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Cualquier informe en SmartOffice se puede enviar por email a través del botón Mail PDF desde la vista previa:

No obstante, al redactar el email siempre hay que empezar con un email vacío, obligando al usuario de confeccionar su envío cada vez desde cero.

Para facilitar al usuario este trabajo repetitivo, existe en Smart el concepto de las plantillas de email.

Se puede definir una plantilla y asignarla a cualquier informe de Smart. Entonces, en el momento de enviar este informe por email, se preparará el email según la plantilla, con la opción de realizar cambios antes del envío.

Una plantilla constiste de los siguientes campos.

Por defecto, los adjuntos reciben como nombre el título del informe al que pertenecen, o sea, si enviamos una factura de venta el nombre del adjunto podría ser “Impresión de facturas.pdf”. Si queremos darle al adjunto un nombre más apropiado, podemos abrir con F6 desde el campo Cód. informe de la pestaña General la definición del informe. En esta tabla, al final de todo, encontramos el campo Patrón fichero email. Aquí podemos utilizar variables, como se explica más abajo. Si ponemos por ejemplo {NRO_FACTURA}, el fichero va a llamarse igual que el número de factura, la extensión .pdf se añade automáticamente.

El envío de emails usando las plantillas solo funciona si se ha definido un servidor smtp en los datos de empresa. No funciona con la interfaz mapi, que utiliza el programa de email (Outlook etc.) instalado en el ordenador del usuario.

El remitente de cada email va a ser la primera dirección de correo electrónico que se encuentra de los siguientes sitios:

1. La dirección de email del usuario actual, como está puesto en la tabla de los usuarios, menú Configuración/General/Usuarios, campo Dirección electrónica.
2. La dirección de email del empleado (Configuración/General/Empleados), que está enlazado con el usuario actual a través de los campos Usuario/Tipo tercero y Usuario/Cód. tercero.
3. La dirección usada como Usuario en la definición del servidor smtp (ver abajo).

Si existe una dirección electrónica para el usuario actual (casos 1 y 2 del listado anterior), esta dirección va a recibir una copia del email enviado.

Para definir un servidor smtp abrimos los datos de empresa con Configuración/Datos empresa. En la pestaña Comunicación buscamos el campo Serv. correo saliente y seleccionamos o creamos el código SMTP. Hay que rellenar por lo menos los siguientes campos:

Todo el tráfico de salida desde Smart va a usar la misma cuenta, por lo cual, si sabemos que va a haber muchos emails a enviar, hay que asegurarse de que la cuenta smtp utilizada no tenga un límite de volumen de envío.

En los campos Asunto, Prefijo, Cuerpo, Firma y Destinatario se pueden usar variables, que en el momento de crear el email a base de la plantilla se sustituyerán por el campo correspondiente del informe.

En la imagen anterior vemos las tres columnas, que se han utilizado en la plantilla arriba. Se puede usar tanto el título de la columna ({Cód. oferta}) como el nombre interno de la columna ({S_COD_OFERTA}), que se puede ver con Ctrl+F8.

Una variable se marca con llaves ({…}). Si se quiere usar una llave fuera del nombre de una variable, hay que poner delante una barra invertida: \{Este texto aparece con las llaves}.

Los campos Prefijo y Firma tienen que contener texto en formato html.

Una forma fácil de crear este formato es el editor del programa de email Thunderbird.

Redactamos en Thunderbird un mensaje nuevo, utilizando los botones para formatear el mensaje (Negrita, Cursiva, Insertar imagen, etc.). Si no vemos estos botones, hay que activar la edición html desde el menú Opciones/Formato de entraga/Autodetectar.

Ponemos el prefijo (si lo necesitamos), el cuerpo de mensaje que va a ser editable, y por último la firma que queremos que tenga el email.

Para copiar por ejemplo la firma en formato html a nuestra plantilla, marcamos la parte correspondiente en el mensaje que estamos editando (como se puede ver en la imagen de arriba), y entonces escogemos el menú Insertar/Html. Esto nos va a abrir otra ventana que contiene el código html de la parte seleccionada. Podemos seleccionar este código y copiar y pegarlo en la pestaña Firma de la plantilla en Smart.

En el caso de que la firma contenga imágenes, es posible que éstas se representen en codificación BASE64, lo que impide que la selección realizada pueda pegarse directamente en la pestaña Firma. Para hacerlo correctamente, se puede seguir este procedimiento:

1. Guardar las imágenes en archivos en el disco duro.
2. Seleccionar el código HTML como se indica en párrafos anteriores.
3. Copiar este código a un editor de texto.
4. En los lugares en los que se hacer referencia a la imagen en formato BASE64, poner la referencia a la imagen dentro del disco duro en la forma

   src="file:///c:/Programas Delphi5/image001.jpg"

5. Por último, seleccionamos todo el texto, lo copiamos y lo pegamos en la pestaña Firma.

De la misma forma copiamos la parte del prefijo, si lo necesitamos.

La parte del cuerpo, como es texto normal, la podemos copiar y pegar directamente desde el mensaje que estamos editando (sin usar el menú Insertar/Html), o bien la metemos sin más en el campo correspondiente de la plantilla en Smart.

Una vez que hayamos confeccionado la plantilla, la podemos probar con el menú Plantilla email/Envío de prueba (F11).

En el campo Cód. informe de la plantilla definimos el informe en el que se usa la plantilla por defecto. Si queremos usar otra plantilla para un usuario en concreto, podemos hacerlo desde la rejilla de los usuarios, menú Configuración/General/Usuarios. Allí escogemos el menú Usuarios/Plantillas/Email y metemos los usuarios, el código del informe y la plantilla a usar.

Es posible definir una plantilla por defecto para cada usuario.

En primer lugar hay que definir un Cód. informe con código *, y luego se asigna al usuario y al código de informe * la plantilla general para el usuario, que por ejemplo puede tener el mismo código como el usuario.

Esta plantilla se usa entonces para todos los informes sin plantilla específica para el usuario.

Para las plantillas, donde hemos puesto S en el campo Guardar el envío, podemos comprobar los emails desde el menú Herramientas/Documentos/Documentos enviados.

Si filtramos en la descripción por el código de la plantilla, vemos todos los envíos de esta plantilla. Si filtramos por el código de una oferta, vemos los envíos de esta oferta. Con F11 podemos abrir el documento enviado.