Smartwiki

Esta página es de solo lectura. Puedes ver la fuente pero no puedes cambiarla. Pregunta a tu administrador si crees que esto es incorrecto.
====== Guía de iniciación de SmartFec ======
{{ :usu:smartfec:smartfec.png?200 |SmartFec}}
Smart Factura Electrónica Colombiana, el programa de Smart para la presentación de facturas y notas de crédito ante la DIAN.

===== Requisitos =====


===== Instalación =====
La instalación se realiza con el programa instalador //SmartFecSetup.exe//, que se puede bajar desde la web de Smart [[http://www.smartastur.es]], menú //Descargas//.

La clave de instalación a poner en el primer dialogo la podemos sacar de SmartOffice, menú //Configuración/Datos empresa//, pestaña //General//, campo //Clave de instalación//.

Salvo casos especiales, solo tenemos que poner dicha clave y luego podemos confirmar todos los dialogos del instalador. 

Los pasos del instalador se explican detalladamente [[usu:instalador_comun#instalacion_aplicaciones_icono_unico|aquí]].

/*
La instalación se realiza con el programa instalador //SmartFecSetup.exe//, que se puede bajar desde la web de Smart [[http://www.smartastur.com]], menú //Descargas//.

La clave de instalación a poner en el primer dialogo la podemos sacar de SmartOffice, menú //Configuración/Datos empresa//, pestaña //General//, campo //Clave de instalación//.

Salvo casos especiales, solo tenemos que poner dicha clave y luego podemos confirmar todos los dialogos del instalador. Si queremos un ícono en el escritorio, lo marcamos en el sexto dialogo como se puede ver a continuación.
{{ :usu:smartfec:fecinstal1.png?400 |Instalador 1}}
{{ :usu:smartfec:fecinstal2.png?400 |Instalador 2}}
{{ :usu:smartfec:fecinstal3.png?400 |Instalador 3}}
{{ :usu:smartfec:fecinstal4.png?400 |Instalador 4}}
{{ :usu:smartfec:fecinstal5.png?400 |Instalador 5}}
{{ :usu:smartfec:fecinstal6.png?400 |Instalador 6}}
{{ :usu:smartfec:fecinstal7.png?400 |Instalador 7}}
*/
===== Configuración =====
Cuando abrimos por primera vez la aplicación, SmartFec nos pregunta por nuestro nombre de usuario y contraseña.
{{ :usu:smartfec:feclogin.png?400 |Login}}
**Hay que usar un nombre de usuario para él que hemos obtenido una licencia de SmartFec.**

Una vez abierto el programa, nos dirigimos a //Archivo/Opciones//, para configurar la aplicación.

{{ :usu:smartfec:fecopcionesgeneral.png?400 |Opciones generales}}
En la pestaña //General// normalmente no tenemos que cambiar nada.

{{ :usu:smartfec:fecopcionesbd.png?400 |Opciones bases de datos}}
En este dialogo tenemos que seleccionar el código de los datos de acceso a la web de la DIAN. Los posibles códigos a elegir los define Smart. Bajo circunstancias normales va a haber un código //PRUEBA// y otro //PROD//, para el envío al sistema de pruebas o de producción.

{{ :usu:smartfec:fecopcionesnroserie.png?400 |Opciones nro. serie}}
En está rejilla hay que poner el o los números de serie que hemos adquirido para SmartFec. Hasta el día 31 de Marzo de 2019 el programa se puede usar sin restricciones, a partir de este momento será necesario un número de serie.

==== Datos básicos ====
En el menú //Configuración// encontramos accesos a formularios y rejillas con datos básicos. 

=== Datos de acceso ===
Los datos de acceso definen el acceso a la interfaz de //Facture//, a la API de //PLCOLAB//. **Estos datos normalmente los pone Smart y no hace falta modificarlos por el usuario.**

Los códigos definidos en este formulario son los que se puede elegir en las //Opciones bases de datos//, campo //Cód. datos acceso//, que se ha explicado más arriba en esta guía.

