usu:smartsheet:smartsheet_guia_de_iniciacion
Diferencias
Muestra las diferencias entre dos versiones de la página.
Ambos lados, revisión anteriorRevisión previaPróxima revisión | Revisión previaPróxima revisiónAmbos lados, revisión siguiente | ||
usu:smartsheet:smartsheet_guia_de_iniciacion [2019/07/30 10:42] – [Conceptos] stefan | usu:smartsheet:smartsheet_guia_de_iniciacion [2019/07/30 20:54] – [Integración con SmartPdf] stefan | ||
---|---|---|---|
Línea 41: | Línea 41: | ||
^Menú |Formularios\Documentos | | ^Menú |Formularios\Documentos | | ||
- | Las listas de destinatarios son la base para cualquier lote de tareas. Estas listas definen los destinatarios de los emails, y también pueden definir los documentos a enviar. | + | {{ : |
- | Después | + | El formulario principal |
- | Las listas se definen | + | Después de crear un nuevo documento |
- | < | + | |
- | SELECT A.RAZON_SOCIAL, | + | |
- | | + | |
- | FROM TERCERO A | + | |
- | JOIN CAB_FACTURA_VENTA B ON A.TIPO = B.TIPO_TERCERO AND A.CODIGO = B.COD_TERCERO | + | |
- | AND A.TIPO = 'CL' | + | |
- | AND B.FECHA_EMISION >= :_FE(1) | + | |
- | ORDER BY A.CODIGO | + | |
- | </ | + | |
- | El parámetro '': | + | Lo primero que tenemos que hacer es rellenar la cabecera del documento. |
+ | ^Pestaña ^Campo ^Descripción ^ | ||
+ | |General |Código |El código del documento. Se asigna un código automáticamente si el usuario no lo mete. | | ||
+ | |General |Nombre |Una descripción para el documento. | | ||
+ | |General |Nombre fichero |El nombre de la hoja de cálculo que sirvió | ||
+ | |General |Nom. fichero exp. |El nombre que va a tener el documento generado por SmartSheet en el envío por email de SmartPdf. | | ||
+ | |General |Patrón |El patrón usado en las celdas de la hoja de cálculo para saber que campo de que fuente de datos hay que meter en cada celda. Se explica con más detalle más adelante.\\ Normalmente no hace falta cambiar este campo. | | ||
+ | |General |Usuario creación |Puesto automáticamente por SmartSheet. | | ||
+ | |General |Fecha creación |Puesto automáticamente por SmartSheet. | | ||
+ | |General |Usuario modificación |Puesto automáticamente por SmartSheet. | | ||
+ | |General |Fecha modificación |Puesto automáticamente por SmartSheet. | | ||
+ | |General |Cód. lote SmartPdf |El código de lote de SmartPdf para el envío automatizado de la hoja fusionada dentro de un email de SmartPdf. | | ||
+ | |General |Nro. línea tarea SmartPdf |El número de la tarea de SmartPdf para el envío automatizado de la hoja. | | ||
+ | |Descripción | |Una descripción cualquiera del documento. | | ||
- | Cada componente ' | + | Cada documento de SmartSheet consiste de dos partes principales, los **fuentes de datos** y **una o varias hojas de cálculo dentro de un libro de trabajo**. |
- | Aquí unos ejemplos para una fecha de ejecución 31/ | + | ==== Fuentes de datos ==== |
- | ^Parámetro ^fecha resultante ^ | + | Las fuentes de datos se añaden directamente en el documento de SmartSheet. Cada línea del documento es una fuente |
- | |_FE(1) |' | + | |
- | |_FE(1/1) |' | + | |
- | |_FE(1/-1) |' | + | |
- | |_FE(/-1) |' | + | |
- | |_FE(-40) |' | + | |
- | |_FE(/ /-1) |' | + | |
- | |_FE(+10) |' | + | |
- | Una vez que salimos | + | El resto de la configuración de una fuente de datos se realiza en las pestañas |
- | {{ : | + | |
- | También es posible partir desde todos los // | + | En la imagen al principio de este párrafo ya se puede ver la parte más importante de cada fuente de datos, la instrucción **SQL**. |
+ | execute procedure GEN_DYN_VTAS_DELEG :" | ||
- | Esto nos va a mostrar la lista de las personas seleccionadas, | + | Normalmente se usa un // |
- | {{ : | + | |
- | Finalmente también podemos definir | + | Cuando se usa una instrucción |
- | {{ :usu: | + | |
- | Ahora podemos añadir manualmente cualquier tercero de Smart, u otra persona cualquiera con su nombre | + | En este caso los campos CODIGO, RAZON_SOCIAL |
- | En cuanto confirmemos una lista de destinatarios con '' | + | Cada instrucción //SQL// puede tener parámetros, que aparecen automáticamente |
- | {{ :usu:smartpdf:spdflistadestcampos.png?600 |Lista dest. campos}} | + | {{ :usu:smartsheet:ssheetdocparam.png?600 |Parámetros}} |
- | En la columna //Nombre campo dataset// vemos los nombres de las variables que podemos utilizar en el diseño de los emails, como se explica más abajo. | + | |
- | **Si desconfirmamos una lista de destinatarios, | ||
