | | |Descripción | |Una descripción cualquiera del documento. | | ||
- | Cada documento de SmartSheet consiste de dos partes principales, los **fuentes de datos** y **una o varias hojas de cálculo dentro de un libro de trabajo**. | + | Cada documento de SmartSheet consiste de dos partes principales: las **fuentes de datos** y **una o varias hojas de cálculo dentro de un libro de trabajo**. |
- | Las fuentes de datos se añaden directamente en el documento de SmartSheet. Cada línea del documento es una fuente de datos, que podemos añadir con F3 o flecha abajo. Se tiene que dar un código y opcionalmente un nombre a cada fuente. | + | ==== Fuentes de datos ==== |
+ | Las fuentes de datos se añaden directamente en el documento de SmartSheet. Cada línea del documento es una fuente de datos, que podemos añadir con F3 o flecha abajo. Se tiene que meter un código y opcionalmente un nombre a cada fuente. | ||
El resto de la configuración de una fuente de datos se realiza en las pestañas del detalle del documento, // | El resto de la configuración de una fuente de datos se realiza en las pestañas del detalle del documento, // | ||
- | Las listas | + | En la imagen al principio de este párrafo ya se puede ver la parte más importante de cada fuente |
- | < | + | execute procedure GEN_DYN_VTAS_DELEG |
- | SELECT A.RAZON_SOCIAL, A.CIF_NIF, A.CORREO_E, | + | |
- | | + | |
- | FROM TERCERO A | + | |
- | JOIN CAB_FACTURA_VENTA B ON A.TIPO = B.TIPO_TERCERO AND A.CODIGO = B.COD_TERCERO | + | |
- | AND A.TIPO = ' | + | |
- | AND B.FECHA_EMISION >= :_FE(1) | + | |
- | ORDER BY A.CODIGO | + | |
- | </ | + | |
- | El parámetro '' | + | Normalmente se usa un //select// sobre una tabla o un procedimiento. Cuando se usa un '' |
+ | |||
+ | Cuando se usa una instrucción de tipo '' | ||
+ | select CODIGO, RAZON_SOCIAL, | ||
+ | En este caso los campos CODIGO, RAZON_SOCIAL y AVISO serán visibles siempre, da igual lo que pone el diccionario interno. | ||
+ | |||
+ | Cada instrucción //SQL// puede tener parámetros, | ||
+ | {{ : | ||
+ | |||
+ | ^Campo ^Descripción ^ | ||
+ | |Nombre |El nombre dell parámetro | ||
+ | |Valor |Un valor para el parámetro. Si se deja en blanco, el parámetro recibe el valor //nulo//. Para usar una fecha se recomienda utilizar el formato ISO, por ejemplo | ||
+ | |Nombre campo dataset |Cuando se enlaza el documento en la cabecera a un lote y una tarea de SmartPDF, se puede elegir con F6 un campo de la lista de destinatarios | ||
+ | |Etiqueta |La etiqueta del campo de la lista de destinatarios, | ||
+ | |||
+ | Cuando se usa como valor la cadena '' | ||
Cada componente ' | Cada componente ' | ||
Línea 91: | Línea 106: | ||
|_FE(+10) |' | |_FE(+10) |' | ||
- | Una vez que salimos del campo //Selección//, | + | Podemos abrir todas las fuentes de datos con el menú //Registro/Mostrar datos//: |
- | {{ :usu:smartpdf:spdflistadest.png?600 |Lista destinatarios}} | + | {{ :usu:smartsheet:ssheetdatos.png?600 |Datos}} |
- | También es posible partir desde todos los //clientes//, // | + | ==== Hoja de cálculo ==== |
+ | Cómo ya hemos mencionado antes, la hoja de cálculo que se quiere usar como base para la fusión de datos, se debería crear y diseñar en su programa de cálculo preferido. | ||
+ | {{ : | ||
+ | Al terminar guardamos la hoja en uno de los dos formatos | ||
- | Esto nos va a mostrar | + | Para añadir |
- | {{ :usu:smartpdf:spfdlistadestcl.png?600 |Lista dest. clientes}} | + | {{ :usu:smartsheet:ssheethojavacia.png?600 |Hoja vacía}} |
- | Finalmente también podemos definir una lista estática | + | Cargamos la hoja de nuestro programa |
- | {{ :usu:smartpdf:spdflistadestestat.png?600 |List dest. estat.}} | + | {{ :usu:smartsheet:ssheethojanueva.png?600 |Hoja nueva}} |