{{ :usu:smartfec:fecdatosaccesogeneral.png?400 |Datos de acceso}}

^Area ^Pestaña ^Campo ^Descripción ^
|**Cabecera** |**General** | |**Datos de acceso generales.** |
|Cabecera |General |Código |El código de los datos. |
|Cabecera |General |Descripción |Una descripción cualquiera del acceso. |
|Cabecera |General |Acceso de pruebas |Opción que decide si los datos se suben a un sistema de pruebas o de producción. Los datos metidos en la pestaña //Conexión datos técnicos// tienen que coincidir con el valor de este campo. |
|Cabecera |General |Destinatario para pruebas |Solo se toma en cuenta cuando se ha marcado la opción anterior, //Acceso de pruebas//. Si se mete algo en este campo, en lugar de enviar los emails de confirmación a los clientes se envía siempres al destinatario metido en este campo. |
|Cabecera |General |Usuario cto. |El usuario del contrato con Facture. |
|Cabecera |General |Nombre cliente cto. |El nombre del cliente del contrato con Facture. |
|Cabecera |General |Clave cto. |La clave del contrato con Facture. |
|Cabecera |General |Tenant id. cto. |El //Tenant-ID// del contrato con Facture. |
|**Cabecera** |**Conexión datos técnicos** | |**Datos técnicos de la conexión con la interfaz PLCOLAB.** |
|Cabecera |Conexión datos técnicos |Emisión clave principal | |
|Cabecera |Conexión datos técnicos |Emisión clave secundaria | |
|Cabecera |Conexión datos técnicos |Recepción clave principal | |
|Cabecera |Conexión datos técnicos |Recepción clave secundaria | |
|Cabecera |Conexión datos técnicos |Url base |La //URL// base del servicio web PLCOLAB. |

=== Datos de emisor ===
Los datos de emisor se copian desde SmartOffice al instalar la aplicación. Solo hace falta revisar los campos y corregirlos en caso de necesidad.
{{ :usu:smartfec:confdatosemisor.png?400 |Datos emisor}}
El campo ''Correo electrónico'' es importante para el envío de las notificaciones a los clientes y sirve como dirección de remitente.

El ''Nº de identificación'' recoge el NIT sin dígito de control, que por su parte va al campo ''Dígito de verificación''.

=== Numeraciones DIAN ===
En este formulario tenemos que introducir las numeraciones de facturas que ha asignado la DIAN a nuestra empresa. Tiene que haber por lo menos una numeración para facturas y otra para las notas de crédito. 
Las numeraciones tienen que distinguirse por el prefijo y/o el periodo de validez (fecha inicio/final). Solo así se puede averiguar, cual es la numeración que corresponde a cada factura/nota de crédito en SmartOffice.
{{ :usu:smartfec:fecnumdianfact.png?400 |Numeraciones DIAN}}
**Hay que confirmar con F11 cada numeración DIAN para que quede activa en el sistema.**

=== Motivos de abono ===
En esta rejilla tenemos que definir para cada motivo de abono de SmartOffice, a que tipo de nota de crédito/débito corresponde este motivo.
{{ :usu:smartfec:fecmotivosabono.png?400 |Motivos de abono}}

=== Formas de pago ===
Para cada forma de pago de SmartOffice hay que definir la forma de pago correspondiente de la DIAN.
{{ :usu:smartfec:fecformaspago.png?400 |Formas de pago}}

=== IVA de terceros ===
Hay que definir el tipo de régimen que corresponde a cada tipo de IVA de terceros.
{{ :usu:smartfec:fecivatercero.png?400 |IVA de terceros}}

