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====== Guía de iniciación de SmartEnvoice ======
{{ :usu:smartenvoice.jpg?300 |SmartEnvoice}}
SmartEnvoice, el software garante de Smart para el TicketBAI y BATUZ.

===== Información a presentar =====
En las siguientes enumeraciones se han marcado con (*) todos los libros actualmente implementados en //SmartEnvoice//:
==== Modelo 140 - Personas físicas (NO IMPLEMENTADO) ====
  * 1 Ingresos y facturas emitidas
  * 1.1 Ingresos con facturas emitidas con software garante
  * 1.2 Ingresos con facturas emitidas sin software garante
  * 1.3 Ingresos sin factura
  * 2 Gastos y facturas recibidas
  * 2.1 Gastos con factura
  * 2.2 Gastos sin factura
  * 3 Bienes afectos o de inversión
  * 3.1 Alta de bienes afectos o de inversión
  * 3.2 Mejora de bienes afectos o de inversión
  * 3.3 Baja de bienes afectos o de inversión
  * 3.4 Regularización anual de bienes de inversión
  * 4 Determinadas operaciones intracomunitarias
  * 4.1 Transferencias intracomunitarias, informes periciales y otros trabajos
  * 4.2 Ventas de bienes en consigna
  * 5 Criterio de caja / Criterio de cobros y pagos
  * 5.1 Cobros
  * 5.2 Pagos
  * 6 Provisiones y suplidos
  * 7 Otra información con transcendencia tributaria
  * 7.1 Variación de existencias
  * 7.2 Arrendamientos de locales de negocios
  * 7.3 Transmisiones de inmuebles sujetas a IVA
  * 7.4 Importes superiores a 6.000 euros percibidos en metálico
  * 8 Agrupaciones de bienes
  * 8.1 Alta de agrupaciones de bienes
  * 8.2 Baja de agrupaciones de bienes
==== Modelo 240 - Personas jurídicas (IMPLEMENTADO PARCIALMENTE) ====
  * (*) 1 Facturas emitidas
  * (*) 1.1 Facturas emitidas con software garante
  * (*) 1.2 Facturas emitidas sin software garante
  * (*) 2 Facturas recibidas
  * 3 Bienes de inversión
  * 4 Determinadas operaciones intracomunitarias
  * 4.1 Transferencias instracomunitarias, informes periciales y otros trabajos
  * 4.2 Ventas de bienes en consigna
  * (*) 5 Criterio de caja
  * (*) 5.1 Cobros
  * (*) 5.2 Pagos
  * 6 Otra información con trascendencia tributaria
  * (*) 6.1 Importes superiores a 6.000 euros percibidos en metálico
  * 6.2 Operaciones de seguros
  * 6.3 Agencias de viajes

**Los documentos a presentar no pasan automáticamente de SmartOffice a SmartSii, hay que importarlos con la opción //Calcular (F10)//, bien desde la ficha del documento o desde una hoja de envío (ver abajo).**

===== Requisitos =====
El programa //SmartEnvoice// solo funciona en ordenadores con sistema operativo Microsoft Windows a partir de la versión 7. La razón es la necesidad de instalar los certificados electrónicos en el almacén personal de certificados del explorador de Internet de Windows.

Hace falta instalar un certificado electrónico reconocido admitido por la Agencia Tributaria para la empresa con la que se pretende trabajar. Los certificados son necesarios para autenticarse ante el servicio web de hacienda, y para firmar el fichero TicketBAI.

La instalación del certificado en el almacén de Windows se hace asi:
  * Se abre el búscador de Windows con la tecla de Windows + S. Luego se busca por ''cert''.
  * Windows no mostrará el programa ''Administrar certificados de usuario'', que tenemos que arrancar.
  * Abrimos la carpeta //Personal// y hacemos clic con el botón derecho en //Certificados//. 
  * En el menú que se abre seleccionamos //Todas las tareas/Importar...//.
  * A partir de allí seguimos los pasos del asistente para importar certificados.

Además del certificado se necesita el programa //AutoFirma//, que se puede bajar desde la página del gobierno [[https://firmaelectronica.gob.es/Home/Descargas.html]].

