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SmartSheet - guía de iniciación

Con SmartSheet se puede unir datos de Smart repetitivamente en una hoja de cálculo, o sea, refrescar los datos de una hoja de cálculo con los datos actuales de Smart en el momento.

Instalación

La instalación se hace con el programa SmartSheetSetup.exe, que se puede bajar de la página web de Smart.

Los pasos de instalación son los ya habituales para los programas de Smart. Al principio se pone la clave de instalación para la empresa del cliente. Setup clave instalación

Luego, en el paso de las tareas adicionales, hay que marcar que se quiere generar un ícono en el escritorio:  Setup tareas adicionales

Primeros pasos

Cuando se abre el programa por primera vez, hay que poner los credenciales del usuario. Recuerde que cada licencia de SmartPdf corresponde a un usuario. Si su licencia es para el usuario PEPE, debería utilizar este usuario en los credenciales. Conectar

Los credenciales se guardan en un fichero .xml en la carpeta de los datos de programa local, que se puede abrir en Windows 10 con la tecla de Windows + R, y en el dialogo que se abre se pone %localappdata%\smartsheet.

Limitaciones

En primer lugar solo se admiten hojas de cálculo en formato Office Open XML con la extenxión .xlsx, o en formato OpenDocument con extension .ods.

Las hojas de cálculo que crea SmartSheet no pueden mantener cualquier característica de los formatos originales. En general se mantienen por ejemplo

  • Los formatos de las celdas (celdas combinadas, negrita, tamaño de fuente, colores etc.).
  • Las mayoría de las formulas.
  • Gráficos.
  • Imágenes.

Al importar una nueva hoja de cálculo en SmartSheet el programa propone abrir el mismo documento en el formato generado con SmartSheet, para que el usuario comprobase que mantiene todas las características esenciales para el.

Cuando se fusionan los datos de Smart con una hoja de cálculo, es posible que se tiene que añadir líneas o columnas a la hoja para que quepan todos los datos de la selección. En este caso es posible que las formulas o gráficos de la hoja ya no se refieren al rango de celdas correcto. Para evitar este problema, en la definición del area de fusión de datos (ver más abajo), se debería definir un área de celdas lo suficientemente grande para albergar cualquier cantidad de registros que pueda devolver la fuente de datos de Smart.

Conceptos

La manera general de trabajar con SmartSheet sería la siguiente:

  1. Crear una hoja de cálculo en su programa favorito, con todos los datos, formatos, diagramas y gráficos.
  2. Importar esta hoja en SmartSheet.
  3. Definir en SmartSheet una o varias fuentes de datos, que sirven para actualizar los datos de la hoja de cálculo.
  4. Definir el área de datos en la hoja que se tiene que reemplazar por los datos de las fuentes definidas.
  5. Fusionar la hoja con las fuentes de datos y guardar el resultado.
  6. Opcionalmente, si también dispone de una licencia de SmartPdf, añadir la hoja de SmartSheet a una hoja de SmartPdf, para crear y enviar la hoja con regularidad a uno o varios destinatarios por email.

Documentos

Menú Formularios\Documentos

El formulario principal de SmartSheet son los documentos, que se abren desde el menú Formularios/Documentos.

Después de crear un nuevo documento con F3 podemos darle un código manualmente o automáticamente dando en la tecla Intro.

Lo primero que tenemos que hacer es rellenar la cabecera del documento.