=== Tipos de identificación ===
Es necesario definir los tipos de identificación que se ha utilizado en SmartOffice para identificar cada uno de sus clientes (NIT, Nro. de pasaporte etc.). Para cada uno de estos tipos se tiene que definir tanto el tipo de identificación de la DIAN correspondiente, como el tipo de persona (jurídica/natural) que corresponde al tipo de identificación definido.
{{ :usu:smartfec:fectipoident.png?400 |Tipos de identificación}}

Luego, en SmartOffice, hay que asignar a cada uno de los clientes el tipo de identificación que se ha utilizado en el campo del NIT:
{{ :usu:smartfec:fecsmartfichacliente.png?400 |Ficha de cliente SmartOffice}}

===== Facturas y notas de crédito =====
Desde el menú //Formularios/Documentos// llegamos al formulario principal de SmartFec.
{{ :usu:smartfec:fecdocgeneral.png?600 |Documentos}}
Este formulario sirve tanto para las facturas como para las notas de crédito.

A gran escala, la manera de proceder es la siguiente:
  - Crear una nuevo documento (''F3'').
  - Introducir en el campo ''Nº factura Smart'' el número de la factura o nota de crédito de SmartOffice. A continuación dar en ''Intro''.
  - Se pasan automáticamente todos los datos de la factura de SmartOffice al formulario. 
  - **Hay que revisar los datos y completarlos donde sea necesario.**
  - ''F11'' (menú //Registro/Confirmar//) para confirmar el documento e impedir cambios.
  - ''Ctrl+F11'' (menú //Registro/Enviar//) para enviar el documento a la DIAN.
  - Comprobar los resultados (se explica más adelante).

Con ''F10'' (menú //Registro/Calcular//) podemos pasar todas las facturas y notas de crédito de SmartOffice entre dos fechas. Solo se pasarán aquellos documentos, para los que exista una numeración de la DIAN (ver menú //Configuración/Numeraciones DIAN//) y que aún no han sido creados en SmartFec.
 
A continuación se explican los campos y partes más importantes del formulario de documentos. Si nos colocamos con el cursor encima de cualquier campo, o encima del título de una rejilla, el programa nos dará una explicación breve del campo actual.

