usu:smartsheet:smartsheet_guia_de_iniciacion
Diferencias
Muestra las diferencias entre dos versiones de la página.
Ambos lados, revisión anteriorRevisión previaPróxima revisión | Revisión previaPróxima revisiónAmbos lados, revisión siguiente | ||
usu:smartsheet:smartsheet_guia_de_iniciacion [2019/07/30 10:13] – stefan | usu:smartsheet:smartsheet_guia_de_iniciacion [2019/11/05 10:36] – [Documentos] juanma | ||
---|---|---|---|
Línea 1: | Línea 1: | ||
====== SmartSheet - guía de iniciación ====== | ====== SmartSheet - guía de iniciación ====== | ||
- | Con SmartSheet se puede unir datos de Smart repetitivamente en una hoja de cálculo, o sea, refrescar los datos de una hoja de cálculo con los datos actuales de Smart en el momento. | + | Con SmartSheet se puede unir datos de Smart repetitivamente en una hoja de cálculo, o sea, refrescar los datos de una hoja de cálculo con los datos actuales de Smart. |
===== Instalación ===== | ===== Instalación ===== | ||
Línea 11: | Línea 11: | ||
{{ : | {{ : | ||
- | ===== Primeros pasos ===== | + | ===== Configuración |
- | Cuando se abre el programa por primera vez, hay que poner los credenciales del usuario. Recuerde que cada licencia de SmartPdf corresponde a un usuario. Si su licencia es para el usuario //PEPE//, debería utilizar este usuario en los credenciales. | + | Cuando se abre el programa por primera vez, hay que poner los credenciales del usuario. Recuerde que cada licencia de SmartPdf corresponde a un usuario. Si su licencia es para el usuario //PEPE//, debería utilizar este usuario en las credenciales. |
{{ : | {{ : | ||
- | Los credenciales se guardan en un fichero '' | + | Las credenciales se guardan en un fichero '' |
+ | |||
+ | Una vez abierto el programa, nos dirigimos a // | ||
+ | |||
+ | {{ : | ||
+ | En esta rejilla hay que poner el o los números de serie que hemos adquirido para SmartSheet. | ||
===== Limitaciones ===== | ===== Limitaciones ===== | ||
- | En primer lugar solo se admiten hojas de cálculo en formato //Office Open XML// con la extenxión | + | En primer lugar, sólo se admiten hojas de cálculo en formato //Office Open XML// con la extensión |
- | Las hojas de cálculo que crea SmartSheet no pueden mantener cualquier característica | + | Las hojas de cálculo que crea SmartSheet |
* Los formatos de las celdas (celdas combinadas, negrita, tamaño de fuente, colores etc.). | * Los formatos de las celdas (celdas combinadas, negrita, tamaño de fuente, colores etc.). | ||
- | * Las mayoría de las formulas. | + | * Las mayoría de las fórmulas. |
* Gráficos. | * Gráficos. | ||
* Imágenes. | * Imágenes. | ||
- | Al importar una nueva hoja de cálculo en SmartSheet el programa propone abrir el mismo documento en el formato generado con SmartSheet, para que el usuario | + | Al importar una nueva hoja de cálculo en SmartSheet, el programa propone abrir el mismo documento en el formato generado con SmartSheet, para que el usuario |
- | Cuando se fusionan los datos de Smart con una hoja de cálculo, es posible que se tiene que añadir líneas o columnas a la hoja para que quepan todos los datos de la selección. En este caso es posible que las formulas | + | Cuando se fusionan los datos de Smart con una hoja de cálculo, es posible que se tenga que añadir líneas o columnas a la hoja para que quepan todos los datos de la selección. En este caso, es posible que las fórmulas |
===== Conceptos ===== | ===== Conceptos ===== | ||
Línea 36: | Línea 41: | ||
- Definir el área de datos en la hoja que se tiene que reemplazar por los datos de las fuentes definidas. | - Definir el área de datos en la hoja que se tiene que reemplazar por los datos de las fuentes definidas. | ||
- Fusionar la hoja con las fuentes de datos y guardar el resultado. | - Fusionar la hoja con las fuentes de datos y guardar el resultado. | ||
+ | - Opcionalmente, | ||
===== Documentos ===== | ===== Documentos ===== | ||
^Menú |Formularios\Documentos | | ^Menú |Formularios\Documentos | | ||