El instalador nos instala tanto el programa gráfico, //AutoFirma//, como un programa en línea de comandos que necesita SmartEnvoice: ''AutoFirmaCommandLine.exe''. Este programa lo llama SmartEnvoice cada vez que tiene que firmar un TicketBAI o TicketBAI de anulación.

===== Instalación =====
La instalación se realiza con el programa instalador //SmartEnvoiceSetup.exe//, que se puede bajar desde la web de Smart [[http://www.smartastur.com]], menú //Descargas//.

La clave de instalación a poner en el primer dialogo la podemos sacar de SmartOffice, menú //Configuración/Datos empresa//, pestaña //General//, campo //Clave de instalación//.

Salvo casos especiales, solo tenemos que poner dicha clave y luego podemos confirmar todos los dialogos del instalador. 

Los pasos del instalador se explican detalladamente [[usu:instalador_comun#instalacion_aplicaciones_icono_unico|aquí]].

===== Configuración =====
Cuando abrimos por primera vez la aplicación, SmartEnvoice nos pregunta por nuestro nombre de usuario y contraseña.
{{ :usu:siilogin.png?400 |Login}}
**Hay que usar un nombre de usuario para él que hemos obtenido una licencia de SmartEnvoice. Durante el périodo de gracia se puede usar el usuario habitual de SmartOffice.**

El resto de la configuración bien se realiza desde el menú //Archivo/Opciones// o desde los menús de //Configuración//.

==== Configuración básica / Selección del entorno de trabajo ====

Una vez abierto el programa, nos dirigimos a //Archivo/Opciones//, para configurar la aplicación.

{{ :usu:seopcionesgeneral.jpg?400 |Opciones generales}}
En las Opciones generales tenemos que comprobar el acceso al programa //AutoFirmaCommandLine.exe//, que normalmente se pone automáticamente. Si este campo está en blanco porque no hemos instalado AutoFirma en su carpeta estándar, por ejemplo, entonces tenemos que buscar el programa desde aquí con F6.

Otra opción que tenemos que poner o cambiar aquí es el //entorno de trabajo//. **Podemos trabajar en el entorno de producción de Bizkaia del modelo 240 (BIZ240), o en el entorno de pruebas de Bizkaia para el modelo 240 (BIZ240P). Si nos encontramos en el entorno de pruebas, cualquier dialogo de SmartEnvoice nos lo indica en la barra de estado:**
{{ :usu:sebaraestadopruebas.jpg?400 |Barra de estado pruebas}}

**Es recomendable antes de realizar un envío de producción de documentos realizar un envío en el entorno de pruebas para corregir cualquier error antes de que pase a producción.**

{{ :usu:seopcionescertificado.jpg?400 |Opciones certificado}}
En la pestaña del //Certificado// podemos elegir el certificado que hemos instalado en Windows para nuestra empresa. Con F6 podemos elegir entre todos los certificados del ordenador en el que trabajamos.

{{ :usu:seopcionesnroserie.jpg?400 |Opciones nro. serie}}
En está rejilla hay que poner el o los números de serie que hemos adquirido para SmartEnvoice. /*Hasta el día 31 de Enero de 2023 el programa se puede usar sin restricciones, a partir de este momento será necesario un número de serie.*/

==== Entorno de trabajo ====
Desde el menú //Configuración/Entorno// podemos ajustar los parámetros del entorno.
{{ :usu:seentornogeneral.jpg?400 |Entorno general}}

Lo principal es poner la razón social y CIF/NIF de la empresa. Cuando se trabaje con un certificado de representante de empresa, habrá que poner su NIF en la casilla correspondiente.

Los datos de la pestaña //Entidad desarrolladora// los pone Smart. Los campos no son editables para otros usuarios.

==== Motivos de abono de facturas de venta ====
También tenemos que poner el tipo de factura SII (campo //Tipo factura SII//) para los motivos de abono de facturas de venta, menú //Motivo abono factura venta//.

Cuando SmartEnvoice importe una factura abonada, donde no se ha metido el tipo de factura SII para su motivo de abono, se pone ''R1'' como valor por defecto para facturas normales, y ''R5'' a los tickets abonados.

