Smartwiki

Esta página es de solo lectura. Puedes ver la fuente pero no puedes cambiarla. Pregunta a tu administrador si crees que esto es incorrecto.
===== Introducción =====
La finalidad de este módulo es disponer de una base de datos de documentos asociados a las distintas entidades recogidas en Smart Office y que estos documentos puedan ser consultados por los distintos usuarios.

Aunque se puede tratar gran variedad de formatos de documentos, se recomienda utilizar PDFs por su reducido tamaño y por que este tipo de documento no se puede modificar. Por ejemplo, si se quiere añadir un documento realizado con un procesador de textos, es mejor generar un PDF con ese documento e incorporar este PDF, en lugar del fichero original del 

===== Consultar documentos =====
Para ver los documento relacionados con una determinada entidad, seleccionaremos la opción “Documentos” del menú de la ficha o el formulario en el que estemos. Desde aquí podremos acceder a todos los documentos de esta ficha o formulario.\\
Por ejemplo, si queremos ver los documentos de un determinado producto, vamos a la ficha del producto en cuestión y seleccionamos la opción de menú “Producto / Documentos”

{{ :usu:modulos:menu_documentos.jpg?800 | }}

Eso nos abrirá la ficha de los documentos de ese producto y para buscar el documento en cuestión, como siempre, con F5 podemos ver una lista de los documentos, utilizar filtros, etc.

Una vez localizado el documento que nos interesa, iremos a la pestaña “Documento” y ahí, dependiendo del formato del documento adjunto, podremos tener una vista de la primera página y para acceder al documento, basta con hacer doble click encima de esta vista y se nos abrirá automáticamente el programa necesario para visualizarlo e imprimirlo. Así, si el documento incorporado es un PDF, se presenta una vista de la primera hoja del documento y al hacer doble clik sobre esta vista, se abrirá el visor de PDF de nuestro sistema.

===== Añadir documentos ===== 
Para añadir un nuevo documento, lo único que tenemos que hacer es lo mismo como si fuésemos a ver sus documentos. Es decir ir a la opción “Documentos” y desde ahí, creamos uno documento, pulsando F3 e “Intro”. Esto nos dará un número de documento de forma automática y se nos creará el vínculo con la entidad desde la que se haya accedido.\\
Es conveniente indicar la fecha y una pequeña descripción de documento que nos será muy útil a la hora de localizarlo. 

Ahora, para añadir el documento, seleccionamos la opción de menú “Perfil / Abrir archivo” o pulsamos F10. En esta nueva ventana, seleccionaremos la opción “Crear desde archivo” y pulsamos el botón “Explorar...”

{{ :usu:modulos:crear_doc.jpg?300 | }}

Buscamos el documento que queremos incorporar y lo seleccionamos. Una vez echo esto y de vuelta en la ventana de “Documentos”, pulsamos F11 para forzar que el documento se guarde en la base de datos y Ctrl+F11 para confirmar el documento y que no se modifique ningún dato de forma accidental.

Con esto ya esta el documento en la base de datos y asociado a la entidad. Ya podemos cerrar la venta de "Documentos"

===== Problemas =====
  - [[usu:so1:problemas_y_sus_soluciones#estructura_formatetc_no_valida|Estructura FORMATETC no válida]]