Guía de iniciación de SmartEnvoice

SmartEnvoice, nuestro software para cumplir con la normativa de VERI*FACTU.

Información general sobre la ley antifraude y el reglamento Veri*factu se puede encontrar un nuesto wiki.

SmartEnvoice sirve para meter manualmente los datos a presentar a hacienda, pero la manera habitual de trabajar con el programa es importar las facturas desde SmartOffice.

Esta importación no sucede automáticamente, hay que importar las facturas con la opción Calcular (F10), bien desde la ficha del documento o desde una hoja de envío (ver abajo).

A grandes rasgos, la manera de proceder es la siguiente:

1. Importar las facturas de SmartOffice: Calcular (F10).
2. Comprobar los datos importados.
3. Confirmar y enviar las facturas a hacienda: Confirmar y enviar (F11).

El programa SmartEnvoice solo funciona en ordenadores con sistema operativo Microsoft Windows a partir de la versión 7. La razón es la necesidad de instalar los certificados electrónicos en el almacén personal de certificados del explorador de Internet de Windows.

Hace falta instalar un certificado electrónico reconocido admitido por la Agencia Tributaria para la empresa con la que se pretende trabajar. Los certificados son necesarios para autenticarse ante el servicio web de hacienda.

La instalación del certificado en el almacén de Windows se hace asi:

• Se abre el búscador de Windows con la tecla de Windows + S. Luego se busca por cert.
• Windows no mostrará el programa Administrar certificados de usuario, que tenemos que arrancar.
• Abrimos la carpeta Personal y hacemos clic con el botón derecho en Certificados.
• En el menú que se abre seleccionamos Todas las tareas/Importar….
• A partir de allí seguimos los pasos del asistente para importar certificados.

La instalación se realiza con el programa instalador SmartEnvoiceSetup.exe, que se puede bajar desde la web de Smart http://www.smartastur.com, menú Descargas. Hay que escoger la versión para VERI*FACTU, no la de Batuz.

La clave de instalación a poner en el primer dialogo la podemos sacar de SmartOffice, menú Configuración/Datos empresa, pestaña General, campo Clave de instalación.

Salvo casos especiales, solo tenemos que poner dicha clave y luego podemos confirmar todos los dialogos del instalador.

Si el cliente lleva varias empresas con SmartOffice, en un paso del instalador tenemos la posibilidad de elegir todas las empresas del grupo que queremos llevar con SmartEnvoice.

Los pasos del instalador se explican detalladamente aquí.

Cuando abrimos por primera vez la aplicación, SmartEnvoice nos pregunta por nuestro nombre de usuario y contraseña. Podemos usar el mismo usuario y contraseña que usamos para entrar en SmartOffice.

El resto de la configuración bien se realiza desde el menú Archivo/Opciones o desde los menús de Configuración.

Una vez abierto el programa, nos dirigimos a Archivo/Opciones, para configurar la aplicación.

La opción principal que tenemos que poner o cambiar aquí es el entorno de trabajo. Podemos trabajar en el entorno de producción de Varifactu (VERIFACTU), o en el entorno de pruebas de hacienda (VERIFACTUP). Si nos encontramos en el entorno de pruebas, cualquier dialogo de SmartEnvoice nos lo indica en la barra de estado:

Después de cambiar el entorno de trabajo el programa se va a cerrar para que se cargue el entorno correcto al abrirlo la próxima vez.

En la pestaña de Autenticación podemos elegir el certificado que hemos instalado en Windows para nuestra empresa. Con F6 podemos elegir entre todos los certificados del ordenador en el que trabajamos.

Desde el menú Configuración/Entorno podemos ajustar los parámetros del entorno.

Lo principal es poner la razón social y CIF/NIF de la empresa. Cuando se trabaje con un certificado de representante de empresa, habrá que poner su Razón social y NIF en las casillas correspondientes.

Los datos de la pestaña Entidad desarrolladora los pone Smart. Los campos no son editables para otros usuarios.

También tenemos que poner el tipo de factura SII (campo Tipo factura SII) para los motivos de abono de facturas de venta, menú Motivo abono factura venta.

Cuando SmartEnvoice importe una factura abonada, donde no se ha metido el tipo de factura SII para su motivo de abono, se pone R1 como valor por defecto para facturas normales, y R5 a los tickets abonados.