Pestaña Campo Descripción
General Código El código del documento. Se asigna un código automáticamente si el usuario no lo mete.
General Nombre Una descripción para el documento.
General Nombre fichero El nombre de la hoja de cálculo que sirvió de base para este documento.
Este campo se pone automáticamente al abrir una hoja de cálculo desde el formulario Registro/Mostrar hoja. La extensión del nombre de fichero determina la extensión del fichero resultante de cada fusión de datos, o sea, si la hoja de cálculo base es una hoja de Excel (.xlsx), los documentos generados por SmartSheet también van a ser hojas de Excel.
General Nom. fichero exp. El nombre que va a tener el documento generado por SmartSheet en el envío por email de SmartPdf.
General Patrón El patrón usado en las celdas de la hoja de cálculo para saber que campo de que fuente de datos hay que meter en cada celda. Se explica con más detalle más adelante.
Normalmente no hace falta cambiar este campo.
General Usuario creación Puesto automáticamente por SmartSheet.
General Fecha creación Puesto automáticamente por SmartSheet.
General Usuario modificación Puesto automáticamente por SmartSheet.
General Fecha modificación Puesto automáticamente por SmartSheet.
General Cód. lote SmartPdf El código de lote de SmartPdf para el envío automatizado de la hoja fusionada dentro de un email de SmartPdf.
General Nro. línea tarea SmartPdf El número de la tarea de SmartPdf para el envío automatizado de la hoja.
Descripción Una descripción cualquiera del documento.

Cada documento de SmartSheet consiste de dos partes principales, los fuentes de datos y una o varias hojas de cálculo dentro de un libro de trabajo.

Las fuentes de datos se añaden directamente en el documento de SmartSheet. Cada línea del documento es una fuente de datos, que podemos añadir con F3 o flecha abajo. Se tiene que dar un código y opcionalmente un nombre a cada fuente.

El resto de la configuración de una fuente de datos se realiza en las pestañas del detalle del documento, Parámetros, SQL y Descripción.

Las listas se definen con una instrucción sql de tipo select, que se mete en el campo Selección, por ejemplo:

SELECT A.RAZON_SOCIAL, A.CIF_NIF, A.CORREO_E,
       B.NRO_FACTURA
FROM TERCERO A
JOIN CAB_FACTURA_VENTA B ON A.TIPO = B.TIPO_TERCERO AND A.CODIGO = B.COD_TERCERO
                         AND A.TIPO = 'CL' AND A.CORREO_E IS NOT NULL
                         AND B.FECHA_EMISION >= :_FE(1)
ORDER BY A.CODIGO

El parámetro :_FE se sustituye por la fecha de ejecución de la tarea. Es posible desplazar esta fecha en días, meses o años, que se puede conseguir añadiendo unos parámetros rodeados por paréntesis: :_FE(d/m/a).

Cada componente 'd', 'm' o 'a' puede definir un dato fijo o una diferencia a la fecha actual. En ese último caso (diferencia) hay que ponerle delante un '-' o un '+'.

Aquí unos ejemplos para una fecha de ejecución 31/07/2009:

Parámetro Fecha resultante
_FE(1) '2009-07-01'
_FE(1/1) '2009-01-01'
_FE(1/-1) '2009-06-01'
_FE(/-1) '2009-06-31' (¡ERROR!)
_FE(-40) '2009-06-21'
_FE(/ /-1) '2008-07-31' (Entre las dos barras no hace falta ningún espacio, solo lo tenía que meter por un problema con el wiki)
_FE(+10) '2009-08-10'

Una vez que salimos del campo Selección, el formulario nos muestra el resutlado del select en la rejilla correspondiente: Lista destinatarios

También es posible partir desde todos los clientes, proveedores o terceros en general, pinchando en el botón correspondiente.

Esto nos va a mostrar la lista de las personas seleccionadas, y nos pone el select adecuado en el campo Selección. Luego podemos filtrar sobre la rejilla con F7 de la manera habitual, lo que automáticamente modifica también el select: Lista dest. clientes

Finalmente también podemos definir una lista estática de destinatarios, marcando la casilla correspondiente en el formulario: List dest. estat. Ahora podemos añadir manualmente cualquier tercero de Smart, u otra persona cualquiera con su nombre y dirección de correo electrónico.

En cuanto confirmemos una lista de destinatarios con F11, podemos ver en la rejilla Campos los campos que devuelve esta lista: Lista dest. campos En la columna Nombre campo dataset vemos los nombres de las variables que podemos utilizar en el diseño de los emails, como se explica más abajo.

Si desconfirmamos una lista de destinatarios, también se desconfirmarán los lotes cuyos tareas hacen referencia a la lista. Se muestra un mensaje al usuario con todos los lotes desconfirmados, para que los pueda confirmar otra vez al terminar el trabajo sobre la lista.

