Planificador de servicios

Ver la carga de todos los conductores de un vistazo, y decidir con eso qué grúa y qué conductor van a cada servicio.

Mandar el trabajo al conductor ya funciona: desde SmartOffice, el albarán de servicio llega a la cartera de su terminal Proesenco, él anota las horas y el cliente firma allí mismo. Esa parte está resuelta, y es la que acaba facturando.

Lo que no hay es una vista de la carga de cada uno. A la hora de decidir a quién mandar el servicio de mañana, la información está en la cabeza de quien reparte: quién sale ya cargado, quién anda por Valdebebas y podría encadenar, qué grúa hace falta para esa obra, quién está de vacaciones.

Eso lleva a lo de siempre:

• uno con el día entero comprometido y otro con media jornada libre;
• un servicio que se acepta sin saber si queda grúa de ese tonelaje;
• desplazamientos que se podían haber encadenado y no se encadenaron;
• y a media mañana, la pregunta de siempre: ¿cómo vamos?

El planificador no cambia cómo llega el trabajo al conductor. Cambia cómo se decide a quién dárselo.

Una línea por terminal y el tiempo en horizontal. De un vistazo se ve quién está cargado, quién tiene hueco y a qué hora.

• Cada barra es un servicio, y su longitud es el tiempo que ocupa: la carga se ve, no se calcula.
• El color dice cómo va: gris planificado, azul confirmado, naranja el que el conductor tiene entre manos, verde el terminado.
• Los conductores sin nada asignado también salen, con su línea vacía. Son los primeros que se buscan al repartir.

La jornada y los días laborables los pone cada calendario —con el sábado dentro, si se trabaja—, y los festivos salen del calendario de festividades que ya usa SmartOffice: si el 15 de agosto es fiesta, no aparece en la agenda.

Para decidir hace falta saber de qué va cada servicio. Pasando el ratón por una barra aparece entero: la grúa con su número de serie, el cliente, la obra, el contrato, adónde hay que ir y las tarifas del albarán.

Es la diferencia entre «el 26-11432 de Pedro» y «la grúa de 80 en la M-607 a la altura del kilómetro 13,5». Con lo segundo se decide; con lo primero, no.

La dirección de entrega la pone el contrato, que es donde está: el albarán de servicio no la repite.

Un conductor de vacaciones no es un hueco libre. Los calendarios de ausencias se superponen a la agenda, con un borde rojo bien visible, y se encienden o se apagan con un solo botón.

Debajo de la agenda, los albaranes de servicio que todavía no están asignados a nadie.

• Solo los de su delegación —con un botón para ver los de todas— y solo los tipos que interesan a ese calendario.
• Cliente y obra en la misma línea: tres servicios del mismo cliente el mismo día son tres sitios distintos.
• Los más recientes primero, con el número que se quiera ver: 10, 20, 50…
• Un albarán ya asignado no vuelve a ofrecerse. Si aun así se quiere repetir, se avisa con un contador.

Cada albarán se despliega y enseña lo que hace falta para elegir destinatario: la grúa, el cliente, la obra, el contrato, la dirección de entrega y las tarifas contratadas.

Las tarifas del mismo producto van juntas —1 H, 1 HE, 1 HEF, 1 S, 1 SF, 1 KMS—, que es como se leen: lo que hay contratado, a la espera de las horas que el conductor introduzca en el terminal.

Con la carga delante, asignar es un gesto:

1. Se marcan uno o varios albaranes.
2. Se pincha en el hueco del conductor que va a hacerlo.
3. El servicio queda ahí, a esa hora, con esos albaranes dentro.

Y si hay que recolocar —entra una urgencia, un cliente retrasa la descarga—, se arrastra a otra hora, a otro día o a otro conductor. Al mover el inicio, el servicio se desplaza entero conservando su duración.

Cuando el servicio se da por confirmado, sus albaranes salen hacia la cartera del terminal. Es el envío de siempre, con los mismos procedimientos de Proesenco que Poncal ya tiene funcionando: no hay una integración nueva que mantener, ni un segundo sitio donde repetir el trabajo.

La diferencia es que ahora se envía después de haber visto a quién conviene mandárselo, y con una hora concreta detrás.

Lo que el conductor hace en el terminal se refleja en la pantalla sin que nadie lo teclee:

Así, a media mañana, la pregunta ¿cómo vamos? se contesta mirando la pantalla: lo verde está hecho, lo naranja está en marcha y lo gris sigue esperando. Y lo que se ve al repartir mañana es la carga de verdad, no la de memoria.

Cada cambio de estado deja una línea en el histórico: quién lo hizo, cuándo, de qué estado a cuál, y con qué albaranes y conductores contaba el servicio en ese momento. Cuando alguien pregunte ¿por qué esta grúa fue el jueves a Cobeña?, la respuesta está ahí.

Poco, y todo es configuración:

• Un calendario de planificación por delegación, con su horario y sus días laborables.
• El tipo de documento que se reparte en él: el albarán de servicio. Los albaranes de entrega y de recogida activan y desactivan el contrato, y no se planifican.
• Los terminales como recursos, que ya están dados de alta en Proesenco con su módulo de servicios de grúa.
• Opcionalmente, equipos para que los conductores de una delegación salgan siempre en la agenda aunque no tengan trabajo, y un calendario de festividades, que probablemente ya exista.

No hay que tocar los albaranes, ni cambiar la forma de trabajar en SmartOffice, ni instalar nada nuevo en los terminales.

Lo que ya se enviaba al conductor, enviado ahora sabiendo quién tiene hueco,
qué grúa lleva y dónde está.

Las capturas son de la pantalla real, con albaranes, grúas y terminales de Poncal. Las fechas se han llevado al día en curso para que la agenda aparezca con trabajo repartido.