SmartEnvoice, nuestro software para cumplir con la normativa de VERI*FACTU.

Información general sobre la ley antifraude y el reglamento Veri*factu se puede encontrar un nuesto wiki.

SmartEnvoice sirve para meter manualmente los datos a presentar a hacienda, pero la manera habitual de trabajar con el programa es importar las facturas desde SmartOffice.

Esta importación no sucede automáticamente, hay que importar las facturas con la opción Calcular (F10), bien desde la ficha del documento o desde una hoja de envío (ver abajo).

A grandes rasgos, la manera de proceder es la siguiente:

1. Importar las facturas de SmartOffice: Calcular (F10).
2. Comprobar los datos importados.
3. Confirmar y enviar las facturas a hacienda: Confirmar y enviar (F11).

El programa SmartEnvoice solo funciona en ordenadores con sistema operativo Microsoft Windows a partir de la versión 7. La razón es la necesidad de instalar los certificados electrónicos en el almacén personal de certificados del explorador de Internet de Windows.

Hace falta instalar un certificado electrónico reconocido admitido por la Agencia Tributaria para la empresa con la que se pretende trabajar. Los certificados son necesarios para autenticarse ante el servicio web de hacienda.

La instalación del certificado en el almacén de Windows se hace asi:

• Se abre el búscador de Windows con la tecla de Windows + S. Luego se busca por cert.
• Windows no mostrará el programa Administrar certificados de usuario, que tenemos que arrancar.
• Abrimos la carpeta Personal y hacemos clic con el botón derecho en Certificados.
• En el menú que se abre seleccionamos Todas las tareas/Importar….
• A partir de allí seguimos los pasos del asistente para importar certificados.

La instalación se realiza con el programa instalador SmartEnvoiceSetup.exe, que se puede bajar desde la web de Smart http://www.smartastur.com, menú Descargas. Hay que escoger la versión para VERI*FACTU, no la de Batuz.

La clave de instalación a poner en el primer dialogo la podemos sacar de SmartOffice, menú Configuración/Datos empresa, pestaña General, campo Clave de instalación.

Salvo casos especiales, solo tenemos que poner dicha clave y luego podemos confirmar todos los dialogos del instalador.

Si el cliente lleva varias empresas con SmartOffice, en un paso del instalador tenemos la posibilidad de elegir todas las empresas del grupo que queremos llevar con SmartEnvoice.

Los pasos del instalador se explican detalladamente aquí.

Cuando abrimos por primera vez la aplicación, SmartEnvoice nos pregunta por nuestro nombre de usuario y contraseña. Podemos usar el mismo usuario y contraseña que usamos para entrar en SmartOffice.

El resto de la configuración bien se realiza desde el menú Archivo/Opciones o desde los menús de Configuración.

Una vez abierto el programa, nos dirigimos a Archivo/Opciones, para configurar la aplicación.

La opción principal que tenemos que poner o cambiar aquí es el entorno de trabajo. Podemos trabajar en el entorno de producción de Varifactu (VERIFACTU), o en el entorno de pruebas de hacienda (VERIFACTUP). Si nos encontramos en el entorno de pruebas, cualquier dialogo de SmartEnvoice nos lo indica en la barra de estado:

Después de cambiar el entorno de trabajo el programa se va a cerrar para que se cargue el entorno correcto al abrirlo la próxima vez.

En la pestaña de Autenticación podemos elegir el certificado que hemos instalado en Windows para nuestra empresa. Con F6 podemos elegir entre todos los certificados del ordenador en el que trabajamos.

Desde el menú Configuración/Entorno podemos ajustar los parámetros del entorno.

Lo principal es poner la razón social y CIF/NIF de la empresa. Cuando se trabaje con un certificado de representante de empresa, habrá que poner su Razón social y NIF en las casillas correspondientes.

Los datos de la pestaña Entidad desarrolladora los pone Smart. Los campos no son editables para otros usuarios.

También tenemos que poner el tipo de factura SII (campo Tipo factura SII) para los motivos de abono de facturas de venta, menú Motivo abono factura venta.