^Area ^Pestaña ^Campo ^Descripción ^
|**Cabecera** |**General** | |**Datos identificativos de la factura.** |
|Cabecera |General |Nº documento |Un número interno para identificar el documento. No se puede modificar, se genera automáticamente. |
|Cabecera |General |Nº factura Smart |El número de la factura o nota de crédito en SmartOffice. |
|Cabecera |General |Nº documento DIAN |El número de la factura o nota de crédito comunicado a la DIAN. Es el número de SmartOffice sin símbolos (''-'', ''_'' etc.) y sin ceros delanteros entre el prefijo y el número. |
|Cabecera |General |Fecha |Fecha de emisión. |
|Cabecera |General |Vencimiento |Fecha del último vencimiento. El detalle de los vencimientos se guarda en la pestaña //Info. adicional// de las líneas. |
|Cabecera |General |Tipo factura/nota |Cuando tratamos una factura, este campo nos muestra el tipo de la factura, y en caso de las notas de crédito/débito, el tipo de la nota, que depende del motivo de abono que hamos dado a la nota en SmartOffice. |
|Cabecera |General |Nº factura asociada |Este campo y el resto de campos de la pestaña //General// solo importan para las notas de crédito/débito. Si hemos presentado la factura asociada a la nota a través de SmartFec, debemos introducir el número de documento presentado en este campo. Se puede utilizar la función de Ojear (F6). En este caso los siguientes 3 campos se rellenan automáticamente.\\ Si por lo contrario se ha presentado la factura asociada por otro medio que no sea SmartFec, tenemos que rellenar manualmente los siguientes tres campos ''Nº DIAN factura asociada'', ''Fecha factura asociada'' y ''CUFE factura asociada''. |
|**Cabecera** |**Emisor** | |**En la pestaña del emisor normalmente no tenemos que hacer nada, puesto que se copian los datos del emisor estandar definido en el menú //Configuración/Datos de emisor//.** |
|**Cabecera** |**Cliente** | |**Datos del cliente de la factura.** |
|Cabecera |Cliente |Tipo tercero cliente |Tiene que ser ''CL''. |
|Cabecera |Cliente |Cód. tercero cliente |Cuando se pone un código de un cliente de SmartOffice en este campo, automáticamente se copian los datos del cliente a los demás campos de esta pestaña. |
|Cabecera |Cliente |Nº ident. cliente |Cuando el tipo de identificación es NIT, hay que poner el NIT sin dígito de control, que por su parte va al siguiente campo ''Dígito verif. cliente''. |
|Cabecera |Cliente |Primer nombre cliente\\ Segundo nombre cliente\\ Apellido cliente |Solo se debe rellenar estos campos cuando se trata de una persona natural, no jurídica. |
|**Cabecera** |**Importes** | |**Los importes sobre el total de la factura.\\ REVISAR CON ATENCIÓN.** |
|**Cabecera** |**Numeración** | |**Esta pestaña recoge los datos de la numeración asignada por la DIAN.\\ SmartFec intenta averiguar la numeración que corresponde al número de factura/nota de crédito que hemos metido en el campo ''Nº documento'', y si no encuentra ninguna numeración, nos da un aviso.** |
|**Cabecera** |**Cambio** | |**Esta pestaña solo tiene importancia, si el documento ha sido expedido en una divisa que no sea COP. En este caso SmartFec ha cambiado los importes de la factura/nota a COP, y esta pestaña recoge los importes originales de la factura. (sin implementar)** |
|**Cabecera** |**Observaciones** | |**Un comentario opcional.** |
|**Cabecera** |**Control** | |**Datos sobre el estado de un documento.** |
|Cabecera |Control |Confirmado |Un documento confirmado ya no se puede modificar.\\ Es posible desconfirmar un documento mientras no esté enviado. |
|Cabecera |Control |Enviado |Un documento enviado ya no se puede desconfirmar, y por lo tanto tampoco se puede modificar. No es posible enviar con ''Ctrl+F11'' un documento que ya ha sido enviado. Enviado solo se marca con ''S'' si el documento ha sido enviado con éxito. Un envío erróneo deja el estado en ''N''. |
|Cabecera |Control |Aceptado\\ Estado |Estos campos dan información sobre que si un documento ha sido aceptado o rechazado por el cliente. (**sin implementar**) |
|**Cabecera** |**Resultado** | |**Esta pestaña muestra la información recibida al enviar con éxito el documento a la DIAN.** |
|Cabecera |Resultado |Id. resultado último envío |Con ''Mayús.+F6'' llegamos al formulario con los detalles técnicos del último envío (se explica más abajo). |
|Cabecera |Resultado |UUID |El **CUFE** del documento enviado. |
|Cabecera |Resultado |URL\\ Url del documento PDF\\ Url del documento Xml |Con ''Mayús.+F6'' podemos ir directamente a la información guardada en la web. |
|**Líneas** |**Líneas** | |**La pestaña //Líneas// muestra los productos con sus cantidades y precios.** |
|Líneas |Líneas |Cód. producto\\ Cód. producto comunicado |Estos dos campos muestran normalmente el mismo código de producto de SmartOffice. Solamente si se ha unificado en SmartOffice un código de producto con otro código, entonces el campo ''Cód. producto comunicado'' muestra el código original comunicado a la DIAN, y ''Cód. producto'' el código del producto unificado. |
|Líneas |Líneas |Cantidad\\ Precio |En SmartOffice trabajamos con dos cantidades, por ejemplo //alquiler durante de 1 mes (cantidad_1) de 3 unidades (cantidad_2) de andamios//.\\ SmartFec pone la cantidad_1 en el campo ''Cantidad'' de la línea, y la cantidad_2, si es diferente a 0, como comentario en el detalle de cada línea, pestaña //Info. adic. línea//.\\ El campo ''Precio'' es el precio de unidad en SmartOffice multiplicado por la cantidad_2. |
|Líneas |Líneas |Cambio importe\\ Cambio precio |Estos campos llevan los importes de la línea en la divisa original, si la factura ha sido expedido en una divisa que no sea COP. (sin implementar) |
|**Detalle** |**Info. adic. línea** | |**Esta pestaña muestra información adicional para la línea de producto activa. Esto puede ser la segunda cantidad (ver arriba), o el número de matrículo o número de serie del producto.** |
|**Líneas** |**Notificaciones** | |**Esta rejilla sirve para definir como notificar al cliente sobre la expedición de la factura/nota de crédito.\\ HAY QUE PONER POR LO MENOS UNA LÍNEA.** |
|Líneas |Notificaciones |De |Se coge de los datos de emisor, campo ''Correo electrónico''. |
|Líneas |Notificaciones |Para |Se coge de los datos de la factura de SmartOffice, pestaña //Comunicación//, campo ''Correo_e''. |
|**Líneas** |**Impuestos** | |**Los impuestos del documento.\\ REVISAR CON ATENCIÓN.** |
|**Líneas** |**Retenciones** | |**Las retenciones del documento.\\ REVISAR CON ATENCIÓN.** |
|**Líneas** |**Info. adicional** | |**Rejilla para guardar información adicional para la factura/nota. Se usa por ejemplo para guardar los vencimientos de la factura.** |