==== Cliente de contado (config. en SmartOffice) ====
Al cliente interno de Smart que usamos para las ventas al contado, hay que ponerle ''S'' en el campo //Tickets//, pestaña //Facturación// de la ficha del cliente.

==== Identificación no Cif/Nif (SmartOffice) ====
Clientes y proveedores que no tienen Cif/Nif, como es el caso de extranjeros o terceros nacionales que solo facilitaron por ejemplo su pasaporte, los tenemos que identificar en su ficha, en el campo Cif/Nif, con el código del país (ES/DE/FR/...) más el número del documento. De esta forma SmartOffice sabe que el doumento metido no es un Cif/Nif y no se realiza ninguna comprobación de número metido.

En el campo ''Tipo identificación'' debemos detallar el tipo de documento metido en el campo Cif/Nif. 
**Si no lo hacemos, SmartEnvoice utiliza por defecto el valor "04-DOCUMENTO OFICIAL DE IDENTIFICACIÓN EXPEDIDO POR EL PAIS O TERRITORIO DE RESIDENCIA" como tipo de documento.**

===== Formularios =====
Si abrimos el menú //Formularios// se puede ver que existe un formulario para cada tipo de documento o libro a tratar. Además existe un formulario para las hojas de envío.

A grandes rasgos, la manera de proceder es la siguiente:
  - Importar los documentos de SmartOffice: **Calcular (F10)**.
  - Comprobar los datos importados.
  - Confirmar el documento: **Confirmar (F11)**.
  - Enviar el documento a hacienda: **Enviar (Ctrl+F11)**.
Los primeros tres pasos se pueden realizar desde las fichas de los documentos, por ejemplo //Formulario/Facturas recibidas//. También es posible hacerlo directamente desde una hoja de envío, lo que nos permite confirmar varios documentos en bloque sin tener que ir de uno a otro. Esto se se explica en el siguiente párrafo.

La **anulación** de un documento solamente es posible desde su ficha, no se puede hacer desde la hoja de envío.

===== Hojas de envío =====
Desde el menú //Formularios/Envíos// llegamos al formulario principal de SmartEnvoice, las hojas de envío.
{{ :usu:seenvionuevo.jpg?400 |Envío nuevo}}

A gran escala, la manera de presentar los documentos a hacienda desde SmartEnvoice es la siguiente:
  - Crear una nueva hoja (''F3'' e ''Intro'')
  - Llenar la cabecera para determinar el periodo y los documentos a incluir.
  - ''F10'' (menú //Registro/Calcular//) para que SmartEnvoice actualice los datos de SmartOffice e inserte los documentos sin enviar en la hoja.
  - Revisar los datos.
  - ''F11'' (menú //Registro/Confirmar//) para confirmar la hoja e impedir cambios. Esto también creará los TicketBAI para las facturas de venta.
  - ''Ctrl+F11'' (menú //Registro/Enviar//) para enviar los registros a hacienda.
  - Comprobar los resultados (se explica más adelante).

Los datos a meter en la cabecera son
^Pestaña ^Campo ^Descripción ^
|General |Id. |La identificación de la hoja se asigna automáticamente al crear una nueva hoja con ''F3'' y dar en ''Intro''. |
|General |Nombre |Texto libre. |
|General |Es consulta |Si en lugar de enviar documentos a hacienda queremos consultar los documentos enviados, hay que poner una ''S'' en este campo. |
|General |Año periodo impositivo |El año del periodo impositivo para el que se quiere hacer el envío/consulta. |
|General |Fac. emit. con TBAI |Incluir facturas emitidas que requiren el fichero TBAI (por defecto son todas). |
|General |Fac. emit. sin TBAI |Incluir facturas emitidas que **no** requiren el fichero TBAI. |
|General |Fac. recibidas |Incluir facturas recibidas. |
|General |Cobros |Incluir cobros (criterio de caja). |
|General |Pagos |Incluir pagos (criterio de caja). |
|General |Importes sup. 6000 |Incluir importes superiores a 6000,- Euros percibidos en metálico. |
|General |Solo inc. docs. confirmados |Solamente incluir en la hoja documentos confirmados en SmartEnvoice que están sin enviar. |
|General |Cód. entorno |El código del entorno de esta hoja (campo informativo). |
|General |Modelo |El modelo a usar en la hoja (campo informativo). |
|General |Tipo reg. |El tipo de registro a usar en el envío (campo informativo). |
|Titular |Titular NIF |Se pone el NIF del titular metido en la configuración del entorno. |
|Titular |Titular razón social |Se pone la razón social del titular metido en la configuración del entorno. |
|Titular |Titular NIF representante |Se pone el NIF del representante del titular metido en la configuración del entorno. |

