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SmartPdf - guía de iniciación

SmartPdf - guía de iniciación

SmartPdf es un programa de Smart Software Solutions, que sirve para definir tareas recurrentes:

Envíos de emails a clientes/proveedores/empleados etc. con información actual, por ejemplo el resumen de facturación del último mes. La información se puede enviar en formato Pdf, hoja de cálculo o en texto formateado.
Tareas de mantenimiento en la base de datos. Aquí también es posible enviar el resultado de la tarea por ejemplo a un empleado.

Instalación

La instalación se hace con el programa SmartPdfSetup.exe, que se puede bajar de la página web de Smart.

Los pasos de instalación son los ya habituales para los programas de Smart. Al principio se pone la clave de instalación para la empresa del cliente.

Luego, en el paso de las tareas adicionales, hay que marcar que se quiere generar un ícono en el escritorio:

Primeros pasos

Cuando se abre el programa por primera vez, hay que poner los credenciales del usuario. Recuerde que cada licencia de SmartPdf corresponde a un usuario. Si su licencia es para el usuario PEPE, debería utilizar este usuario en los credenciales.

Los credenciales se guardan en un fichero .xml en la carpeta de los datos de programa local, que se puede abrir en Windows 10 con la tecla de Windows + R, y en el dialogo que se abre se pone %localappdata%\smartpdf.

Conceptos

Lista de destinatarios

Menú	Formularios\Listas de destinatarios

Las listas de destinatarios son la base para cualquier lote de tareas. Estas listas definen los destinatarios de los emails, y también pueden definir los documentos a enviar.

Después de crear una nueva lista con F3 podemos darle un código manualmente o automáticamente dando en la tecla Intro.

Las listas se definen con una instrucción sql de tipo select, que se mete en el campo Selección, por ejemplo:

SELECT A.RAZON_SOCIAL, A.CIF_NIF, A.CORREO_E,
       B.NRO_FACTURA
FROM TERCERO A
JOIN CAB_FACTURA_VENTA B ON A.TIPO = B.TIPO_TERCERO AND A.CODIGO = B.COD_TERCERO
                         AND A.TIPO = 'CL' AND A.CORREO_E IS NOT NULL
                         AND B.FECHA_EMISION >= :_FE(1)
ORDER BY A.CODIGO

El parámetro :_FE se sustituye por la fecha de ejecución de la tarea. Es posible desplazar esta fecha en días, meses o años, que se puede conseguir añadiendo unos parámetros rodeados por paréntesis: :_FE(d/m/a).

Cada componente 'd', 'm' o 'a' puede definir un dato fijo o una diferencia a la fecha actual. En ese último caso (diferencia) hay que ponerle delante un '-' o un '+'.

Aquí unos ejemplos para una fecha de ejecución 31/07/2009:

Parámetro	fecha resultante
FE(1)	'2009-07-01'
FE(1/1)	'2009-01-01'
FE(1/-1)	'2009-06-01'
FE(/-1)	'2009-06-31' (¡ERROR!)
FE(-40)	'2009-06-21'
FE(/ /-1)	'2008-07-31' (Entre las dos barras no hace falta ningún espacio, solo lo tenía que meter por un problema con el wiki)
FE(+10)	'2009-08-10'

Una vez que salimos del campo Selección, el formulario nos muestra el resutlado del select en la rejilla correspondiente:

También es posible partir desde todos los clientes, proveedores o terceros en general, pinchando en el botón correspondiente.

Esto nos va a mostrar la lista de las personas seleccionadas, y nos pone el select adecuado en el campo Selección. Luego podemos filtrar sobre la rejilla con F7 de la manera habitual, lo que automáticamente modifica también el select:

Finalmente también podemos definir una lista estática de destinatarios, marcando la casilla correspondiente en el formulario: Ahora podemos añadir manualmente cualquier tercero de Smart, u otra persona cualquiera con su nombre y dirección de correo electrónico.

En cuanto confirmemos una lista de destinatarios con F11, podemos ver en la rejilla Campos los campos que devuelve esta lista: En la columna Nombre campo dataset vemos los nombres de las variables que podemos utilizar en el diseño de los emails, como se explica más abajo.