Lotes de tareas

Menú Formularios\Lotes

Los lotes sirven para agrupar una serie de tareas y ejecutarlas en un orden específico. Además son los lotes que definen el momento (horario) de ejecutar las tareas. Añadimos un nuevo lote con código predefinido con F3 e Intro. Lote general

En la pestaña Planificación podemos definir el horario: Lote planificación

Campo Descripción
Cada 2 minutos Se ejecuta el lote cada 2 minutos. Este es el intervalo de ejecución del programa SmartServices, que es el programa que realiza las tareas. Con otras palabras, si marcamos Cada 2 minutos, el lote se ejecuta cada vez que se ejecuta el programa SmartServices.
Fecha fija Una fecha fija en la que se quiere ejecutar el lote.
Cada día de mes Se puede definir el día del mes en que se quiere ejecutar el lote. Si al mismo tiempo se marca el campo Cada día laboral entonces se calcula el x día laboral del mes, si x es el número introducido en ese campo. En ese caso hace falta definir un calendario en el campo Cód. calendario.
Desplazar días Se puede desplazar la fecha de ejecución definida en los demás campos por los días introducidos en ese campo. Para ejecutar una tarea el último día de cada mes, se pone 1 en Cada día de mes y -1 en este campo.
Cada lunes/martes… Con esas casillas se puede definir uno o varios días de la semana en que se quiere ejecutar el lote.
Cada día laboral Marcando este campo se ejecuta el lote todos los días laborales. Hace falta definir un calendario en Cód. calendario. Por defecto se coge el calendario estándar de la empresa.
Cada día festivo Ejecutar el lote cada día festivo. Hace falta definir un calendario en Cód. calendario. Por defecto se coge el calendario estándar de la empresa.
Permitir saltar ejec. En general se debería poner 'S' en esa casilla. Si se deja en 'N' significa que, si el lote termina con un error, el día siguiente se vuelve a intentar hasta que termine con éxito.
Planificación Cód. calendario El código del calendario a usar para calcular los días laborales.

Una vez definida la planificación, podemos añadir una o varias tareas al lote. Seleccionamos la rejilla y damos en F3 o Flecha abajo. Lote tareas

Flecha arriba abajoLe damos un nombre a cada tarea y las reordenamos con las dos flechas como lo necesitemos.

La edición detallada de cada tarea se debería hacer pinchando en el botón correspondiente Editar tarea.

Con F11 podemos confirmar el lote. Una vez confirmado ya no serán posible cambios ni en el mismo lote ni en cualquier componente del lote (tareas y documentos). Solo lotes confirmados serán ejecutados. Si un lote está suspendido, lo podemos arrancar otra vez si lo desconfirmamos y confirmamos con F11.

Tareas

Las tareas definen el envío por email de los documentos. Los documentos a enviar se añaden en la rejilla de Documentos, lo que se explica más adelante.

Tarea general

Campo Descripción
Ejecutar siempre Hay que marcar este campo si queremos que se ejecute la tarea incluso si alguna tarea anterior en el lote había terminado con un error.
Útil por ejemplo para el envío de un resultado de la tarea.
Fallo de envío es error Si lo marcamos, un error en el envío (por ejemplo por un fallo en la red) se trata igual que un error al ejecutar la tarea.
Parar lote al error Si está marcada esta opción (valor por defecto), en caso de un error no se ejecutan las tareas restantes del lote, con la excepción de las tareas marcadas con Ejecutar siempre.
Suspender lote al error Si la tarea da un error, se marca el lote como suspendido y no se vuelve a ejecutar hasta que se desconfirme el lote y se vuelve a confirmar.
Cód. lista destinatarios La lista de destinatarios para esta tarea.
Usuario conexión Por defecto, la tarea se ejecuta bajo con un usuario del sistema. En este campo se puede definir otro usuario a utilizar en la conexión a la base de datos.
Grupo conexión El grupo para la conexión. Solo se toma en cuenta si se ha definido también el Usuario conexión.
Clave conexión La contraseña para el Usuario conexión.

E-Mail

En la pestaña E-Mail se define el formato y los destinatarios del email a enviar.