- | Las listas de destinatarios son la base para cualquier lote de tareas. Estas listas definen los destinatarios de los emails, y también pueden definir los documentos a enviar. | + | {{ : |
- | Después | + | El formulario principal |
- | Las listas se definen | + | Después de crear un nuevo documento |
- | < | + | |
- | SELECT A.RAZON_SOCIAL, | + | |
- | | + | |
- | FROM TERCERO A | + | |
- | JOIN CAB_FACTURA_VENTA B ON A.TIPO = B.TIPO_TERCERO AND A.CODIGO = B.COD_TERCERO | + | |
- | AND A.TIPO = 'CL' | + | |
- | AND B.FECHA_EMISION >= :_FE(1) | + | |
- | ORDER BY A.CODIGO | + | |
- | </ | + | |
- | El parámetro '': | + | Lo primero que tenemos que hacer es rellenar la cabecera del documento. |
+ | ^Pestaña ^Campo ^Descripción ^ | ||
+ | |General |Código |El código del documento. Se asigna un código automáticamente si el usuario no lo mete. | | ||
+ | |General |Nombre |Una descripción para el documento. | | ||
+ | |General |Nombre fichero |El nombre de la hoja de cálculo que sirvió | ||
+ | |General |Nom. fichero exp. |El nombre que va a tener el documento generado por SmartSheet en el envío por email de SmartPdf. | | ||
+ | |General |Patrón |El patrón usado en las celdas de la hoja de cálculo para saber que campo de que fuente de datos hay que meter en cada celda. Se explica con más detalle más adelante.\\ Normalmente no hace falta cambiar este campo. | | ||
+ | |General |Usuario creación |Puesto automáticamente por SmartSheet. | | ||
+ | |General |Fecha creación |Puesto automáticamente por SmartSheet. | | ||
+ | |General |Usuario modificación |Puesto automáticamente por SmartSheet. | | ||
+ | |General |Fecha modificación |Puesto automáticamente por SmartSheet. | | ||
+ | |General |Cód. lote SmartPdf |El código de lote de SmartPdf para el envío automatizado de la hoja fusionada dentro de un email de SmartPdf. | | ||
+ | |General |Nro. línea tarea SmartPdf |El número de la tarea de SmartPdf para el envío automatizado de la hoja. | | ||
+ | |Descripción | |Una descripción cualquiera del documento. | | ||
- | Cada componente ' | + | Cada documento de SmartSheet consiste de dos partes principales: |
- | Aquí unos ejemplos para una fecha de ejecución 31/ | + | ==== Fuentes de datos ==== |
- | ^Parámetro ^fecha resultante ^ | + | Las fuentes de datos se añaden directamente en el documento de SmartSheet. Cada línea del documento es una fuente |
- | |_FE(1) |' | + | |
- | |_FE(1/1) |' | + | |
- | |_FE(1/-1) |' | + | |
- | |_FE(/-1) |' | + | |
- | |_FE(-40) |' | + | |
- | |_FE(/ /-1) |' | + | |
- | |_FE(+10) |' | + | |
- | Una vez que salimos | + | El resto de la configuración de una fuente de datos se realiza en las pestañas |
- | {{ : | + | |
- | También es posible partir desde todos los // | + | En la imagen al principio de este párrafo ya se puede ver la parte más importante de cada fuente de datos, la instrucción **SQL**. |
+ | execute procedure GEN_DYN_VTAS_DELEG :" | ||
- | Esto nos va a mostrar la lista de las personas seleccionadas, | + | Normalmente se usa un // |
- | {{ : | + | |
- | Finalmente también podemos definir | + | Cuando se usa una instrucción |
- | {{ :usu: | + | |
- | Ahora podemos añadir manualmente cualquier tercero de Smart, u otra persona cualquiera con su nombre | + | En este caso los campos CODIGO, RAZON_SOCIAL |
- | En cuanto confirmemos una lista de destinatarios con '' | + | Cada instrucción //SQL// puede tener parámetros, que aparecen automáticamente |
- | {{ :usu:smartpdf:spdflistadestcampos.png?600 |Lista dest. campos}} | + | {{ :usu:smartsheet:ssheetdocparam.png?600 |Parámetros}} |
- | En la columna //Nombre campo dataset// vemos los nombres de las variables que podemos utilizar en el diseño de los emails, como se explica más abajo. | + | |
- | **Si desconfirmamos una lista de destinatarios, | ||
- | |||
- | ===== Lotes de tareas ===== | ||
- | ^Menú |Formularios\Lotes | | ||
- | |||
- | Los lotes sirven para agrupar una serie de tareas y ejecutarlas en un orden específico. Además son los lotes que definen el momento (horario) de ejecutar las tareas. Añadimos un nuevo lote con código predefinido con F3 e '' | ||
- | {{ : | ||
