Por medio de esta herramienta de Smart se podrá tener una gestión de los seguros, así como su contabilización de una forma sencilla.

Toda la funcionalidad está pensada en tratar cada póliza de seguro individualmente y recoger todas las operaciones que originen en un formulario individual para cada póliza.

De igual modo, cada póliza puede estar asociada a un activo o a un grupo de activos y así poder generar los cargos por mantenimientos asociados al activo por pagos de cuotas de seguro.

Antes de proceder a la contabilización de las operaciones de los seguros se tiene ce configurar una serie de datos:

Para acceder a la configuración básica de los seguros seleccione la opción de menú ‘Configuración/Seguros/Datos generales’.

Aquí se configuran los siguientes datos:

• Las cuentas que, por defecto, se utilizarán para la contabilización: cuenta de primas de seguros, cuenta de indemnizaciones y, si se desea, la cuenta de gasto anticipado.
• Si se desea realizar la contabilización del gasto anticipado o no.
• Código de mantenimiento a utilizar en los activos para realizar los cargos de mantenimiento por seguros. No es obligatorio.
• Abono automático en banco. Al hacer la contabilización de las cuotas, si aquí se indica ‘S’, se hará el cargo automáticamente al banco.
• Contabilizar IVA. Los seguros están exentos de IVA. Esto no quiere decir que no tengan IVA, si no que es el 0%. Hay empresas que este tipo de IVA no lo registran y otras sí. Dependiendo de como se desee realizar este registro indique aquí si quiere contabilizar el IVA de los seguros o no.
• Registrar indemnización en el proveedor. Al activar esta opción, cuando se contabiliza un indemnización en el seguro, se realiza un abono en la cuenta del proveedor del seguro. Si, además, también esta activa la opción “Abono automático en el banco”, se realiza un cargo en la cuenta del tercero, liquidando el apunte anterior. Si no, ese movimiento quedará pendiente de liquidar.
• Si queremos realizar una aplicación del gasto mes a mes, pondremos a 'S' el campo “Diferimiento a fecha”. Esto hace que al contabilizar una cuota, el gasto se contabilice en la cuenta indicada como la de gasto anticipado. Así este gasto se podrá ir aplicando mes a mes, en la fecha indicada.

A parte de estos datos generales hay otra serie de datos a configurar:

• Grupos contables

Tendremos que definir un grupo contable para cada seguro o grupo de pólizas de seguros si queremos utilizar un conjunto de cuentas distinto al indicado en la configuración básica.

• Tipos de operación

Aquí podemos ver las distintas operaciones que podemos realizar con los seguros. No son configurables por el usuario, ya que cada tipo de operación conlleva un proceso de contabilización distinta.

• Tipos de IVA

Si usted ha decidido registrar el IVA de los seguros tendrá que indicar aquí que tipo de IVA tienen, especificando el % y el código del IVA del producto.

• Datos adicionales

Otros datos que tenemos que configurar son:

En ‘Datos de empresa’, en la pestaña ‘Diarios’, el diario a utilizar para realizar todas las contabilizaciones de los seguros;

Definir una cuenta de tercero (Configuración/Gestión/Cuentas de tercero) para los tipos de tercero que sean proveedores de seguros, con tipo de movimiento ‘B’ y tipo de operación ‘C’.

Para que el IVA se declare en el modelo 347, habrá que crear una línea en “Configuración/Contabilidad/Automatización” con los siguientes datos:

Siendo la cuenta, la misma que se definió en las cuentas de tercero.

Una vez configurado, ya podemos pasar a la introducción de pólizas y su contabilización. Toda la gestión de los seguros se realiza desde la opción de menú ‘Formularios/Seguros’.

Los datos que tenemos que rellenar en la cabecera serán los siguientes:

• Nº de póliza: Se introducirá manualmente, no existiendo una serie de numeración de pólizas de seguro.
• Tipo y código de tercero: Compañía proveedora del seguro.
• Fecha de contrato: Fecha de firma del contrato.
• Descripción: Pequeña descripción del seguro.
• Código de activo: Activo asociado con el seguro. Este campo no es obligatorio.
• Los campos código de producto, Nº serie y Matrícula/bastidor se obtienen del activo anteriormente indicado.
• Código producto mantenimiento: Si queremos realizar los cargos de mantenimiento por los seguros, aquí indicaremos el código del producto que se utilizará para generar esos cargos de mantenimiento al activo que figura en el campo ‘Código de activo’.
• Vigente: Una vez finalizado el seguro, si no se renueva, o si por cualquier motivo el seguro finaliza antes de su fecha de vencimiento, marcaremos la póliza indicando aquí que ya no está vigente.

