Cómo manejarse por la aplicación: abrir las pantallas, moverse por los listados, rellenar las fichas, colocarse las columnas a gusto y sacar los datos en PDF, por correo o por la impresora. Lo que hace cada opción —qué es un albarán o cómo se liquida un vencimiento— no se cuenta aquí: esto es el manejo, no la gestión.

SmartPWA es la gestión de SmartOffice en el navegador. Trabaja sobre la misma base de datos que la aplicación de Windows: lo que se graba en una lo ve la otra al momento, y no hay ni exportaciones ni sincronizaciones de por medio.

No se instala nada: se abre una dirección en el navegador. Conviene dejarla anclada en la barra de marcadores o, mejor, instalarla como aplicación desde el propio navegador (en Chrome y Edge, el icono de instalar que sale a la derecha de la barra de direcciones); así arranca en su propia ventana, sin barra de direcciones y con su icono en el escritorio.

Está pensada para trabajar en un ordenador con teclado, que es donde rinde: casi todo tiene una tecla de función detrás, las mismas de SmartOffice. En una tableta funciona igual, con dos diferencias: el menú lateral no se queda fijo (se abre con el botón de las tres rayas) y, donde el manual nombre una tecla, hay siempre un botón que hace lo mismo. Los botoncitos rotulados F6 y F9 que salen al lado de los campos son precisamente eso.

Atención: aquí no hay botón de Guardar. Cada campo se graba al salir
de él, y cada celda de una rejilla al terminar de teclearla. No hay que
confirmar nada al final, y tampoco hay forma de deshacer la ficha entera: lo que
se cambia, queda cambiado. Se explica con detalle en el apartado 8, Las fichas.

La aplicación necesita saber contra qué servidor trabaja. Eso se dice una sola vez por dispositivo, en Configuración (está en el menú lateral, y también se llega desde el botón Abrir configuración de la portada).

La pantalla no tiene botones a la vista: las acciones están en el desplegable ⌄ de la esquina superior derecha, donde se encuentran Guardar y Volver. Lo que se teclea no vale hasta que se guarda.

URL, Puerto e IP son las tres piezas de una misma dirección: la aplicación consulta en http://IP:Puerto/URL. Lo normal es que solo haya que tocar la IP.

En Configuración se pone el código de usuario, nunca la contraseña. La contraseña se pide la primera vez que una pantalla consulta datos, y a partir de ahí queda una clave guardada para ese dispositivo: no hay que volver a teclearla cada día, y no viaja a ningún otro sitio.

Para deshacer esa identificación —al dejar el equipo a otra persona, por ejemplo— está el botón Logoff del menú lateral. La siguiente consulta volverá a pedir la contraseña.

La portada es la pantalla a la que se llega al arrancar, y también aquella a la que se vuelve pulsando el nombre de la aplicación en lo alto del menú lateral. Sirve para comprobar de un vistazo con qué se está trabajando.

Cuando hay conexión, la tarjeta Sesión de trabajo dice:

Si no hay conexión, la portada lo dice y explica qué falta, con el motivo del último intento y dos botones: Abrir configuración y Reintentar. Sin conexión se puede seguir navegando por el menú, pero ninguna pantalla traerá datos.

Todo se abre desde el menú lateral. En una pantalla ancha se queda fijo a la izquierda; en una estrecha —una tableta, o la ventana reducida— se abre y se cierra con el botón de las tres rayas que hay a la izquierda del título de cada pantalla.

De arriba abajo, el menú tiene siempre las mismas partes:

• El nombre de la aplicación, que lleva a la portada.
• Las categorías, en la fila de pestañas de debajo (Ventas, Taller, Tesorería…). Se pulsa una y abajo cambian las opciones. Si son muchas, la fila se desplaza de lado.
• Las opciones, agrupadas o no en secciones desplegables según cómo esté montada la categoría. Algunas llevan un número entre paréntesis: es lo que hay pendiente en esa pantalla.
• El menú rápido, si se ha guardado algo en él (apartado 5).
• El bloque Instalación, con el nombre de la instalación, su clave, su grupo, la versión de la aplicación, el usuario, la fecha de trabajo y el botón Logoff.
• Los procesos en curso, que solo aparecen cuando hay algo corriendo.

Nota: Las opciones que se ven no son las mismas en todas las instalaciones ni
para todos los usuarios: el menú se define en la base de datos. Que a un
compañero le salga una opción que aquí no está no es una avería.