- | |||
- | En la pestaña // | ||
- | {{ : | ||
^Campo ^Descripción ^ | ^Campo ^Descripción ^ | ||
- | |Cada 2 minutos | + | |Nombre |
- | |Fecha fija |Una fecha fija en la que se quiere ejecutar | + | |Valor |Un valor para el parámetro. Si se deja en blanco, el parámetro recibe |
- | |Cada día de mes |Se puede definir el día del mes en que se quiere ejecutar el lote. **Si al mismo tiempo | + | |Nombre campo dataset |
- | |Desplazar días |Se puede desplazar la fecha de ejecución definida en los demás campos por los días introducidos en ese campo. Para ejecutar | + | |Etiqueta |
- | |Cada lunes/ | + | |
- | |Cada día laboral | + | |
- | |Cada día festivo |Ejecutar el lote cada día festivo. Hace falta definir un calendario en '' | + | |
- | |Permitir saltar ejec. |**En general | + | |
- | |Planificación | + | |
- | Una vez definida | + | Cuando se usa como valor la cadena '' |
- | {{ : | + | |
- | {{: | + | Cada componente ' |
- | La edición detallada | + | Aquí unos ejemplos para una fecha de ejecución 31/07/2009: |
+ | ^Parámetro ^Fecha resultante ^ | ||
+ | |_FE(1) |' | ||
+ | |_FE(1/1) |' | ||
+ | |_FE(1/-1) |' | ||
+ | |_FE(/-1) |' | ||
+ | |_FE(-40) |' | ||
+ | |_FE(/ /-1) |' | ||
+ | |_FE(+10) |' | ||
- | Con F11 podemos confirmar | + | Podemos abrir todas las fuentes de datos con el menú // |
+ | {{ : | ||
- | ===== Tareas ===== | + | ==== Hoja de cálculo |
- | Las tareas definen el envío por email de los documentos. Los documentos a enviar | + | Cómo ya hemos mencionado antes, la hoja de cálculo que se quiere usar como base para la fusión de datos, se debería crear y diseñar |
+ | {{ : | ||
+ | Al terminar guardamos | ||
- | {{ :usu:smartpdf:spdftareageneral.png?600 |Tarea general}} | + | Para añadir la hoja al documento de SmartSheet seleccionamos el menú // |
- | ^Campo ^Descripción ^ | + | {{ :usu:smartsheet:ssheethojavacia.png?600 |Hoja vacía}} |
- | |Ejecutar siempre |Hay que marcar este campo si queremos que se ejecute la tarea incluso si alguna tarea anterior en el lote había terminado con un error.\\ Útil por ejemplo para el envío de un resultado de la tarea. | + | |
- | |Fallo de envío es error |Si lo marcamos, un error en el envío (por ejemplo por un fallo en la red) se trata igual que un error al ejecutar la tarea. | | + | |
- | |Parar lote al error |Si está marcada esta opción (valor por defecto), en caso de un error no se ejecutan las tareas restantes del lote, con la excepción de las tareas marcadas con //Ejecutar siempre//. | | + | |
- | |Suspender lote al error |Si la tarea da un error, se marca el lote como suspendido y no se vuelve a ejecutar hasta que se desconfirme el lote y se vuelve a confirmar. | | + | |
- | |Cód. lista destinatarios | La lista de destinatarios para esta tarea. | | + | |
- | |Usuario conexión |Por defecto, la tarea se ejecuta bajo con un usuario del sistema. En este campo se puede definir otro usuario a utilizar en la conexión a la base de datos. | | + | |
- | |Grupo conexión |El grupo para la conexión. Solo se toma en cuenta si se ha definido también el //Usuario conexión// | + | |
- | |Clave conexión |La contraseña para el //Usuario conexión// | + | |
- | ==== E-Mail ==== | + | Cargamos |
- | En la pestaña | + | {{ : |
- | {{ : | + | SmartSheet nos propone guardar una copia temporal de la hoja y mostrala en el programa de cálculo estandar de su ordenador. Así se puede comprobar que se mantienen las carácterísticas esenciales de su diseño. |
- | Un email consiste | + | **Al cerrar el aviso podemos fijarnos |
- | Un parámetro se define por las llaves, por ejemplo '' | + | ==== Crear referencias entre fuentes de datos y celdas de la hoja de cálculo ==== |
+ | El siguiente paso es definir en que rangos de celdas SmartSheet tiene que copiar el contenido de las fuentes de datos en el momento de realizar una fusión de datos. | ||
- | Cualquier parámetro usado en estos campos aparece automáticamente en la pestaña | + | Desde el documento tenemos que abrir tanto las fuentes de datos (//Registro/Mostrar datos//) como la hoja de cálculo (//Registro/Mostrar hoja//). |
