En lugar de añadir documentos uno por uno en el dialogo de los perfiles de documentos (Formularios/Documentación/Perfiles), se puede usar el programa SmartImportDoc para insertar a la vez una serie de documentos guardados en el ordenador local.

El programa SmartImportDoc tiene que ser instalado en el ordenador del usuario. Eso se puede conseguir fácilmente guardando el ejecutable en la misma base de datos (eso se hace desde Smart). Entonces, al abrir SmartOffice, se baja el ejecutable a la carpeta predeterminada y queda listo para su uso.

Los documentos importados tienen que pertenecer a alguna entidad, como un activo o un albarán de compra. Para poder asignar automáticamente un documento a una entidad, hace falta seguir una estructura predeterminada de carpetas, donde están guardados los documentos:

• Carpeta de documentos
  • ENTIDAD
    • CÓDIGO
      • DOCUMENTO

Un ejemplo:

• Carpeta de documentos
  • ACTIVO
    • AF00001
      • Doc1.doc
      • Doc2.doc
      • Doc3.pdf
    • AF00002
      • Doc1.doc
    • AF00003
      • Doc1.jpg
      • Doc1.doc
  • NRO_SERIE
    • 12345
      • Doc1.doc
  • ALB_COMPRA
    • 09-00001
      • Doc1.jpg
      • Doc2.jpg
    • 09-00002
      • Doc1.doc

De momento, SmartImportDoc reconoce automáticamente las siguientes entidades:

También es posible, en lugar de usar carpetas, unir el nombre de la entidad, del código y del documento en un solo nombre de fichero, usando el símbolo '&' para separar los distintos partes. Así se puede definir un documento de tres maneras:

1. 3 niveles (igual que arriba)

• Carpeta de documentos
  • ENTIDAD
    • CODIGO
      • DOCUMENTO

2. 2 niveles

• Carpeta de documentos
  • ENTIDAD
    • CODIGO&DOCUMENTO (aquí se usa el símbolo & como separador en el nombre del fichero)

3. 1 nivel

• Carpeta de documentos
  • ENTIDAD&CODIGO&DOCUMENTO (otra vez se usa el símbolo & para poder separar el nombre en los tres partes)

Otro ejemplo:

• Carpeta de documentos
  • Documentos mezclados
    • FRA_COMPRA&09-000001&Doc1.doc
    • FRA_COMPRA&09-000001&Doc2.jpg
    • ALB_COMPRA&A09-000001&Doc1.doc
  • ACTIVO
    • AF00001
      • doc1.doc
      • doc2.doc
    • AF00002&doc1.doc
    • AF00003&doc2.doc

SmartImportDoc pide al abrirse la carpeta raíz con los documentos a importar. Al travesar por las sub-carpetas en búsqueda de documentos a importar, se ignorará los nombres de todas las carpetas hasta llegar a una carpeta con el nombre de una entidad.

Al importar un documento se crea un hash (número de comprobación) sobre el contenido del documento y se guarda esta identificación junto con el documento en su perfil. De esta manera se puede averiguar, si un documento ha sido cambiado y tiene que ser actualizado cuando se repita la importación.

Si SmartImportDoc está instalado correctamente, se activa el menú Importación en los perfiles de documentos.

Al escoger este menú, se pide al usuario el nombre de la carpeta con los documentos a importar, y después se arranca el programa SmartImportDoc que empieza directamente con la importación.

SmartImportDoc muestra, mientras lee los documentos, el estado de cada importación.

Al terminar se puede cerrar el programa SmartImportDoc para volver al dialogo de perfiles de documentos. Se debería refrescar (menú Edición/Refrescar datos) los datos para ver los documentos importados.

También se puede arrancar SmartImportDoc directamente (como cualquier programa con un clic doble). Entonces nos va a pedir los credenciales, como el nombre de la base de datos a la que nos queremos conectar, el usuario, clave y, igual que arriba, la carpeta a importar.

Las entidades permitidas se definen en la tabla TIPO_ENTIDAD.