Los informes consolidados permiten consultar los datos de distintas empresas en un único informe de SmartOffice.

Solo es posible usar esa función en instalaciones de Interbase o de Firebird con una versión superior o igual a 2.1.

En primer lugar hace falta definir las empresas cuyos datos se quiere juntar en cualquier informe consolidado.

Para eso hay que abrir SmartOffice usando el usuario SYSDBA, porque sólo ese usuario tiene permiso para meter los datos necesarios. La empresa a la que se conecta da igual, puede ser cualquiera de las que se quiere usar en los informes consolidados.

Una vez conectado se abre el menú Archivo/Base de datos/Conexiones externas como se indica en la imagen.

Desde el formulario de los grupos de instalación abrimos la tabla de las Conexiones externas con F10. En esta tabla hay que meter todas las empresas que tienen que entrar en los informes consolidados, incluyendo la base de datos actual (en la que se está conectado en ese momento). No hace falta crear ningún grupo.

Se recomienda usar la clave de instalación como código de cada línea (MAV, REA, IBO, etc.). Los campos Grupo instalación, Usuario, Contraseña y Grupo no son obligatorios. Si el campo Usuario queda en blanco se usa el nombre del usuario que se ha conectado a la base de datos actual.

Para sacar un informe consolidado no hace falta conectarse como SYSDBA, vale cualquier usuario.

Para empezar se abre el informe como siempre y se ponen los parámetros de la consulta.

En el lado izquierdo abajo se encuentra la casilla Consolidación. Si se marca esa casilla y se da a Iniciar consulta entonces se abre el dialogo para seleccionar las empresas a incluir:

Al dar en Aceptar empieza la preparación del informe consolidado. Mientras se espera se puede minimizar el informe y seguir trabajando.

Al terminar se abre automáticamente el informe consolidado.

La diferencia entre un informe normal y el informe consolidado se puede ver en el primer campo que denomina el nombre de la empresa a la que pertenece cada registro.

Es posible sacar las sumas sobre todas las empresas, en lugar de devolver los importes separados por cada empresa.

Para hacerlo tenemos que definir en el diccionario interno extendido como agrupar cada campo. El ejemplo a continuación es para el informe Informes/Contabilidad/Esquema de cuentas de 2 períodos:

En este ejemplo también conviene definir una orden por defecto sobre el campo S_ORDEN, lo que se hace en la línea correspondiente del diccionario interno, en el campo OrderBy.