Autorización de bajar precios mínimos

La autorización de bajar precios mínimos en las ofertas o contratos de alquiler consiste en los siguientes pasos.

Desde el contrato de alquiler o desde la oferta se escoge el menú contextual Solicitud precios mínimos, que nos abre el dialogo para confeccionar la solicitud. También podemos llegar a este dialogo desde la ventana principal, menú Formularios/Alquiler/Solicitar autorización precio inf. al mínimo.
El usuario, al confeccionar la solicitud, introduce un tercero que debe autorizarla. Este tercero tiene que tener asignado una dirección de correo electrónico, bien en la ficha del tercero o en los datos del usuario correspondiente de SmartOffice.
En el momento de confirmar la solicitud se genera un email que se envía al tercero de autorización. El email lleva como adjunto una copia de la solicitud.
El tercero de autorización recibe el email y responde a todos. En la respuesta tiene que añadir al asunto una cadena de carácteres para aceptar o denegar el pedido. El cuerpo del mensaje original explica las cadenas de carácteres permitidas. Además, detrás de la cadena de aceptación o denegación, el tercero de autorización puede añadir un texto libre, que se va a poner en el campo de observaciones de la solicitud.
Al contestar a todos, la respuesta se envía al usuario que ha generado la petición, y a una dirección de correo electrónico del sistema. Un programa de comunicación de Smart se ocupa de leer cada 2 minutos esta cuenta de correo y, cuando entre una respuesta, cambia la solicitud correspondiente. Al autorizar una solicitud Smart va a generar automáticamente un registro en la tabla AUT_IGNORAR_PRECIO_MINIMO.

Preparación

En los datos de empresa, pestaña Comunicación, hay que rellenar los siguientes campos.

Campo	Descripción	Ejemplo
Asunto aut. prec. mín.	El asunto para el email generado por SmartOffice. Este asunto tiene que contener el parámetro `:NRO_SOLICITUD`, que se sutituyerá por el número de solicitud actual. El parámetro no puede aparecer ni al comienzo, ni al final del asunto metido. Si se quiere usar el doble punto (:) en el asunto, hay que doblarlo (::).	Autorización de bajar precios mínimos :NRO_SOLICITUD::
Email aut. prec. mín.	La dirección de correo electrónico del sistema, del que el programa de comunicación lee las respuestas de los terceros de autorización.	compras.empresa@gmail.com
Conceder autorización	La cadena de caracteres que tiene que añadir el tercero de autorización al asunto para aceptar una solicitud (Esta cadena se usa también para las autorizaciones de los pedidos de compra).	++
Denegar autorización	La cadena de caracteres que tiene que añadir el tercero de autorización al asunto para rechazar una solicitud (Esta cadena se usa también para las autorizaciones de los pedidos de compra).	- -

Los usuarios de SmartOffice, que quieren pedir una autorización, tiene que disponer de una dirección de email metido en los datos de su usuario (SmartOffice menú Configuración/General/Usuarios).

Los terceros que deben aceptar o rechazar una autorización, tienen que disponer de una dirección de email en sus datos de tercero (SmartOffice menú Configuración/General/Empleados) o, si el empeado tiene vinculado un usuario de SmartOffice, en los datos de su usuario. Vale cualquier sitio de los dos.

Hay que crear un diseño de FastReport para la impresión de las solicitudes. Se abre el formulario de las solicitudes, se crea por lo menos una solicitud y se da en preliminar para abrir el informe. Ahora se puede crear el diseño, que se añade a cada email.

Pedir una autorización

Se crea el formulario de solicitud, bien desde una oferta o desde un contrato de alquiler con el menú correspondiente, o con F3 desde Formularios/Alquiler/Solicitar autorización precio inf. al mínimo. Hay que rellenar los dos campos Tipo tercero autoriza y Cód. tercero autoriza, como mínimo.

Al confirmar la solicitud se envía el email.

Conceder o denegar autorización

El tercero que recibe la petición debe usar la función Contestar a todos de su programa de email para crear la respuesta.

Para aceptar la solicitud se tiene que añadir ++ (se configura en los datos de empresa) al asunto de la respuesta, seguido por un comentario corto:

Re: Autorización de bajar precios mínimos 15-0000002:++Comentario libre

Para denegar la solicitud se añade - - (menos menos, se configura en los datos de empresa) al asunto de la respuesta, seguido por un comentario corto:

Re: Autorización de bajar precios mínimos 15-0000002:--Comentario libre

Una vez enviado la respuesta y pasados como máximo 2 minutos, se puede comprobar la autorización en el formulario de las solicitudes.

Conceder o denegar autorización manualmente

También es posible dar la autorización a una solicitud desde el formulario de solicituded.

Con los menús contextuales Autorizar y Denegar se puede realizar estas acciones.

Solo los siguientes usuarios tienen permiso para cambiar la autorización de una solicitud:

Todos los usuario que tienen el campo Permiso autor. prec. mín. igual a S (en Configuración/General/Usuarios).
El usuario que está vinculado al tercero de autorización de la solicitud.

Ver las solicitudes pendientes de autorizar

Desde el formulario de las solicitudes se puede seleccionar el menú Filtrar aut. pendientes.

Entonces se activa un filtro para activar solamente las solicitudes sin autorizar, y para los que el usuario tiene permiso de autorización. Como siempre, con F5 se puede ver la lista de los mismos.

Ver emails de autorización recibidos

Desde el formulario de las solicitudes se puede visualizar los emails de autorización que han llegado a la cuenta del sistema, con el menú Mostrar aut. recibidos.

El primer email siempre es el email original enviado por el usuario para pedir la autorización. Los demás emails se pueden seleccionar con F5.