Repartir el trabajo del taller sobre una agenda, y que llegue solo al terminal del mecánico.

El trabajo ya está en SMART: los albaranes de mantenimiento y los partes de avería se crean, se confirman y se facturan. Lo que no está en ninguna parte es quién lo hace y cuándo.

Eso se resuelve hoy por teléfono, por WhatsApp y con una hoja impresa: se llama al mecánico, se le dice qué máquina toca, se apunta en una libreta y, al final del día, alguien pregunta qué se ha hecho para poder cerrar los documentos.

El planificador pone ese reparto dentro de SMART, sobre una agenda, y lo conecta con los terminales Proesenco que los mecánicos ya llevan encima.

Una línea por recurso —cada terminal, cada empleado, cada máquina— y el tiempo en horizontal. De un vistazo se ve la carga del día y, sobre todo, el hueco.

• Cada barra es un trabajo. El color lo pone el estado: planificado, confirmado, en curso, realizado.
• El circulito de la barra dice cuántos documentos lleva ese trabajo.
• Los recursos que no tienen nada asignado también salen, con su línea vacía: son los que se buscan al repartir.

Pasando el ratón por una barra aparece todo lo que hace falta saber de ese trabajo: la máquina con su número de serie, el cliente, la obra y la avería.

Es la diferencia entre «el R24-000186 de Fernando» y «la miniexcavadora de la UTE Túneles de Málaga, que se le ha salido la oruga».

La jornada, los días laborables y la granularidad las pone cada calendario, y los festivos salen del calendario de festividades que ya usa SmartOffice: si el 15 de agosto es fiesta, no aparece en la agenda.

Un mecánico de vacaciones no es un hueco libre. Los calendarios de ausencias se superponen al calendario de trabajo, con un borde rojo bien visible, y se encienden o se apagan con un solo botón.

Debajo de la agenda, la bandeja de documentos pendientes: los albaranes de mantenimiento y los partes de avería que todavía no están en ninguna agenda.

• Solo los tipos que interesan a ese calendario, y solo los de su delegación —con un botón para ver los de todas.
• Los más recientes primero, con el número que se quiera ver: 10, 20, 50…
• Un documento que ya esté planificado no vuelve a ofrecerse. Si aun así se quiere repetir, se avisa con un contador.

Cada documento se despliega y enseña lo que hace falta para decidir a quién se le da: la máquina con su número de serie, el cliente, la obra y las primeras líneas del documento.

En un parte de avería, lo que se despliega son los diagnósticos. En un albarán, los productos con su cantidad. Cada documento enseña lo suyo.

1. Se marcan uno o varios documentos en la bandeja.
2. Se pincha en el hueco del recurso que va a hacerlo.
3. El evento nace ahí, con ese recurso y con esos documentos dentro.

Sin formularios intermedios. Y si hay que cambiarlo, se arrastra: a otra hora, a otro día o a otro mecánico. Al mover el inicio, el trabajo se desplaza entero conservando su duración, así que nunca hay que corregir la hora de fin.

Aquí es donde el planificador deja de ser una agenda bonita.

Cuando el trabajo se da por confirmado, cada documento del evento se manda a la cartera del terminal Proesenco que lo va a hacer. Sin exportar, sin llamar, sin dictar números de albarán.

• Un albarán de mantenimiento va a la cartera de mecánica del terminal.
• Un parte de avería, igual.
• El terminal recibe el aviso de que tiene documentos por leer.

Todo esto usa los mismos procedimientos de Proesenco que ya están funcionando en AMG: no hay una integración nueva que mantener.

Lo que el mecánico hace en el terminal se refleja en la agenda sin que nadie lo teclee:

En AMG, además, la confirmación del albarán sigue exigiendo la firma del cliente y enviando el correo de siempre. Eso no cambia: lo que se añade es que el planificador se entera.

Los colores de la primera captura son precisamente eso: gris el que está planificado, azul el confirmado, naranja el que el mecánico tiene entre manos y verde el terminado.

Cada cambio de estado deja una línea en el histórico: quién lo hizo, cuándo, de qué estado a cuál, y con qué documentos y recursos contaba el trabajo en ese momento. Cuando alguien pregunte ¿por qué esta máquina se entregó el jueves?, la respuesta está ahí.

Poco, y todo es configuración:

• Un calendario de planificación por taller o por delegación, con su horario.
• Los tipos de documento que se planifican en él: albarán de mantenimiento y parte de avería.
• Los terminales como recursos, que ya están dados de alta en Proesenco.
• Opcionalmente, equipos para que los mecánicos de un taller salgan siempre en la agenda aunque no tengan trabajo, y un calendario de festividades, que probablemente ya exista.

No hay que tocar los documentos, ni cambiar la forma de trabajar en SmartOffice, ni instalar nada nuevo en los terminales.

El trabajo que ya está en SMART, repartido sobre una agenda, enviado al
terminal de quien lo hace, y devuelto al sistema cuando está hecho.

Las capturas son de la pantalla real, con documentos, máquinas y terminales de AMG. Las fechas se han llevado al día en curso para que la agenda aparezca con trabajo repartido.