Al cliente interno de Smart que usamos para las ventas al contado, hay que ponerle S en el campo Tickets, pestaña Facturación de la ficha del cliente.

Clientes y proveedores que no tienen Cif/Nif, como es el caso de extranjeros o terceros nacionales que solo facilitaron por ejemplo su pasaporte, los tenemos que identificar en su ficha, en el campo Cif/Nif, con el código del país (ES/DE/FR/…) más el número del documento. De esta forma SmartOffice sabe que el doumento metido no es un Cif/Nif y no se realiza ninguna comprobación de número metido.

En el campo Tipo identificación debemos detallar el tipo de documento metido en el campo Cif/Nif. Si no lo hacemos, SmartEnvoice utiliza por defecto el valor “04-DOCUMENTO OFICIAL DE IDENTIFICACIÓN EXPEDIDO POR EL PAIS O TERRITORIO DE RESIDENCIA” como tipo de documento.

El formulario principal que podemos abrir desde el menú de formularios es el de los Envíos, que se explica a continuación.

También podemos acceder al formulario de las facturas de venta, donde se puede revisar y modificar los datos importados de SmartOffice antes de su confirmación y envío a hacienda.

El tercer formulario es el de los registros de facturación, o registros encadenados. El caso normal es que cada factura de venta tiene exáctamente un registro de facturación, que identifíca inequivoco los datos principales de la factura para detectar cualquier modificación posterior y además encadena la factura con la última factura enviada anteriormente.

En casos especiales puede haber varios registros de facturación:

• Cuando se tiene que subsanar errores en la factura que no requieren una factura rectificativa.
• Cuando la factura ha sido enviada erróneamente, en cuyo caso se crea un registro de anulación.

Todos estos casos se deben consultar con Smart. No son casos habituales.

Desde el menú Formularios/Envíos llegamos al formulario principal de SmartEnvoice, las hojas de envío.

A gran escala, la manera de presentar los documentos a hacienda desde SmartEnvoice es la siguiente:

1. Crear una nueva hoja (F3 e Intro)
2. Poner un periodo impositivo (en el año se pone automáticamente el año acutal). Al poner el mes se proponen automáticamente la Fecha desde y Fecha hasta.
3. F10 (menú Registro/Calcular) para que SmartEnvoice actualice los datos de SmartOffice e inserte los documentos sin enviar en la hoja.
4. Revisar los datos.
5. F11 (menú Registro/Confirmar y enviar) para confirmar y enviar las facturas a hacienda. La confirmación realiza el encadenamiento de las facturas.
6. Comprobar los resultados (se explica más adelante).

Los datos a meter en la cabecera son

Si damos en F10, SmartEnvoice realiza dos pasos.

Para el periodo metido en la cabecera se buscan aquellas facturas de venta en SmartOffice que aún no existen en SmartEnvoice y se crean su fichas en este programa. Para cada documento pasado a SmartEnvioce aparece un mensaje con su código en la ventana de mensajes (ver imagen anterior).

Las facturas importadas se pueden revisar en su ficha en Formularios/Facturas emitidas.

En estos formularios también existe la opción Calcular (F10), que actualiza los datos con los de SmartOffice. Desde allí, al dar en F10, se le pregunta al usuario sobre el periodo a importar.

En el segundo paso se añaden aquellos documentos a la hoja que aún no se han enviado a hacienda.

En las líneas que se añaden podemos usar el menú de Ficha (Mayús.+F6) desde el campo del número de factura para ir directamente a la ficha del documento, por si queremos comprobar algún valor.

Esta operación se realiza en bloques de hasta 1000 facturas, que es el máximo de facturas admitidas en hacienda en un solo envío.

En cada bloque primero se confirman las facturas y luego se envían en un fichero a hacienda. Si hubiese un error grave en el envío, por ejemplo cuando no haya conexión con Internet, y no se envían las facturas, entonces tampoco se realizaría la confirmación. En este caso las facturas del bloque siguen en el mismo estado como antes de dar en F11.

Los dos pasos explicados a continuación se realizan para cada bloque de facturas.