En la pestaña ‘Importes’ tenemos que introducir los siguientes datos:

• Valor asegurado: Solo tiene carácter informativo.
• Fecha vencimiento e Importe: Se actualizarán automáticamente con los datos que se introduzcan en las líneas.
• Divisa: Pasará automáticamente a las líneas de contabilización del seguro.
• Franquicia: Solo carácter informativo.
• Tipo de seguro: Solo carácter informativo. Se puede utilizar para agrupar pólizas de seguros a la hora de obtener listados.
• Tipo de IVA: Solo será necesario en el caso de querer registrar el IVA.
• Código del banco: Solo será necesario si se ha configurado el pago automático en los datos de configuración básica.
• Grupo contable: Si para una póliza se indica grupo contable se utilizarán las cuentas definidas para ese grupo, ignorando las definidas en la configuración básica.
• Código de forma de pago: Forma de pago acordada con el proveedor de seguro.

La contabilización de las distintas operaciones que se pueden llevar a cabo con un seguro se realiza desde las líneas de este formulario. Los datos que aquí utilizamos son los siguientes:

• Fecha de la operación.
• Tipo de operación: Las operaciones implementadas son las siguientes
  • Pago cuota (P)
  • Indemnización (I): Indemnizaciones por siniestros
  • Extrono (E): Un extorno, según al Real Ademia Española de la Lengua es ”Parte de prima que el asegurador devuelve al asegurado a consecuencia de alguna modificación en las condiciones de la póliza contratada.”
    Por medio de este tipo de operación no solo vamos a recoger las posibles devoluciones de parte de la prima; también podremos contabilizar aumentos en la prima del seguro. Así, si se produce un aumento en la prima antes de la finalización del seguro, el importe indicado será positivo y si se produce una rebaja, el importe será negativo. Hay que tener en cuenta que estas operaciones, al ser sobre la cuota, tienen efecto sobre el IVA, produciéndose el registro correspondiente a un aumento o una disminución de la base imponible correspondiente. También se realiza la contabilización del gasto diferido, si así tenemos configurada la aplicación.
  • Pago fianza (PF): Esta operación es igual que el pago de una cuota, pero no se realiza el diferimiento del gasto.
  • Siniestro total (S): Por medio de esta operación se da de baja el activo y su amortización, contabilizando el ingreso por la indemnización recibida y el resultado de la operación.
• Valor: Importe de la operación.
• Nº documento y Nº documento externo: Serán los números de documento que aparecerán en la contabilidad.
• Fecha fin seguro: Este dato es el que se pasará automáticamente a la cabecera de la póliza.

Hay ocasiones en las que el pago de la póliza se realiza en varios plazos. Por ejemplo un seguro cuya póliza es anual, la compañía nos facilita el pago con vencimientos trimestrales. Para poder recoger esta operativa y que estos pagos nos aparezcan en la previsión de pagos, podemos ir a la opción de menú “Seguro / Vencimientos” y ahí indicar la fecha de vencimiento, su importe y la forma de pago.

Por ejemplo, tenemos una póliza anual de 1000 € que se pagará en cuatro plazos, por lo tanto crearemos unos vencimientos como los siguientes:

Cuando se realiza la contabilización de una póliza en la que se indican vencimientos, no se realiza el pago automático, aunque sí este configurado, sino que se contabilizará dejando la deuda pendiente en el proveedor según los importe y las fechas indicados en los vencimientos. Cuando se realice el pago efectivo de dichos vencimientos, estos se liquidarán mediante el formulario de “Cobros y pagos”

En el caso de que se haya configurado la contabilización de las pólizas de seguro para que se registre el gasto diferido (ver apartado “Configuración”), este se podrá ir aplicando mes a mes. Para realizar los asientos contable correspondientes a dicha aplicación de gasto, tendremos que ir a la opción de menú “Procesos / Contabilidad / Aplicación gto. diferido seguros”. En la ventana que nos aparece solo tendremos que indicar la fecha en la que se quiere contabilizar el gasto y automáticamente se calculará y contabilizará el importe del gasto que se tiene que aplicar a cada póliza.

Actualmente solo existe un informe sobre seguros, que nos presenta las pólizas cuya fecha de vencimiento se encuentra entre las indicadas. Se pueden sacar todas las pólizas o solo aquellas que están vigentes, poniendo ‘S’ en la opción ‘Vigente’.