==== Calcular (F10) ====
{{ :usu:seenvionuevof10.jpg?400 |Envío F10}}

Si damos en ''F10'', SmartEnvoice realiza dos pasos.

=== Paso 1: Actualizar los datos de SmartOffice ===
Para el periodo metido en la cabecera se buscan aquellos documentos en SmartOffice que aún no existen en SmartEnvoice y se crean su fichas en este programa. Para cada documento pasado a SmartEnvioce aparece un mensaje con su código en la ventana de mensajes (ver imagen anterior).

Este proceso funciona para los siguientes docuemntos:
  - Facturas de venta con TBAI
  - Facturas de compra
  - Cobros
  - Pagos
Los importes pagados en efectivo se tienen que añadir manualmente en su ficha, //Formularios/Importes >6000 percibidos en metálico//.

Cualquier documento importado se puede revisar en su ficha:
  - Facturas de venta: //Formularios/Facturas emitidas//
  - Facturas de compra: //Formularios/Facturas recibidas//
  - Cobros: //Formularios/Cobros//
  - Pagos: //Formularios/Pagos//
En estos formularios también existe la opción //Calcular (F10)//, que actualiza los datos con los de SmartOffice. Desde allí, al dar en F10, se le pregunta al usuario sobre el periodo a importar.

=== Paso 2: Llenar las líneas de la hoja ===
En el segundo paso se añaden aquellos documentos a la hoja que aún no se han enviado a hacienda.

En las líneas que se añaden podemos usar el menú de //Ficha (Mayús.+F6)// para ir directamente a la ficha de cualquier documento, por ejemplo en la pestaña de las facturas emitidas desde el número de factura venta.

==== Confirmar (F11) ====
Antes de confirmar la hoja deberíamos comprobar los datos a enviar. Esto se hace desde la ficha de cada documento, a la que se puede llegar con ''Mayús+F6'' desde las líneas de la hoja.

Es posible confirmar cualquier documento en SmartEnvoice directamente desde su ficha con F11, o se confirman todos los documentos sin confirmar desde la misma hoja con F11.

**En caso de las facturas emitidas con TicketBAI el proceso de confirmación va a crear el fichero TicketBAI y firmarlo con el programa //AutoFirma//, que se nota por una ventana negra que aparece un momento al realizar la firma. ESTE PROCESO ES IRREVERSIBLE**

{{ :usu:seenvionuevof11.jpg?400 |Hoja envío F11}}

==== Enviar (Ctrl.+F11) ====
El último paso consiste en enviar los documentos incluidos en la hoja a hacienda, lo que se realiza con ''Ctrl+F11''.

El envío se hace por separado por
  * el libro,
  * el tipo de registro (alta, modificación o anulación del documento),
  * cada 1000 registros.

Al terminar SmartEnvoice nos muestra los resultados de los distintos envíos.
{{ :usu:seenvioresultado.jpg?400 |Resultado envío}}

Las pestañas de este dialogo sirven para ver el estado global de envío y analizar problemas técnicas. El resultado de cada documento enviado lo podemos comprobar cerrando los dialogos de resultado.
Tanto en la hoja  de envío como en la ficha de cada documento tenemos el campo //Estado registro// con el estado del último envío del documento.
{{ :usu:seenvionuevoctrlf11.jpg?400 |Hoja envío Ctrl. F11}}
{{ :usu:sefichafacvtacontrol.jpg?400 |Ficha factura venta control}}

===== Anulación =====
En la ficha de cualquier documento tenemos el menú //Registro/Anular//.