- | |||
- | ===== Lotes de tareas ===== | ||
- | ^Menú |Formularios\Lotes | | ||
- | |||
- | Los lotes sirven para agrupar una serie de tareas y ejecutarlas en un orden específico. Además son los lotes que definen el momento (horario) de ejecutar las tareas. Añadimos un nuevo lote con código predefinido con F3 e '' | ||
- | {{ : | ||
- | |||
- | En la pestaña // | ||
- | {{ : | ||
^Campo ^Descripción ^ | ^Campo ^Descripción ^ | ||
- | |Cada 2 minutos | + | |Nombre |
- | |Fecha fija |Una fecha fija en la que se quiere ejecutar | + | |Valor |Un valor para el parámetro. Si se deja en blanco, el parámetro recibe |
- | |Cada día de mes |Se puede definir el día del mes en que se quiere ejecutar el lote. **Si al mismo tiempo | + | |Nombre campo dataset |
- | |Desplazar días |Se puede desplazar la fecha de ejecución definida en los demás campos por los días introducidos en ese campo. Para ejecutar | + | |Etiqueta |
- | |Cada lunes/ | + | |
- | |Cada día laboral | + | |
- | |Cada día festivo |Ejecutar el lote cada día festivo. Hace falta definir un calendario en '' | + | |
- | |Permitir saltar ejec. |**En general | + | |
- | |Planificación | + | |
- | Una vez definida | + | Cuando se usa como valor la cadena '' |
- | {{ : | + | |
- | {{: | + | Cada componente ' |
- | La edición detallada | + | Aquí unos ejemplos para una fecha de ejecución 31/07/2009: |
+ | ^Parámetro ^Fecha resultante ^ | ||
+ | |_FE(1) |' | ||
+ | |_FE(1/1) |' | ||
+ | |_FE(1/-1) |' | ||
+ | |_FE(/-1) |' | ||
+ | |_FE(-40) |' | ||
+ | |_FE(/ /-1) |' | ||
+ | |_FE(+10) |' | ||
- | Con F11 podemos confirmar el lote. Una vez confirmado ya no serán posible cambios ni en el mismo lote ni en cualquier componente del lote (tareas y documentos). **Solo lotes confirmados serán ejecutados**. **Si un lote está suspendido, lo podemos arrancar otra vez si lo desconfirmamos y confirmamos | + | Podemos abrir todas las fuentes de datos con el menú //Registro/Mostrar datos//: |
- | + | {{ :usu:smartsheet:ssheetdatos.png?600 |Datos}} | |
- | ===== Tareas ===== | + | |
- | Las tareas definen | + | |
- | + | ||
- | {{ :usu:smartpdf:spdftareageneral.png?600 |Tarea general}} | + | |
- | ^Campo ^Descripción ^ | + | |
- | |Ejecutar siempre |Hay que marcar este campo si queremos que se ejecute la tarea incluso si alguna tarea anterior en el lote había terminado con un error.\\ Útil por ejemplo para el envío de un resultado de la tarea. | + | |
- | |Fallo de envío es error |Si lo marcamos, un error en el envío (por ejemplo por un fallo en la red) se trata igual que un error al ejecutar la tarea. | | + | |
- | |Parar lote al error |Si está marcada esta opción (valor por defecto), en caso de un error no se ejecutan las tareas restantes del lote, con la excepción de las tareas marcadas con //Ejecutar siempre//. | | + | |
- | |Suspender lote al error |Si la tarea da un error, se marca el lote como suspendido y no se vuelve a ejecutar hasta que se desconfirme el lote y se vuelve a confirmar. | | + | |
- | |Cód. lista destinatarios | La lista de destinatarios para esta tarea. | | + | |
- | |Usuario conexión |Por defecto, la tarea se ejecuta bajo con un usuario del sistema. En este campo se puede definir otro usuario a utilizar en la conexión a la base de datos. | | + | |
- | |Grupo conexión |El grupo para la conexión. Solo se toma en cuenta si se ha definido también el //Usuario conexión// | + | |
- | |Clave conexión |La contraseña para el //Usuario conexión// | + | |
- | ==== E-Mail | + | ==== Hoja de cálculo |
- | En la pestaña | + | Cómo ya hemos mencionado antes, |
+ | {{ : | ||
+ | Al terminar guardamos la hoja en uno de los dos formatos | ||
- | {{ :usu:smartpdf:spdftareaemailcuerpo.png?600 |Email cuerpo}} | + | Para añadir la hoja al documento de SmartSheet seleccionamos el menú // |
+ | {{ :usu:smartsheet:ssheethojavacia.png?600 |Hoja vacía}} | ||
- | Un email consiste | + | Cargamos la hoja de nuestro programa |
+ | {{ : | ||
- | Un parámetro | + | SmartSheet nos propone guardar una copia temporal de la hoja y mostrala en el programa de cálculo estandar de su ordenador. Así se puede comprobar que se mantienen |
- | Cualquier parámetro usado en estos campos aparece automáticamente | + | **Al cerrar el aviso podemos fijarnos de que no aparecen las imágenes |
- | {{ : | + | |
- | Cuando se crean los emails | + | ==== Crear referencias entre fuentes de datos y celdas de la hoja de cálculo ==== |