Cuando SmartEnvoice importe una factura abonada, donde no se ha metido el tipo de factura SII para su motivo de abono, se pone R1 como valor por defecto para facturas normales, y R5 a los tickets abonados.

Al cliente interno de Smart que usamos para las ventas al contado, hay que ponerle S en el campo Tickets, pestaña Facturación de la ficha del cliente.

Clientes y proveedores que no tienen Cif/Nif, como es el caso de extranjeros o terceros nacionales que solo facilitaron por ejemplo su pasaporte, los tenemos que identificar en su ficha, en el campo Cif/Nif, con el código del país (ES/DE/FR/…) más el número del documento. De esta forma SmartOffice sabe que el doumento metido no es un Cif/Nif y no se realiza ninguna comprobación de número metido.

En el campo Tipo identificación debemos detallar el tipo de documento metido en el campo Cif/Nif. Si no lo hacemos, SmartEnvoice utiliza por defecto el valor “04-DOCUMENTO OFICIAL DE IDENTIFICACIÓN EXPEDIDO POR EL PAIS O TERRITORIO DE RESIDENCIA” como tipo de documento.

El formulario principal que podemos abrir desde el menú de formularios es el de los Envíos, que se explica a continuación.

También podemos acceder al formulario de las facturas de venta, donde se puede revisar y modificar los datos importados de SmartOffice antes de su confirmación y envío a hacienda.

El tercer formulario es el de los registros de facturación, o registros encadenados. El caso normal es que cada factura de venta tiene exáctamente un registro de facturación, que identifíca inequivoco los datos principales de la factura para detectar cualquier modificación posterior y además encadena la factura con la última factura enviada anteriormente.

En casos especiales puede haber varios registros de facturación:

• Cuando se tiene que subsanar errores en la factura que no requieren una factura rectificativa.
• Cuando la factura ha sido enviada erróneamente, en cuyo caso se crea un registro de anulación.

Todos estos casos se deben consultar con Smart. No son casos habituales.

Desde el menú Formularios/Envíos llegamos al formulario principal de SmartEnvoice, las hojas de envío.

A gran escala, la manera de presentar los documentos a hacienda desde SmartEnvoice es la siguiente:

1. Crear una nueva hoja (F3 e Intro)
2. Poner un periodo impositivo (en el año se pone automáticamente el año acutal). Al poner el mes se proponen automáticamente la Fecha desde y Fecha hasta.
3. F10 (menú Registro/Calcular) para que SmartEnvoice actualice los datos de SmartOffice e inserte los documentos sin enviar en la hoja.
4. Revisar los datos.
5. F11 (menú Registro/Confirmar y enviar) para confirmar y enviar las facturas a hacienda. La confirmación realiza el encadenamiento de las facturas.
6. Comprobar los resultados (se explica más adelante).

Los datos a meter en la cabecera son

Si damos en F10, SmartEnvoice realiza dos pasos.

Para el periodo metido en la cabecera se buscan aquellos documentos en SmartOffice que aún no existen en SmartEnvoice y se crean su fichas en este programa. Para cada documento pasado a SmartEnvioce aparece un mensaje con su código en la ventana de mensajes (ver imagen anterior).

Este proceso funciona para los siguientes docuemntos:

1. Facturas de venta con TBAI
2. Facturas de compra
3. Cobros
4. Pagos

Los importes pagados en efectivo se tienen que añadir manualmente en su ficha, Formularios/Importes >6000 percibidos en metálico.

Cualquier documento importado se puede revisar en su ficha:

1. Facturas de venta: Formularios/Facturas emitidas
2. Facturas de compra: Formularios/Facturas recibidas
3. Cobros: Formularios/Cobros
4. Pagos: Formularios/Pagos

En estos formularios también existe la opción Calcular (F10), que actualiza los datos con los de SmartOffice. Desde allí, al dar en F10, se le pregunta al usuario sobre el periodo a importar.

En el segundo paso se añaden aquellos documentos a la hoja que aún no se han enviado a hacienda.

En las líneas que se añaden podemos usar el menú de Ficha (Mayús.+F6) para ir directamente a la ficha de cualquier documento, por ejemplo en la pestaña de las facturas emitidas desde el número de factura venta.