En el bloque Instalación del menú está la fecha de trabajo, con un botón al lado que dice Cambiar o Anular según el caso.

Mientras no se fije ninguna, se trabaja con la fecha del sistema, la de hoy. Al fijar una, esa pasa a ser la fecha que la aplicación propone al teclear fechas en cualquier pantalla: es lo que se hace para dar de alta documentos con fecha de otro día sin tener que corregirla una por una. El rótulo del menú cambia a Fecha de trabajo establecida para que no pase inadvertido, y el botón Anular devuelve la del sistema.

Un proceso largo (un recálculo, una facturación) sigue corriendo aunque se salga de la pantalla que lo lanzó. Por eso el aviso vive en el menú y no en la pantalla: mientras haya alguno en marcha, al final del menú aparece su nombre con el tiempo que lleva corriendo. Cuando termina, desaparece de ahí y sale un aviso en la esquina inferior de la pantalla.

Cualquier pantalla se puede guardar en el menú lateral, para volver a ella sin recorrer las categorías. Se hace con la opción Copiar url, que está en el desplegable ⌄ de todos los listados y de todas las fichas.

Al pulsarla, la dirección de la pantalla se copia al portapapeles y se pregunta qué más hacer con ella:

Lo guardado sale en el menú lateral como un botón ancho, con el nombre que se le haya puesto. Los botones propios se pueden reordenar arrastrándolos por el asa de la izquierda y quitar con el aspa de la derecha. Los que vienen heredados del usuario —los que ha puesto quien administra— no llevan ni asa ni aspa: no son de uno, y no se tocan desde aquí.

Nota: Si al elegir Nueva ventana no ocurre nada, es que el navegador tiene
bloqueadas las ventanas emergentes de este sitio. La aplicación intenta abrir
una pestaña normal como recambio; si tampoco sale, hay que permitir las
emergentes para esta dirección.

Guardar una pantalla en el menú guarda la ruta, no los datos: si lo que se guarda es la ficha de un cliente concreto, el botón vuelve a ese cliente; si es un listado, vuelve al listado. Y como se guarda la ruta interna, el favorito sigue valiendo aunque se cambie la dirección del servidor.

Un listado es la rejilla de registros de una tabla: los clientes, los albaranes, los productos. Casi todas las opciones del menú llevan a uno.

En lo alto está el título de la tabla y, a la derecha, el desplegable ⌄ de la pantalla. Justo debajo, la barra de la rejilla, con:

Nota: En algunas pantallas esos tres botones no están en una barra propia, sino
en la cabecera de la primera columna, la estrecha de la izquierda. Hacen
exactamente lo mismo; se colocan ahí para no gastar una línea de la
rejilla.

Un clic sobre una fila la señala; el doble clic la abre. Al volver de la ficha, el listado deja el cursor donde estaba.

Un clic en el título de una columna ordena por ella; otro clic invierte el orden. Ojo con un detalle: la ordenación afecta a las filas que hay en pantalla, es decir, a la página cargada, no a la tabla entera. Para buscar de verdad en toda la tabla, lo que hay que usar es el filtro.

El botón del embudo pone, bajo el título de cada columna, una casilla en la que escribir. Lo que se teclee filtra contra toda la tabla, no solo contra la página que se está viendo.

• En las columnas de texto se busca por lo que contiene.
• En las de número se compara con lo tecleado.
• En las de fecha sale un pequeño calendario y se puede pedir un intervalo.

Se pueden filtrar varias columnas a la vez; el resultado son las filas que cumplen todas las condiciones. El filtro se recuerda mientras dure la sesión: al volver de una ficha, o al entrar otra vez en el listado, sigue puesto y la barra aparece abierta aunque estuviera cerrada, para que no haya dudas de por qué se ven pocas filas.

Para quitarlo, se vacían las casillas o se apaga el embudo: al cerrar la barra, el filtro se descarta y la lista vuelve a salir entera.

Los registros llegan de cien en cien. Debajo de la rejilla, los botones ← Anterior y Siguiente → con el número de página. La barra solo aparece cuando hay de verdad más de una página.

En el listado a pantalla completa se puede refrescar tirando de la lista hacia abajo, como en el móvil.

