usu:smartsheet:smartsheet_guia_de_iniciacion
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usu:smartsheet:smartsheet_guia_de_iniciacion [2019/07/30 19:12] – stefan | usu:smartsheet:smartsheet_guia_de_iniciacion [2019/11/05 11:08] – [Crear referencias entre fuentes de datos y celdas de la hoja de cálculo] juanma | ||
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====== SmartSheet - guía de iniciación ====== | ====== SmartSheet - guía de iniciación ====== | ||
- | Con SmartSheet se puede unir datos de Smart repetitivamente en una hoja de cálculo, o sea, refrescar los datos de una hoja de cálculo con los datos actuales de Smart en el momento. | + | Con SmartSheet se puede unir datos de Smart repetitivamente en una hoja de cálculo, o sea, refrescar los datos de una hoja de cálculo con los datos actuales de Smart. |
===== Instalación ===== | ===== Instalación ===== | ||
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{{ : | {{ : | ||
- | ===== Primeros pasos ===== | + | ===== Configuración |
- | Cuando se abre el programa por primera vez, hay que poner los credenciales del usuario. Recuerde que cada licencia de SmartPdf corresponde a un usuario. Si su licencia es para el usuario //PEPE//, debería utilizar este usuario en los credenciales. | + | Cuando se abre el programa por primera vez, hay que poner los credenciales del usuario. Recuerde que cada licencia de SmartPdf corresponde a un usuario. Si su licencia es para el usuario //PEPE//, debería utilizar este usuario en las credenciales. |
{{ : | {{ : | ||
- | Los credenciales se guardan en un fichero '' | + | Las credenciales se guardan en un fichero '' |
+ | |||
+ | Una vez abierto el programa, nos dirigimos a // | ||
+ | |||
+ | {{ : | ||
+ | En esta rejilla hay que poner el o los números de serie que hemos adquirido para SmartSheet. | ||
===== Limitaciones ===== | ===== Limitaciones ===== | ||
- | En primer lugar solo se admiten hojas de cálculo en formato //Office Open XML// con la extenxión | + | En primer lugar, sólo se admiten hojas de cálculo en formato //Office Open XML// con la extensión |
- | Las hojas de cálculo que crea SmartSheet no pueden mantener cualquier característica | + | Las hojas de cálculo que crea SmartSheet |
* Los formatos de las celdas (celdas combinadas, negrita, tamaño de fuente, colores etc.). | * Los formatos de las celdas (celdas combinadas, negrita, tamaño de fuente, colores etc.). | ||
- | * Las mayoría de las formulas. | + | * Las mayoría de las fórmulas. |
* Gráficos. | * Gráficos. | ||
* Imágenes. | * Imágenes. | ||
- | Al importar una nueva hoja de cálculo en SmartSheet el programa propone abrir el mismo documento en el formato generado con SmartSheet, para que el usuario | + | Al importar una nueva hoja de cálculo en SmartSheet, el programa propone abrir el mismo documento en el formato generado con SmartSheet, para que el usuario |
- | Cuando se fusionan los datos de Smart con una hoja de cálculo, es posible que se tiene que añadir líneas o columnas a la hoja para que quepan todos los datos de la selección. En este caso es posible que las formulas | + | Cuando se fusionan los datos de Smart con una hoja de cálculo, es posible que se tenga que añadir líneas o columnas a la hoja para que quepan todos los datos de la selección. En este caso, es posible que las fórmulas |
===== Conceptos ===== | ===== Conceptos ===== | ||
Línea 62: | Línea 67: | ||
|Descripción | |Una descripción cualquiera del documento. | | |Descripción | |Una descripción cualquiera del documento. | | ||
- | Cada documento de SmartSheet consiste de dos partes principales, los **fuentes de datos** y **una o varias hojas de cálculo dentro de un libro de trabajo**. | + | Cada documento de SmartSheet consiste de dos partes principales: las **fuentes de datos** y **una o varias hojas de cálculo dentro de un libro de trabajo**. |
==== Fuentes de datos ==== | ==== Fuentes de datos ==== | ||
Línea 120: | Línea 125: | ||
==== Crear referencias entre fuentes de datos y celdas de la hoja de cálculo ==== | ==== Crear referencias entre fuentes de datos y celdas de la hoja de cálculo ==== | ||