Antes de confirmar la hoja deberíamos comprobar los datos a enviar. Esto se hace desde la ficha de cada documento, a la que se puede llegar con Mayús+F6 desde las líneas de la hoja.

Es posible confirmar cualquier documento en SmartEnvoice directamente desde su ficha con F11, o se confirman todos los documentos sin confirmar desde la misma hoja con F11.

En caso de las facturas emitidas con TicketBAI el proceso de confirmación va a crear el fichero TicketBAI y firmarlo con el programa AutoFirma, que se nota por una ventana negra que aparece un momento al realizar la firma. ESTE PROCESO ES IRREVERSIBLE

El último paso consiste en enviar los documentos incluidos en la hoja a hacienda, lo que se realiza con Ctrl+F11.

El envío se hace por separado por

• el libro,
• el tipo de registro (alta, modificación o anulación del documento),
• cada 1000 registros.

Al terminar SmartEnvoice nos muestra los resultados de los distintos envíos.

Las pestañas de este dialogo sirven para ver el estado global de envío y analizar problemas técnicas. El resultado de cada documento enviado lo podemos comprobar cerrando los dialogos de resultado. Tanto en la hoja de envío como en la ficha de cada documento tenemos el campo Estado registro con el estado del último envío del documento.

En la ficha de cualquier documento tenemos el menú Registro/Anular.

Esto nos permite anular el documento de la ficha. No se puede anular un documento pendiente de enviar a hacienda. Hay que enviarlo primero y luego anularlo. La anulación también se tiene que enviar a hacienda. Para hacerlo hay que crear una hoja de envío con fecha desde y hasta correspondiente a la fecha de documento anulado (fecha de expedición para facturas, fecha de operación para cobros y pagos), y luego dar en F10. Esto añade el documento anulado a la hoja de envío con el tipo de operación AN0.

Es posible que una factura de venta con TBAI está rechazada al subirla al libro “240 1.1. Facturas emitidas con software garante”, por ejemplo por un error en algún campo (Cód. país no existe etc.).

En este caso, como el TBAI ya se ha creado y probablemente se está usando en la siguiente factura, no es posible subir la factura TBAI al libro 240_1_1. En su lugar hay que subirla al libro “240 1.2. Facturas emitidas sin software garante”.

Para poder hacerlo abrimos la factura en SmartEnvoice y escogemos el menú Cambiar a fac. sin TBAI:

La factura se desconfirma automáticamente y podemos proceder a corregirla:

Nos queda confirmar la factura y enviarla. Para el envío creamos una hoja de envío donde seleccionamos solamente el tipo “Fac. emit. sin TBAI” y añadimos la factura manualmente en las líneas:

Después de confirmar la hoja la podemos enviar.

Podemos consultar los datos enviados a hacienda, para luego compararlos con los datos de SmartOffice.

Para realizar una consulta hay que crear una hoja de envío y poner S en el campo Es consulta.

La Fecha desde y Fecha hasta tiene un significado diferente según el documento consultado:

• En caso de las facturas recibidas y emitidas se ignoran y la consulta es para todas las facturas del año metido en Año periodo impositivo. Actualmente no existe posibilidad de consultar las facturas emitidas en un mes.
• Para los cobros y pagos se toman en cuenta tanto la Fecha desde como la Fecha hasta para consultar los cobros y pagos realizados entre dichas fechas. Si se dejan en blanco, la consulta es para todo el año.
• Los importes percibidos en metálico siempre se consultan para el año, dado que son operaciones anuales.

Una vez que se haya consultado los documentos presentados, podemos comprobarlos desde la misma ficha. Para cambiar entre los datos presentados y los datos consultados existe el menú Registro/Datos consultados. En la siguiente imagen vemos el mismo documento arriba con los datos presentados y abajo con los datos consultados, que siempre deberían coincidir.

Existe un informe en el menú Informes/Comprobación que sirve para comparar los datos de SmartEnvoice con los datos de SmartOffice.

Los parámetros a poner son los siguientes.