- | Ahora podemos añadir manualmente cualquier tercero de Smart, u otra persona cualquiera con su nombre y dirección de correo electrónico. | + | |
- | En cuanto confirmemos | + | SmartSheet nos propone guardar |
- | {{ : | + | |
- | En la columna //Nombre campo dataset// vemos los nombres de las variables que podemos utilizar | + | |
- | **Si desconfirmamos una lista de destinatarios, también se desconfirmarán | + | **Al cerrar el aviso podemos fijarnos |
- | ===== Lotes de tareas ===== | + | ==== Crear referencias entre fuentes |
- | ^Menú |Formularios\Lotes | | + | El siguiente paso es definir en qué rangos de celdas SmartSheet tiene que copiar el contenido de las fuentes de datos en el momento de realizar una fusión de datos. |
- | Los lotes sirven para agrupar una serie de tareas y ejecutarlas en un orden específico. Además son los lotes que definen el momento | + | Desde el documento, tenemos que abrir tanto las fuentes |
- | {{ : | + | |
- | En la pestaña | + | Seleccionamos en la hoja de cálculo el menú //Registro/ |
- | {{ :usu:smartpdf:spdfloteplanif.png?600 |Lote planificación}} | + | {{ :usu:smartsheet:ssheethojafusionar.png?600 |Fusionar}} |
- | ^Campo ^Descripción ^ | + | |
- | |Cada 2 minutos |Se ejecuta el lote cada 2 minutos. Este es el intervalo de ejecución del programa // | + | |
- | |Fecha fija |Una fecha fija en la que se quiere ejecutar el lote. | | + | |
- | |Cada día de mes |Se puede definir el día del mes en que se quiere ejecutar el lote. **Si al mismo tiempo se marca el campo '' | + | |
- | |Desplazar días |Se puede desplazar la fecha de ejecución definida en los demás campos por los días introducidos en ese campo. Para ejecutar una tarea el último día de cada mes, se pone 1 en '' | + | |
- | |Cada lunes/ | + | |
- | |Cada día laboral |Marcando este campo se ejecuta el lote todos los días laborales. Hace falta definir un calendario en '' | + | |
- | |Cada día festivo |Ejecutar el lote cada día festivo. Hace falta definir un calendario en '' | + | |
- | |Permitir saltar ejec. |**En general se debería poner ' | + | |
- | |Planificación |Cód. calendario |El código del calendario a usar para calcular los días laborales. | | + | |
- | Una vez definida | + | Podemos incluir |
- | {{ : | + | |
- | {{: | + | A continuación, |
- | La edición detallada | + | En la imagen |
+ | {{ :usu:smartsheet:ssheethojareferencias.png?600 |Hoja referencias}} | ||
- | Con F11 podemos confirmar el lote. Una vez confirmado ya no serán posible cambios ni en el mismo lote ni en cualquier componente | + | Todas las celdas |
- | ===== Tareas ===== | + | === Patrones |
- | Las tareas definen el envío por email de los documentos. Los documentos a enviar | + | La referencia |
- | {{ :usu: | + | Un patrón siempre tiene que tener 5 partes: |
- | ^Campo ^Descripción ^ | + | ^Posición ^Patrón |
- | |Ejecutar siempre | + | |1 |%DS% |El código de la fuente |
- | |Fallo de envío es error |Si lo marcamos, | + | |2 |Separador |Se debería escoger |
- | |Parar lote al error |Si está marcada esta opción | + | |3 |%C#% |El número |
- | |Suspender lote al error |Si la tarea da un error, se marca el lote como suspendido y no se vuelve a ejecutar hasta que se desconfirme el lote y se vuelve a confirmar. | + | |o | | | | |
- | |Cód. lista destinatarios | + | |3 |%CN% |El nombre |
- | |Usuario conexión | + | |4 |Separador |Debería ser un símbolo que no sea ' |
- | |Grupo conexión | + | |5 |%L#% |El número de la línea que devuelve la fuente de datos.\\ El número 0 es el título de la columna. |0 | |
- | |Clave conexión | + | |o | | | | |
+ | |5 |%LN' | ||
- | ==== E-Mail ==== | + | Al crear la referencia SmartSheet añade dos campos más al final, separados por el separador de la posición 4: |
- | En la pestaña | + | - El número de columnas (visibles) a copiar a la región marcada, donde el valor **-1** significa |