Email cuerpo

Un email consiste de los tres partes prefijo, cuerpo y firma, que se pueden definir en las pestañas correspondientes. En cualquier de estos campos, y también en el campo Asunto email, está permitido el uso de parámetros.

Un parámetro se define por las llaves, por ejemplo {Nombre}.

Cualquier parámetro usado en estos campos aparece automáticamente en la pestaña Parámetros, donde le podemos asignar un campo de la lista de destinatarios con F6 desde el campo Nombre campo dataset. Email parámetros

Cuando se crean los emails y se recorre la lista de los destinatarios, se sustituyen los parámetros por los campos de la lista para personalizar cada email.

Los partes prefijo y firma permiten el uso de html, para por ejemplo incluir imagenes en la firma o cambiar el tamaño de la letra. Email firma

Cualquier imagen utilizado en estos dos campos se sube inmediatamente a la base de datos y se puede ver en la pestaña Imagenes. Email imagenes

La definición de los destinatarios se hace desde la pestaña correspondiente. Email destinatarios

Al igual que con los parámetros, podemos escoger un campo de la lista de destinatarios que contiene la dirección de email del destinatario, con F6 desde el campo Nombre campo dataset.
También es posible definir una dirección de email fija en el campo Destinatario.
En cualquier caso hay que escoger el Tipo dest. para cada línea añadida.

Plantillas

Es posible guardar los campos Asunto email, Email prefijo, Email cuerpo, Email firma e Imagenes en una plantilla, para reutilizar el formato en otra tarea. Se consigue con los dos botones Cargar desde plantilla y Guardar como plantilla.

Documentos de tareas

Los documentos a enviar se definen en la rejilla de la pestaña General de las tareas. Tarea documentos

Añadimos una línea para cada adjunto y le ponemos un nombre. Luego usamos el botón Editar documento para editar el detalle de cada documento.

Los documentos no están ordenados, no se puede saber el órden de su generación.

Documentos

En el formulario de Documento, al que llegamos pinchando en el botón Editar documento desde la rejilla de las tareas, podemos definir los adjuntos que deben acompañar cada email.

El caso más fácil es añadir un archivo fijo, como puede ser un folleto de promoción o un manual de una máquina. Estos adjuntos fijos se añaden con el botón Sel. fichero. Documento fijo

Si por lo contrario queremos crear un adjunto basándonos en datos de Smart, podemos escoger el botón Sel. informe y escoger un procedimiento para sacar la información de la base de datos. Al escoger un procedimiento se crea automáticamente una instrucción select en el campo Comando, que la podemos modificar según necesidad.
También se añaden automáticamente en la rejilla correspondiente los parámetros del comando (si los tiene). Documento general

Podemos poner para cada parámetro un valor fijo en la columna Valor, o una referencia a la lista de destinatarios, escogiendo el campo de la lista con F6 desde la columna Nombre campo dataset.

Si pinchamos en la pestaña Datos, el programa no deja poner unos parámetros temporales para abrir la consulta. Esto es necesario si queremos crear el diseño del informe, desde el menú Registro/Diseño. El diseño del informe es imprescindible si queremos enviar el adjunto en formato PDF.

El diseñador es parecido al de SmartOffice, pero no es posible utilizar los diseños que ya existen en SmartOffice. LazReport Diseñador

También es posible enviar los datos en formato de hoja de cálculo o de texto estructurado. En este caso no definimos ningún diseño, pero en su lugar escogemos el formato a exportar en el campo Cód. formato export. El formato SYLK es para la exportación en hoja de cálculo, mientras los otros formatos son para la exportación de texto.

Si queremos quitar temporalmente un adjunto de un envío sin tener que borrar el documento por completo, podemos desmarcar el campo Activo.

Una vez que hayamos definido todos los adjuntos, podemos volver al formulario del lote y confirmar el lote con F11. A partir de este momento ya no se puede cambiar ningún componente del lote, ni las tareas, ni los documentos.

usu/smartsheet/smartsheet_guia_de_iniciacion.1564481868.txt.gz · Última modificación: 2019/07/30 12:17 por stefan

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