Cuando la tabla tiene columnas de importe, la última fila de la rejilla queda fija abajo con la suma de lo que se está viendo. Es la suma de las filas cargadas, no la de toda la tabla.

Con Nueva (o F3) se abre un diálogo que pide los códigos que hacen falta para crear el registro, cada uno con su editor: el calendario en las fechas, el desplegable en los campos de Sí/No y el botón F6 en los que se eligen de otra tabla. Los datos que ya vienen dados por la pantalla desde la que se llama —el cliente, cuando se da de alta desde su ficha— salen apagados, como recordatorio.

Si el código lo pone la base de datos (un número de albarán, por ejemplo), no se pregunta nada: el registro se crea directamente.

La papelera de cada fila borra ese registro, siempre preguntando antes. En el menú ⋮ está además Eliminar todo, que borra lo que se esté viendo: con un filtro puesto, solo las filas que cumplen el filtro, y así lo dice el mensaje de confirmación. Sin filtro, la tabla entera.

Atención: El borrado no se puede deshacer. Cuando se ha filtrado antes,
conviene leer el número que da la pregunta: es exactamente lo que se va a
borrar.

En el menú ⋮, la opción Exportar Excel baja lo que hay en la rejilla —con sus columnas visibles y su filtro— a una hoja de cálculo.

Algunos campos se rellenan eligiendo varios códigos a la vez. En ese caso el listado sale en modo de marcar: cada fila con su casilla, y arriba un botón Aceptar n F11 que cierra la selección y devuelve lo marcado al campo del que se vino.

Cada usuario se coloca las rejillas a su gusto, y la aplicación se lo recuerda. Esto vale para los listados, para las consultas y para las rejillas de líneas de las fichas: cada una guarda la suya.

• Cambiar el orden: se arrastra el título de la columna a su nuevo sitio.
• Cambiar el ancho: se arrastra la raya que separa dos títulos. Con doble clic sobre esa raya, la columna se ajusta a su contenido.
• Mostrar u ocultar: en el menú ⋮ de la rejilla, la opción Mostrar/ocultar columnas abre la lista de todas ellas con una casilla cada una. Los cambios se ven al momento.

Lo anterior dura hasta que se cierra la pantalla. Para que quede, hay que pulsar Guardar configuración en ese mismo menú ⋮.

Lo que se guarda es el orden de las columnas, su anchura y cuáles están visibles. No se guarda ni el filtro ni la ordenación.

Lo guardado es de cada usuario y de cada rejilla: no afecta a los compañeros, y colocarse el listado de clientes no cambia el de proveedores. Al volver a entrar, la rejilla sale como se dejó.

Para volver al reparto de partida, se muestran otra vez todas las columnas, se deja el orden que traía y se guarda de nuevo.

En el mismo menú está Color de fondo, y en la lista de columnas cada campo lleva su cuadrito de color. Conviene no confundirlos:

Es la manera de distinguir de un golpe de vista una pantalla de otra, o de resaltar el campo que más se mira. El color se guarda al momento —no hace falta Guardar configuración— y la aspa que sale al lado lo quita.

La ficha es la pantalla de un registro: un cliente, un albarán, un parte de avería. Todas están cortadas por el mismo patrón.

• Arriba, la cabecera: los datos del registro, repartidos en columnas y, si son muchos, en pestañas (Generales, Direcciones, Contabilidad…).
• Abajo, el panel con las rejillas que dependen de él: las líneas del documento, sus facturas, sus documentos adjuntos.
• En lo alto a la derecha, el desplegable ⌄ con las acciones de la ficha.

Cada campo se graba al salir de él. Se teclea, se pasa al siguiente campo con el tabulador o con el ratón, y en ese momento el dato viaja a la base de datos. Lo mismo en las rejillas: cada celda se graba al terminar de teclearla.

De ahí se siguen tres cosas que conviene tener presentes:

• No hay que confirmar nada al final. Se sale de la ficha con Esc o con Volver, sin más.
• No hay marcha atrás. No existe un cancelar que deshaga la ficha entera: lo que se cambia, queda cambiado. Para deshacer, se vuelve a escribir el valor anterior.
• La ficha se refresca sola. Al grabar un campo, el servidor devuelve el registro tal y como ha quedado, y la ficha se repinta con él. Por eso, al cambiar un descuento, cambian a la vez los importes: no es que la pantalla se haya vuelto loca, es que el servidor ha recalculado.