==== Calcular (F10) ====
Menú //Registro/Calcular//.

Con ''F10'' podemos importar todas las facturas y notas de crédito de SmartOffice entre dos fechas. Solo se pasarán aquellos documentos, para los que exista una numeración de la DIAN (ver menú //Configuración/Numeraciones DIAN//) y que aún no han sido creados en SmartFec.

==== Confirmar (F11) ====
Menú //Registro/Confirmar//.

Después de confirmar el documento, ya no es posible modificarlo. 

==== Enviar (Ctrl+F11) ====
Menú //Registro/Enviar//.

Solo es posible enviar un documento confirmado.\\
Cuando se da en ''Ctrl+F11'', SmartFec crea un fichero //XML// del documento y lo envía a la DIAN.

Al terminar se muestra un formulario con el resultado detallado, que se explica a continuación.

==== Resultados ====
Menú //Registro/Resultados//.
{{ :usu:smartfec:fecresultadogeneral.png?600 |Resultados}}
Cualquier envío crea un resultado, tanto los envíos de documentos erróneos como los exitosos, pero también las consultas del estado de un documento. Si escogemos el menú //Registro/Resultados//, vemos los resultados de todos los envíos que hemos realizado sobre el documento actual.

Cuando hemos enviado un documento con //Registro/Enviar//, al final del envío SmartFec nos muestra el resultado de este envío en concreto, y podemos comprobar su estado. Si el campo **''Envío OK''** lleva un ''S'', el documento ha sido registrado con éxito en la DIAN. En caso contrario tenemos que revisar las demás pestañas del formulario de resultados.\\Especialmente útil puede ser la información de la pestaña //Comentarios// y //Datos recibidos//. Si no queda claro, cual puede ser la razón del fallo, podemos copiar el contenido de las pestañas //Datos enviados// y //Datos recibidos// y enviar esta información al servicio técnico de //FACTURE//, que son los proveedores de la interfaz entre SmartFec y la DIAN.

==== Consultar aceptación ====
Menú //Registro/Consultar aceptación//.

Para un documento enviado a la DIAN con éxito podemos consultar el estado de aceptación por el cliente.

Si la consulta termina sin error, se actualizan los dos campos ''Aceptado'' y ''Estado'' de la pestaña //Control// del documento, para mostrar el estado actual.

===== Licencia y precio =====
===== Enlaces útiles =====