+ | - El número de líneas a copiar a la región marcada, donde el valor **-1** significa //copiar todos los registros de la fuente de datos//. | ||
- | {{ : | + | Podemos crear referencias para todas las columnas |
- | + | ||
- | Un email consiste de los tres partes // | + | |
- | + | ||
- | Un parámetro se define por las llaves, por ejemplo '' | + | |
- | + | ||
- | Cualquier parámetro usado en estos campos aparece automáticamente en la pestaña // | + | |
- | {{ : | + | |
- | + | ||
- | Cuando se crean los emails | + | |
- | + | ||
- | Los partes | + | |
- | {{ : | + | |
- | + | ||
- | Cualquier imagen utilizado | + | |
- | {{ : | + | |
- | + | ||
- | La definición de los destinatarios se hace desde la pestaña correspondiente. | + | |
- | {{ : | + | |
- | + | ||
- | Al igual que con los parámetros, | + | |
- | También es posible definir una dirección de email fija en el campo // | + | |
- | En cualquier caso hay que escoger el //Tipo dest.// para cada línea añadida. | + | |
- | + | ||
- | ==== Plantillas ==== | + | |
- | Es posible guardar los campos //Asunto email//, //Email prefijo//, //Email cuerpo//, //Email firma// e // | + | |
- | + | ||
- | ==== Documentos de tareas ==== | + | |
- | Los documentos a enviar se definen en la rejilla de la pestaña //General// de las tareas. | + | |
- | {{ : | + | |
- | + | ||
- | Añadimos una línea para cada adjunto y le ponemos un nombre. Luego usamos el botón {{: | + | |
- | + | ||
- | Los documentos no están ordenados, no se puede saber el órden de su generación. | + | |
- | + | ||
- | ===== Documentos ===== | + | |
- | En el formulario de Documento, al que llegamos pinchando en el botón {{: | + | |
- | El caso más fácil es añadir un archivo fijo, como puede ser un folleto | + | ==== Fusión ==== |
- | {{ : | + | En la fusión se sustituyen las referencias |
- | Si por lo contrario queremos crear un adjunto basándonos en datos de Smart, podemos escoger | + | Si una fuente de datos devuelve menos columnas o registros que fuesen necesarios para llenar |
- | También se añaden automáticamente en la rejilla correspondiente los parámetros del comando (si los tiene). | + | |
- | {{ : | + | |
- | Podemos poner para cada parámetro un valor fijo en la columna //Valor//, o una referencia | + | Si la referencia se ha creado con '' |
- | Si pinchamos en la pestaña // | + | La fusión de datos se arranca desde el documento de SmartSheet con el menú //Registro/Fusionar (Ctrl+F11)//. |
+ | Hay que confirmar antes el documento con '' | ||
- | El diseñador es parecido al de SmartOffice, pero no es posible utilizar | + | Cuando se da en fusionar, SmartSheet abre las fuentes de datos (internamente) y luego pasa los datos a una nueva hoja de cálculo. Al terminar nos pregunta por el nombre de fichero en el que queremos guardar la nueva hoja: |
- | {{ :usu:smartpdf:spdflazreportdisenador.png?600 |LazReport Diseñador}} | + | {{ :usu:smartsheet:ssheetfusionguardar.png?600 |Fusión guardar}} |
- | También es posible enviar los datos en formato de hoja de cálculo o de texto estructurado. En este caso no definimos ningún diseño, pero en su lugar escogemos | + | La hoja fusionada puede entonces tener el siguiente aspecto: |
- | El formato **SYLK** es para la exportación | + | {{ : |
+ | En este ejemplo, la fuente de datos '' | ||
- | Si queremos quitar temporalmente un adjunto | + | ===== Integración con SmartPdf ===== |
+ | Si disponemos también | ||
+ | {{ : | ||
- | **Una vez que hayamos definido todos los adjuntos, podemos volver al formulario del lote y confirmar el lote con F11.** A partir | + | Después de confirmar |
+ | {{ : | ||
+ | Con esta definición, |
usu/smartsheet/smartsheet_guia_de_iniciacion.1564481868.txt.gz · Última modificación: 2019/07/30 12:17 por stefan