+ | El siguiente paso es definir en que rangos | ||
- | Los partes | + | Desde el documento tenemos que abrir tanto las fuentes de datos (//Registro/Mostrar datos//) como la hoja de cálculo (//Registro/Mostrar hoja//). |
- | {{ : | + | |
- | Cualquier imagen utilizado | + | Seleccionamos |
- | {{ :usu:smartpdf:spdftareaemailimagenes.png?600 |Email imagenes}} | + | {{ :usu:smartsheet:ssheethojafusionar.png?600 |Fusionar}} |
- | La definición | + | Podemos incluir la línea con el título si queremos copiarlo también |
- | {{ : | + | |
- | Al igual que con los parámetros, | + | A continuación cambiamos a la fuente |
- | También es posible definir una dirección | + | |
- | En cualquier caso hay que escoger el //Tipo dest.// para cada línea añadida. | + | |
- | ==== Plantillas ==== | + | En la imagen de arriba tendriamos que hacer clic en el título '' |
- | Es posible guardar los campos //Asunto email//, //Email prefijo//, //Email cuerpo//, //Email firma// e // | + | {{ : |
- | ==== Documentos de tareas ==== | + | Todas las celdas del area seleccionado reciben |
- | Los documentos a enviar se definen en la rejilla de la pestaña //General// de las tareas. | + | |
- | {{ :usu: | + | |
- | Añadimos una línea para cada adjunto y le ponemos un nombre. Luego usamos | + | === Patrones === |
+ | La referencia se crea según patrón elegido en la cabeza del documento, en este caso era el patrón por defecto '' | ||
- | Los documentos | + | Un patrón siempre tiene que tener 5 partes: |
+ | ^Posición ^Patrón ^Descripción ^Ejemplo ^ | ||
+ | |1 |%DS% |El código de la fuente de datos. |TOTALES | | ||
+ | |2 |Separador |Se debería escoger un carácter o cadena que no se usa en el código %DS%. |: | | ||
+ | |3 |%C#% |El número (basado en 1) de la columna que devuelve la fuente de datos. |1 | | ||
+ | |o | | | | | ||
+ | |3 |%CN% |El nombre de campo de la columna que devuelve la fuente de datos. | | | ||
+ | |4 |Separador |Debería ser un símbolo que no sea ' | ||
+ | |5 |%L#% |El número de la línea que devuelve la fuente de datos.\\ El número 0 es el título de la columna. |0 | | ||
+ | |o | | | | | ||
+ | |5 |%LN' | ||
- | ===== Documentos ===== | + | Al crear la referencia SmartSheet añade dos campos más al final, separados por el separador |
- | En el formulario | + | - El número de columnas (visibles) a copiar a la región marcada, donde el valor **-1** significa //copiar todas las columnas de la fuente |
+ | - El número de líneas a copiar a la región marcada, donde el valor **-1** significa //copiar todos los registros de la fuente de datos//. | ||
- | El caso más fácil es añadir un archivo fijo, como puede ser un folleto de promoción | + | Podemos crear referencias para todas las columnas y/o registros si **mantenemos pulsado la tecla Mayúsculas (columnas) y/o la tecla Ctrl (líneas) cuando hacemos clic en el primer campo de la fuente de datos que queremos copiar.** |
- | {{ : | + | |
- | Si por lo contrario queremos crear un adjunto basándonos en datos de Smart, podemos escoger el botón //Sel. informe// y escoger un procedimiento para sacar la información | + | ==== Fusión ==== |
- | También se añaden automáticamente en la rejilla correspondiente los parámetros del comando (si los tiene). | + | En la fusión se sustituyen las referencias |
- | {{ : | + | |
- | Podemos poner para cada parámetro un valor fijo en la columna //Valor//, o una referencia a la lista de destinatarios, | + | Si una fuente |
- | Si pinchamos en la pestaña //Datos//, el programa | + | Si la referencia se ha creado con '' |
- | El diseñador es parecido al de SmartOffice, | + | La fusión |
- | {{ : | + | Hay que confirmar antes el documento con '' |
- | También es posible enviar | + | Cuando se da en fusionar, SmartSheet abre las fuentes de datos (internamente) y luego pasa los datos a una nueva hoja de cálculo. |
- | El formato **SYLK** es para la exportación en hoja de cálculo, mientras los otros formatos son para la exportación de texto. | + | {{ : |
- | Si queremos quitar temporalmente un adjunto de un envío sin tener que borrar | + | La hoja fusionada puede entonces |
+ | {{ : | ||
+ | En este ejemplo, la fuente de datos '' | ||
- | **Una vez que hayamos definido todos los adjuntos, podemos | + | ===== Integración con SmartPdf ===== |
+ | Si disponemos también de una licencia de SmartPdf, podemos | ||
+ | {{ : |
usu/smartsheet/smartsheet_guia_de_iniciacion.txt · Última modificación: 2020/05/15 18:06 por stefan