En el proceso de confirmación se encadenan las facturas del bloque. Para cada factura se crea una huella identificativa con la siguiente información:

• CIF emisor,
• Nro. factura,
• Fecha expedición,
• Tipo factura (normal, simplificada, rectificativa,…),
• Cuota total,
• Importe total,
• Huella de la factura anterior y
• Fecha, Hora y huso horario de la generación del registro de facturación.

Esta huella forma parte del registro de facturación enviado a hacienda para garantizar su integridad e inalterabilidad. Si SmartEnvoice trabajase en modo NO VERI*FACTU se tendría que firmar este registro de facturación.

Para ver el registro de facturación podemos usar Mayús.+F6 desde el campo Nº reg. encadenado, que se llena una vez terminado el envío.

Las facturas confirmadas en el paso anterior se envían a hacienda en un solo fichero.

Al terminar SmartEnvoice nos muestra los resultados de los distintos envíos.

Las pestañas de este dialogo sirven para ver el estado global de envío y analizar problemas técnicas. El resultado de cada documento enviado lo podemos comprobar cerrando los dialogos de resultado. Tanto en la hoja de envío como en la ficha de cada factura tenemos el campo Estado registro con el estado del último envío del documento.

Los registros en amarillo (aceptados con error) o en rojo (no aceptados) se tienen que revisar, lo que se explica en el párrafo Revisión de facturas.

Es posible ampliar una hoja de envío con facturas que se han generado después de su último envío. Así es posible, por ejemplo, crear una hoja para un mes en la que se van añadiendo todas las facturas de este mes, con envíos en las fechas de facturación. Si se realiza la primera facturación el día 5, se crea este día la hoja y se añaden y envían las facturas del día 5. Si la siguiente facturación es el día 10, ese día se añaden las nuevas facturas a la misma hoja para enviarlas también.

Para añadir más facturas a una hoja ya confirmada, se tienen que seguir estos pasos:

Con F11 se desconfirma la hoja, lo que permite añadir más facturas a ella. No se podrá borrar ni modificar registros anteriores enviadas y aceptadas (sin o con error) en hacienda.

De nuevo se puede calcular la hoja para añadir las facturas que se han creado en SmartOffice. Conviene revisar la fecha desde y hasta para asegurarse de que van desde el primer al último día del mes.

Con F11 se confirman y envían las facturas añadidas recientemente.

Para consultar las facturas que hemos enviado anteriormente a hacienda, podemos crear una hoja de envío, poner el año y mes del periodo impositivo y marcamos la opción Es consulta.

Luego se lanza la consulta con F11, lo que al final nos mostrará otra vez primero el resultado técnico de la consulta y luego las facturas recibidas.

Las facturas consultadas se pueden abrir con Mayús.+F6 desde la hoja, o abriendo el formulario de facturas emitidas y eligiendo el menú Registro/Datos consultados.

En este formulario podemos ver y comprobar las facturas importadas de SmartOffice.

Con este menú se puede realizar el paso 1 del mismo menú en las hojas de envío.

SmartEnvoice nos pregunta por el periodo que queremos actualizar, y al dar en Aceptar se importan las facturas de SmartOffice emitidas en el periodo seleccionado a SmartEnvoice.

Si había un cambio de la factura en SmartOffice que afecta los datos de SmartEnvoice, entonces hay que refrescar la factura en SmartEnvoice. Este proceso lee de nuevo los datos de SmartOffice y los actualiza en SmartEnvoice.

Una factura pendiente de actualizarse no se puede confirmar.

Igual que en las hojas de envío se confirma y encadena la factura con la última factura enviada y luego se envía a hacienda. Para el envío se crea una hoja de envío interna, que por defecto no se muestra al abrir los formularios de envío.

Si la factura visualizada ya está confirmada, con F11 se puede desconfirmar la factura. Esto permite realizar de nuevo cambios en la factura.

La desconfirmación de una factura tiene que ser una operación puntual. Nunca se debería usar para subsanar errores previstos en el reglamento de obligaciones de facturación (ROF), aprobado por el Real Decreto 1619/2012, que requiere una corrección a través de una factura rectificativa.

Una factura desconfirmada se puede modificar y luego presentar de nuevo como modificación a hacienda (Con F11 también).

Los posibles casos de uso se describen en el párrafo Revisión de facturas.