- | El siguiente paso es definir en que rangos de celdas SmartSheet tiene que copiar el contenido de las fuentes de datos en el momento de realizar una fusión de datos. | + | El siguiente paso es definir en qué rangos de celdas SmartSheet tiene que copiar el contenido de las fuentes de datos en el momento de realizar una fusión de datos. |
- | Desde el documento tenemos que abrir tanto las fuentes de datos (// | + | Desde el documento, tenemos que abrir tanto las fuentes de datos (// |
- | Seleccionamos en la hoja de cálculo el menú // | + | Seleccionamos en la hoja de cálculo el menú // |
{{ : | {{ : | ||
- | Podemos incluir la línea con el título si queremos copiarlo también de la fuente de datos. | + | Podemos incluir la línea con el título, si queremos copiarlo también de la fuente de datos. |
- | A continuación cambiamos a la fuente de datos que queremos insertar en el rango seleccionado en la hoja, y hacemos clic en el campo que debería copiarse a la celda de la esquina | + | A continuación, cambiamos a la fuente de datos que queremos insertar en el rango seleccionado en la hoja, y hacemos clic en el campo que debería copiarse a la celda de la esquina |
- | En la imagen de arriba | + | En la imagen de arriba |
{{ : | {{ : | ||
Todas las celdas del area seleccionado reciben la misma referencia, '' | Todas las celdas del area seleccionado reciben la misma referencia, '' | ||
+ | === Patrones === | ||
+ | La referencia se crea según patrón elegido en la cabeza del documento, en este caso era el patrón por defecto '' | ||
+ | |||
+ | Un patrón siempre tiene que tener 5 partes: | ||
+ | ^Posición ^Patrón ^Descripción ^Ejemplo ^ | ||
+ | |1 |%DS% |El código de la fuente de datos. |TOTALES | | ||
+ | |2 |Separador |Se debería escoger un carácter o cadena que no se usa en el código %DS%. |: | | ||
+ | |3 |%C#% |El número (basado en 1) de la columna que devuelve la fuente de datos. |1 | | ||
+ | |o | | | | | ||
+ | |3 |%CN% |El nombre de campo de la columna que devuelve la fuente de datos. | | | ||
+ | |4 |Separador |Debería ser un símbolo que no sea ' | ||
+ | |5 |%L#% |El número de la línea que devuelve la fuente de datos.\\ El número 0 es el título de la columna. |0 | | ||
+ | |o | | | | | ||
+ | |5 |%LN' | ||
+ | |||
+ | Al crear la referencia SmartSheet añade dos campos más al final, separados por el separador de la posición 4: | ||
+ | - El número de columnas (visibles) a copiar a la región marcada, donde el valor **-1** significa //copiar todas las columnas de la fuente de datos//. | ||
+ | - El número de líneas a copiar a la región marcada, donde el valor **-1** significa //copiar todos los registros de la fuente de datos//. | ||
+ | |||
+ | Podemos crear referencias para todas las columnas y/o registros si **mantenemos pulsado la tecla Mayúsculas (columnas) y/o la tecla Ctrl (líneas) cuando hacemos clic en el primer campo de la fuente de datos que queremos copiar.** | ||
+ | |||
+ | ==== Fusión ==== | ||
+ | En la fusión se sustituyen las referencias de la hoja de cálculo por los datos que devuelven los fuentes de datos en el momento. | ||
+ | |||
+ | Si una fuente de datos devuelve menos columnas o registros que fuesen necesarios para llenar el rango de celdas correspondiente en la hoja, se dejan en blanco las celdas que sobran. | ||
+ | |||
+ | Si la referencia se ha creado con '' | ||
+ | |||
+ | La fusión de datos se arranca desde el documento de SmartSheet con el menú // | ||
+ | Hay que confirmar antes el documento con '' | ||
+ | |||
+ | Cuando se da en fusionar, SmartSheet abre las fuentes de datos (internamente) y luego pasa los datos a una nueva hoja de cálculo. Al terminar nos pregunta por el nombre de fichero en el que queremos guardar la nueva hoja: | ||
+ | {{ : | ||
+ | |||
+ | La hoja fusionada puede entonces tener el siguiente aspecto: | ||
+ | {{ : | ||
+ | En este ejemplo, la fuente de datos '' | ||
+ | |||
+ | ===== Integración con SmartPdf ===== | ||
+ | Si disponemos también de una licencia de SmartPdf, podemos crear un lote en esta aplicación para crear y enviar una hoja de cálculo fusionada por ejemplo el día 1 de cada mes. | ||
+ | {{ : | ||
+ | Después de confirmar la lista de destinatarios y el lote podemos usarlo en el documento de SmartSheet. | ||
+ | {{ : | ||
+ | Con esta definición, |
usu/smartsheet/smartsheet_guia_de_iniciacion.txt · Última modificación: 2020/05/15 18:06 por stefan