Nota: Si un campo vuelve solo al valor que tenía, es que el servidor no ha
aceptado el cambio: casi siempre porque el dato no es válido o porque el
documento está cerrado.

Junto a la etiqueta de algunos campos hay un angulito ▾: lo pulsa quien quiera leer para qué sirve ese campo, tal y como lo describe el diccionario de la base de datos.

Los campos que apuntan a otra tabla —el cliente de un albarán, el almacén de una línea— llevan al lado dos botoncitos, F6 y F9, que son las mismas teclas de SmartOffice:

Lo que se elige con F6 entra en el campo y se graba como cualquier otro valor. En los campos que admiten varios códigos a la vez, el F6 abre en su lugar una lista con casillas y devuelve todos los marcados, separados por comas.

Nota: En los campos de cliente o proveedor se puede teclear el código
alternativo —el del cliente, el de fábrica, el código de barras—: la
aplicación lo traduce sola al código real al salir del campo.

Debajo de la cabecera están las rejillas del registro. Cuando son muchas, se reparten en grupos —Detalle para lo que es el documento en sí, Tablas para lo que se le añade y Consultas para lo que solo se mira—, y dentro de cada grupo, en pestañas. Algunas pestañas llevan un número al lado: es la cantidad de filas que hay dentro, para saber si merece la pena abrirla.

En las fichas donde el panel se pliega, la propia fila de grupos es el interruptor: se pulsa un grupo y se despliega, se vuelve a pulsar el que está abierto y se recoge. El angulito del grupo dice si está abierto (⌄) o cerrado (›).

Las rejillas de líneas se editan directamente sobre la celda: se teclea encima y, al pasar a otra, se graba. Valen aquí las mismas teclas que en la cabecera —F6 para elegir un código, F9 para ir a su ficha— y los mismos gestos de ratón.

Debajo, la fila fija con los totales de las columnas de importe.

El desplegable ⌄ de la ficha tiene dos partes, separadas por una raya:

• Arriba, lo propio de esa ficha: facturar el albarán, generar el contrato, imprimir la etiqueta, escoger la máquina… Cada opción lleva escrita al lado su tecla, cuando la tiene. Estas opciones no son iguales en todas las instalaciones.
• Abajo, lo que tienen todas las fichas: Eliminar F4, Copiar url, Color de fondo y Volver.

Algunas de esas opciones preguntan algo antes (un número de oferta, un almacén que se elige con el mismo selector del F6); otras lanzan un proceso que puede tardar y que se sigue desde el menú lateral, como se explica en la sección siguiente. Si se cancela la pregunta, no se hace nada.

Para salir de la ficha, Esc o la opción Volver.

Una consulta es una pantalla que pregunta unos datos y devuelve una rejilla: un extracto, un listado de vencimientos, un resumen de ventas.

Arriba están los parámetros: fechas con su calendario, desplegables de Todos / Sí / No, y códigos con sus botones F6 y F9. Se rellenan —los que se dejen en blanco no filtran— y se pulsa Calcular F10.

El resultado se maneja igual que un listado: se ordena, se filtra por columna, se pasan páginas de cien en cien, se colocan las columnas y se guarda la configuración. En el menú ⋮ de la rejilla está también Exportar Excel, y en el desplegable ⌄ de la pantalla, Mostrar SQL, que enseña la consulta que se ha lanzado (útil para quien dé soporte).

Muchas consultas tienen además su informe: se cuenta en el apartado 10.

Un proceso no devuelve una rejilla: hace algo —recalcula, factura, genera documentos—. Su pantalla es solo la lista de parámetros y un botón Ejecutar F11.

Cuando el proceso se llama desde una ficha, los parámetros vienen ya propuestos: el registro desde el que se llamó y, a menudo, unas fechas de partida. Se repasan, se corrigen si hace falta y se lanza.

Al pulsar Ejecutar, la pantalla se cierra y se vuelve a donde se estaba, con un aviso de Ejecutando…. El proceso sigue corriendo por su cuenta: mientras dure, aparece en el menú lateral con su cronómetro, y al acabar sale un aviso en la esquina —completado, o el error si lo hubo—. Se puede seguir trabajando entre tanto.

Nota: Los procesos pueden tardar minutos. Lo que se espera antes de darlos por
perdidos es el Timeout procesos segundos de Configuración; si un proceso
largo se corta siempre a la misma altura, ese es el número que hay que
subir.