Esto nos permite anular el documento de la ficha. **No se puede anular un documento pendiente de enviar a hacienda. Hay que enviarlo primero y luego anularlo.** La anulación también se tiene que enviar a hacienda. Para hacerlo hay que crear una hoja de envío con fecha desde y hasta correspondiente a la fecha de documento anulado (fecha de expedición para facturas, fecha de operación para cobros y pagos), y luego dar en F10. Esto añade el documento anulado a la hoja de envío con el //tipo de operación// ''AN0''.

===== Cambiar de factura TBAI a factura sin TBAI =====
Es posible que una factura de venta con TBAI está rechazada al subirla al libro "240 1.1. Facturas emitidas con software garante", por ejemplo por un error en algún campo (Cód. país no existe etc.).

En este caso, como el TBAI ya se ha creado y probablemente se está usando en la siguiente factura, no es posible subir la factura TBAI al libro 240_1_1. En su lugar hay que subirla al libro "240 1.2. Facturas emitidas sin software garante".

Para poder hacerlo abrimos la factura en SmartEnvoice y escogemos el menú //Cambiar a fac. sin TBAI//:
{{ :usu:secambiarfacsintbai.jpg?600 |Cambiar a fac. sin TBAI}}

La factura se desconfirma automáticamente y podemos proceder a corregirla:
{{ :usu:secorregirfacsintbai.jpg?600 |Corregir fac. sin TBAI}}

Nos queda confirmar la factura y enviarla. Para el envío creamos una hoja de envío donde seleccionamos solamente el tipo "Fac. emit. sin TBAI" y añadimos la factura manualmente en las líneas:
{{ :usu:seenviarfacsintbai.jpg?600 |Enviar fac. sin TBAI}}

Después de confirmar la hoja la podemos enviar.

===== Consultas =====
Podemos consultar los datos enviados a hacienda, para luego compararlos con los datos de SmartOffice.

Para realizar una consulta hay que crear una hoja de envío y **poner ''S'' en el campo //Es consulta//**.

La //Fecha desde// y //Fecha hasta// tiene un significado diferente según el documento consultado:

  * En caso de las **facturas recibidas y emitidas** se ignoran y la consulta es para todas las facturas del año metido en //Año periodo impositivo//. Actualmente no existe posibilidad de consultar las facturas emitidas en un mes.
  * Para los **cobros y pagos** se toman en cuenta tanto la //Fecha desde// como la //Fecha hasta// para consultar los cobros y pagos realizados entre dichas fechas. Si se dejan en blanco, la consulta es para todo el año.
  * Los **importes percibidos en metálico** siempre se consultan para el año, dado que son operaciones anuales.

{{ :usu:seenvioconsulta.jpg?400 |Envío consulta}}

Una vez que se haya consultado los documentos presentados, podemos comprobarlos desde la misma ficha. Para cambiar entre los datos presentados y los datos consultados existe el menú **//Registro/Datos consultados//**. En la siguiente imagen vemos el mismo documento arriba con los datos presentados y abajo con los datos consultados, que siempre deberían coincidir.

{{ :usu:sefichaconsulta.jpg?400 |Ficha consulta}}

===== Comparar datos con SmartOffice =====
Existe un informe en el menú //Informes/Comprobación// que sirve para comparar los datos de SmartEnvoice con los datos de SmartOffice.
{{ :usu:seinfcomprobar.jpg?400 |Informe comprobación}}

Los parámetros a poner son los siguientes.
^Parámetro ^Descripción ^Valor por defecto ^
|Fecha desde |La fecha desde que se quiere comparar los datos. |Primero del mes actual o del mes de Fecha hasta.|
|Fecha hasta |La fecha hasta que se quiere comparar los datos. |Último del mes actual o del mes de Fecha desde. |
|Datos consultados |S: Se comparan los datos de SmartOffice con los datos de SmartEnvoice consultados.\\ N: La comparación es con los datos enviados. |S |
|Incl. fac. emitidas |Incluir (S) o no (N) los datos de las facturas de venta. |S |
|Incl. fac. recibidas |Incluir (S) o no (N) los datos de las facturas de compra. |S |