Lotes de tareas

Menú	Formularios\Lotes

Los lotes sirven para agrupar una serie de tareas y ejecutarlas en un orden específico. Además son los lotes que definen el momento (horario) de ejecutar las tareas. Añadimos un nuevo lote con código predefinido con F3 e Intro.

En la pestaña Planificación podemos definir el horario:

Campo	Descripción
Cada 2 minutos	Se ejecuta el lote cada 2 minutos. Este es el intervalo de ejecución del programa SmartServices, que es el programa que realiza las tareas. Con otras palabras, si marcamos Cada 2 minutos, el lote se ejecuta cada vez que se ejecuta el programa SmartServices.
Fecha fija	Una fecha fija en la que se quiere ejecutar el lote.
Cada día de mes	Se puede definir el día del mes en que se quiere ejecutar el lote. Si al mismo tiempo se marca el campo `Cada día laboral` entonces se calcula el x día laboral del mes, si x es el número introducido en ese campo. En ese caso hace falta definir un calendario en el campo `Cód. calendario`.
Desplazar días	Se puede desplazar la fecha de ejecución definida en los demás campos por los días introducidos en ese campo. Para ejecutar una tarea el último día de cada mes, se pone 1 en `Cada día de mes` y `-1` en este campo.
Cada lunes/martes…	Con esas casillas se puede definir uno o varios días de la semana en que se quiere ejecutar el lote.
Cada día laboral	Marcando este campo se ejecuta el lote todos los días laborales. Hace falta definir un calendario en `Cód. calendario`. Por defecto se coge el calendario estándar de la empresa.
Cada día festivo	Ejecutar el lote cada día festivo. Hace falta definir un calendario en `Cód. calendario`. Por defecto se coge el calendario estándar de la empresa.
Permitir saltar ejec.	En general se debería poner 'S' en esa casilla. Si se deja en 'N' significa que, si el lote termina con un error, el día siguiente se vuelve a intentar hasta que termine con éxito.
Planificación	Cód. calendario	El código del calendario a usar para calcular los días laborales.

Una vez definida la planificación, podemos añadir una o varias tareas al lote. Seleccionamos la rejilla y damos en F3 o Flecha abajo.

Le damos un nombre a cada tarea y las reordenamos con las dos flechas como lo necesitemos.

La edición detallada de cada tarea se debería hacer pinchando en el botón correspondiente .

Tareas

Las tareas definen el envío por email de los documentos. Los documentos a enviar se añaden en la rejilla de Documentos, lo que se explica más adelante.

Campo	Descripción
Ejecutar siempre	Hay que marcar este campo si queremos que se ejecute la tarea incluso si alguna tarea anterior en el lote había terminado con un error. Útil por ejemplo para el envío de un resultado de la tarea.
Fallo de envío es error	Si lo marcamos, un error en el envío (por ejemplo por un fallo en la red) se trata igual que un error al ejecutar la tarea.
Parar lote al error	Si está marcada esta opción (valor por defecto), en caso de un error no se ejecutan las tareas restantes del lote, con la excepción de las tareas marcadas con Ejecutar siempre.
Suspender lote al error	Si la tarea da un error, se marca el lote como suspendido y no se vuelve a ejecutar hasta que se desconfirme el lote y se vuelve a confirmar.
Cód. lista destinatarios	La lista de destinatarios para esta tarea.
Usuario conexión	Por defecto, la tarea se ejecuta bajo con un usuario del sistema. En este campo se puede definir otro usuario a utilizar en la conexión a la base de datos.
Grupo conexión	El grupo para la conexión. Solo se toma en cuenta si se ha definido también el Usuario conexión.
Clave conexión	La contraseña para el Usuario conexión.

E-Mail

En la pestaña E-Mail se define el formato y los destinatarios del email a enviar.

Un email consiste de los tres partes prefijo, cuerpo y firma, que se pueden definir en las pestañas correspondientes. En cualquiera de estos campos, y también en el campo Asunto email, está permitido el uso de parámetros.

Un parámetro se define por las llaves, por ejemplo {Nombre}.

Cualquier parámetro usado en estos campos aparece automáticamente en la pestaña Parámetros, donde le podemos asignar un campo de la lista de destinatarios.

Los partes prefijo y firma permiten