Hay tres maneras distintas de sacar los datos de la aplicación, y conviene no confundirlas: el informe en PDF, el correo y la impresión por dispositivo (etiquetas y tickets).

Las consultas que tienen informe lo ofrecen en su desplegable ⌄ como Informe (PDF); si tienen varios, sale uno por cada uno con su nombre. Lo mismo hacen las fichas que emiten un documento (es el F8 de toda la vida).

Al pedirlo:

1. La consulta se vuelve a lanzar sin paginar, para que el informe lleve todas las filas y no solo las cien que se están viendo.
2. Se respetan los filtros de columna que estén puestos en la rejilla: lo que se ve filtrado, sale filtrado.
3. Si el diseño del informe pregunta algo (esas preguntas de Sí/No de siempre), se va preguntando una por una. Cancelando cualquiera de ellas, no se emite nada.
4. El PDF se genera en el propio navegador y se abre en otra pestaña, listo para verlo, guardarlo o imprimirlo por la impresora normal.

En la cabecera del informe salen impresas las condiciones: los parámetros con los que se ha lanzado, los filtros de columna que había puestos, el usuario y la fecha y hora. Así, un informe impreso siempre dice de dónde sale.

Cuando el servicio de correo está configurado, junto al informe aparece Enviar por email. Genera el mismo PDF y abre la ventana del correo con todo propuesto: destinatario (el que tenga el registro), asunto y cuerpo, sacados de la plantilla que corresponda.

Antes de mandarlo se puede cambiar cualquier cosa:

• Para, CC y CCO (BCC): se teclean separados por comas, o se eligen con el botón de la lupa que hay al lado —o con la tecla F6—, que abre la agenda de contactos.
• Asunto y Mensaje: se editan libremente; el mensaje trae ya el texto y la firma de la plantilla.
• Adjuntos: el PDF del informe va siempre; con el botón de adjuntar se añaden más ficheros del disco.

Al pulsar Enviar, un aviso confirma que el correo ha salido.

Si en Configuración está activada la firma y hay un certificado cargado, el PDF se firma antes de adjuntarlo: además de la firma criptográfica, se estampa un sello visible en la primera página con el titular y la fecha.

La contraseña del certificado se pide una sola vez por sesión y se queda en memoria mientras la aplicación esté abierta; no se guarda en ningún sitio. Si se cancela, el correo sale igualmente pero con el PDF sin firmar.

Esto es otra cosa distinta del PDF: aquí se manda el documento directamente a un dispositivo —la impresora de etiquetas, la de tickets—, sin pasar por el visor.

La opción sale en el menú de la ficha (Imprimir etiquetas, Imprimir etiqueta…). No hay que elegir impresora: la aplicación busca el dispositivo que ese usuario tenga dado de alta para ese tipo de documento (ET etiquetas, TK tickets, AB albaranes…) y le manda el trabajo compuesto con su plantilla.

Si la plantilla pregunta algo —el número de ejemplares es lo más corriente—, se pregunta antes de imprimir.

Dos avisos que se ven a menudo:

Nota: Con Depurar impresión puesto en Configuración no sale nada por la
impresora: en su lugar se abre una ventana con el dispositivo, los parámetros y
el contenido que se le habría enviado. Es para afinar plantillas; si alguien se
queja de que no imprime, esto es lo primero que hay que mirar.

Son las mismas de SmartOffice. Todas tienen su botón equivalente, para cuando no hay teclado a mano.

Nota: En las fichas, qué hacen exactamente F8, F10 y F11 depende de
la pantalla, porque sus opciones se definen para cada instalación. La tecla de
cada una está escrita a su lado en el menú ⌄; ese menú es el sitio donde
mirarlo.

Lo que se ve en la aplicación —las opciones del menú, los campos de cada ficha, las pestañas del panel— no está en el programa: se define en la base de datos, y puede ser distinto en cada instalación e incluso para cada usuario. Cómo se configura todo eso se cuenta en estas páginas:

• Ámbitos: quién ve qué — por qué dos usuarios de la misma versión ven pantallas distintas.
• Diseño de formularios — cómo se declaran las pestañas, los campos, las rejillas y las opciones del menú de una ficha.
• Diseño del menú — cómo se arma el menú lateral.