Las series de numeración son los contadores que se utilizan para generar los códigos de las entidades (clientes, albaranes de compra, facturas de venta…) que se utilizan en Smart Office.

Hay series que nos interesa reiniciar periódicamente, por lo que tendremos que crearlas nuevas cada vez que queramos hacer esto. Por ejemplo, los albaranes de venta queremos que tengan una numeración nueva cada año.

Estas series se pueden crear de dos formas: manual o mediante la herramienta “Series a crear”

Accedemos a la opción de menú “Configuración / General / Series” y buscamos la serie que nos interesa, en nuestro caso, los albaranes de venta.

Pasamos a la parte inferior de la ventana, que es donde definiremos la serie para el periodo.

Creamos una nueva línea, indicando la simulación para la que se va a utilizar y la fecha desde la que se va a aplicar la serie. A partir de aquí definimos como se van a generar los códigos. Así, indicamos el número a partir de la cual se iniciará la numeración, el número máximo hasta donde se generarán números, el prefijo que vamos a utilizar y el número de dígitos que va a tener el numerador. Hay que tener en cuenta que sumando todos los caracteres, tanto los del prefijo como el número de dígitos del contador, no se puede exceder los 10 caracteres.

Siguiendo con nuestro ejemplo, vamos a crear una numeración para los albaranes de venta, para el año 2012, que empiece por AV, seguido del año, un guión y un número correlativo de 5 digitos desde al 1 al 99999.

El campo “Nº actual” lo dejaremos en blanco. A medida que se vayan generando documentos, este campo se irá actualizando automáticamente.

Con esto ya tendríamos la serie configurada para utilizar una numeración a partir del 01/01/12.

Por medio de esta herramienta podemos crear un grupo de series en un solo proceso. Básicamente consiste en lo descrito anteriormente, pero con alguna facilidad.

Para acceder a esta utilidad, seleccionamos la opción de menú “Configuración / General / Series a crear” y creamos una línea por cada serie y simulación que se quiera crear, indicando los valores deseados en los campos correspondientes. En el campo “Ejemplo” veremos cómo quedará la numeración de la serie.

Por ejemplo vamos a crear la serie del ejemplo anterior y las series para las facturas de venta par el año 2012. La serie de facturas tiene una particularidad, que es la serie de facturas rectificatias, que se tiene que definir para la simulación 101. En nuestro ejemplo, para las facturas de venta, la numeración estará formada por el año, un guión y un número correlativo de 6 dígitos. Las facturas rectificativas, comenzarán por R, una barra, el año, un guión y un número correlativo de 3 dígitos.

Una vez definido esto, podemos comprobar que series se van a crear. Para ello, pulsamos F10 y revisamos los valores obtenidos. Finalmente, para generar las series, pulsamos F11. Esto creará las series según los datos indicados y marcará cada línea como “Procesada”. Si alguna serie tiene un error, esta quedará marcada como no procesada.

Esta opción de “Series a crear” es muy útil para crear las series periódicamente. Así, una vez procesadas todas las series aquí definidas, si cambiamos las fechas y ponemos el campo “Procesada” a N, podremos generarlas para periodos sucesivos.