Los dos menús Anular y Anular y Cargar sirven para anular una factura en hacienda, que significa que dicha factura ya no se tomará en cuenta en los libros registros.

Igual que la desconfirmación, la anulación debería ser una operación MUY POCO frecuente. Se debe usar por ejemplo cuando se haya enviado por error una factura de pruebas.

El proceso de anulación consiste en tres a cuatro pasos:

Se crea una factura de abono de todo el importe en SmartOffice. Esta factura es para la contabilidad de Smart y no se comunica a hacienda. Los procesos de importación de SmartEnvoice (F10) ignoran este tipo de facturas.

Se crea un registro de facturación de anulación, que identifica y encadena la factura con el último registro de facturación enviado, del mimso modo como cuando se envía una factura a hacienda.

Se envía el registro de facturación de anulación a hacienda. Para realizar esta operación se crea una hoja interna de envío que contiene solamente este registro de anulación.

Si se ha seleccionado el menú Anular y Cargar se crea una copia de la factura original, se confirma esta factura en SmartOffice y se importa la factura nueva en SmartEnvoice donde puede ser modificada.

Con este menú se puede cambiar entre las facturas enviadas a hacienda y la que se han consultado de hacienda.

Menú que abre todos los formularios de envío que contienen la factura actual, como envío de alta, de modificación o de anulación.

Mostrar los registros de facturación de alta, modificación o anulación de la factura actual.

El formulario de registros encadenados es solamente informativo.

Se muestran los datos del registro de facturación, que normalmente es de un alta de de una factura en hacienda, pero también puede ser una modificación o anulación de una factura.

En la pestaña Datos podemos ver el XML del que consiste el registro, y en la pestaña QR la representación gráfica del código QR. Con el menú Guardar QR podemos guardar esta imagen en un fichero tipo jpeg.

En algunas ocasiones hacienda devuelve un error para una factura enviada, bien de tipo Aceptado con error o simplemente Incorrecto. Si creamos una hoja de envío y le añadimos manualmente una factura ya enviada, la confirmación de esta hoja nos devuelve el error INCORRECTO con la razon Registro duplicado:

Este error en concreto no lo tenemos que revisar porque SmartEnvoice lo ignora, pero para cualquier otro error tenemos que revisar la factura. El hecho de que existen facturas a revisar nos lo muestra SmartEnvoice en la ventana principal y al cerrar la aplicación:

Existen tres maneras de resolver probelmas de envío:

1. Marcar la factura revisada sin más, cuando el error no requiere ninguna modificación en la factura.
2. Reenvío de la factura con datos modificados.
3. Anulación de la factura.

La manera de proceder para los distintos tipos de rechazos devueltos por hacienda se explica en el FAQ para desarrolladores, pregunta número 17.

Tanto en el formulario de las facturas emitidas como en el de los envíos existe el menú Marcar revisado. Con este menú se puede marcar una factura o todas las facturas de una hoja como resueltas.

Un ejemplo de un error que se podría resolver con este método sería el error 3000, factura duplicada, que SmartEnvoice trata automáticamente de este modo.

Si tenemos que modificar una factura para subsanar un error en un campo que no hace falta corregir con una factura rectificativa, primero tenemos que forzar la desconfirmación de la factura con F11:

Entonces podemos cambiar la factura en SmartEnvoice, o leerla de nuevo de SmartOffice con el menú Refrescar.

En el siguiente ejemplo hemos cambiado el tipo de factura de F1 a F2 (Factura simplificada), lo que hace innecesario la comunicación del cliente.

La confirmación y el envío de la factura modificada se hace otra vez con F11.

En la ficha de cualquier documento tenemos los menús Registro/Anular y Registro/Anular y cargar.

Esto nos permite anular el documento actual. No se puede anular un documento pendiente de enviar a hacienda. Hay que enviarlo primero y luego anularlo (o no enviarlo y borrarlo de SmartEnvoice).

Los pasos que se realizan al anular una factura ya las hemos visto arriba en el párrafo correspondiente.

Una factura anulada se marca en su ficha con el color azul claro:

Existe un informe en el menú Informes/Comprobación que sirve para comparar los datos de SmartEnvoice con los datos de SmartOffice.

Los parámetros a poner son los siguientes.