- | {{ : | + | |
- | Cuando se crean los emails | + | Seleccionamos en la hoja de cálculo el menú // |
+ | {{ : | ||
- | Los partes //prefijo// y //firma// permiten el uso de //html//, para por ejemplo | + | Podemos |
- | {{ : | + | |
- | Cualquier imagen utilizado en estos dos campos se sube inmediatamente | + | A continuación cambiamos |
- | {{ : | + | |
- | La definición | + | En la imagen de arriba tendriamos que hacer clic en el título '' |
- | {{ :usu:smartpdf:spdftareaemaildest.png?600 |Email destinatarios}} | + | {{ :usu:smartsheet:ssheethojareferencias.png?600 |Hoja referencias}} |
- | Al igual que con los parámetros, podemos escoger un campo de la lista de destinatarios que contiene la dirección de email del destinatario, con F6 desde el campo //Nombre campo dataset// | + | Todas las celdas del area seleccionado reciben la misma referencia, '' |
- | También es posible definir una dirección de email fija en el campo // | + | |
- | En cualquier caso hay que escoger el //Tipo dest.// para cada línea añadida. | + | |
- | ==== Plantillas ==== | + | === Patrones |
- | Es posible guardar los campos //Asunto email//, //Email prefijo//, //Email cuerpo//, //Email firma// e // | + | La referencia se crea según patrón elegido en la cabeza del documento, en este caso era el patrón por defecto '' |
- | ==== Documentos | + | Un patrón siempre tiene que tener 5 partes: |
- | Los documentos a enviar | + | ^Posición ^Patrón ^Descripción ^Ejemplo ^ |
- | {{ : | + | |1 |%DS% |El código |
+ | |2 |Separador |Se debería escoger un carácter o cadena que no se usa en el código %DS%. |: | | ||
+ | |3 |%C#% |El número (basado en 1) de la columna que devuelve | ||
+ | |o | | | | | ||
+ | |3 |%CN% |El nombre de campo de la columna que devuelve la fuente | ||
+ | |4 |Separador |Debería ser un símbolo que no sea ' | ||
+ | |5 |%L#% |El número de la línea que devuelve la fuente de datos.\\ El número 0 es el título de la columna. |0 | | ||
+ | |o | | | | | ||
+ | |5 |%LN' | ||
- | Añadimos una línea para cada adjunto y le ponemos un nombre. Luego usamos | + | Al crear la referencia SmartSheet añade dos campos más al final, separados por el separador de la posición 4: |
+ | - El número de columnas (visibles) a copiar a la región marcada, donde el valor **-1** significa //copiar todas las columnas de la fuente de datos//. | ||
+ | - El número de líneas a copiar a la región marcada, donde el valor **-1** significa //copiar todos los registros de la fuente | ||
- | Los documentos no están ordenados, no se puede saber el órden | + | Podemos crear referencias para todas las columnas y/o registros si **mantenemos pulsado la tecla Mayúsculas (columnas) y/o la tecla Ctrl (líneas) cuando hacemos clic en el primer campo de la fuente |
- | + | ||
- | ===== Documentos ===== | + | |
- | En el formulario de Documento, al que llegamos pinchando en el botón {{: | + | |
- | El caso más fácil es añadir un archivo fijo, como puede ser un folleto | + | ==== Fusión ==== |
- | {{ : | + | En la fusión se sustituyen las referencias |
- | Si por lo contrario queremos crear un adjunto basándonos en datos de Smart, podemos escoger | + | Si una fuente de datos devuelve menos columnas o registros que fuesen necesarios para llenar |
- | También se añaden automáticamente en la rejilla correspondiente los parámetros del comando (si los tiene). | + | |
- | {{ : | + | |
- | Podemos poner para cada parámetro un valor fijo en la columna //Valor//, o una referencia | + | Si la referencia se ha creado con '' |
- | Si pinchamos en la pestaña // | + | La fusión de datos se arranca desde el documento de SmartSheet con el menú //Registro/Fusionar (Ctrl+F11)//. |
+ | Hay que confirmar antes el documento con '' | ||
- | El diseñador es parecido al de SmartOffice, pero no es posible utilizar | + | Cuando se da en fusionar, SmartSheet abre las fuentes de datos (internamente) y luego pasa los datos a una nueva hoja de cálculo. Al terminar nos pregunta por el nombre de fichero en el que queremos guardar la nueva hoja: |
- | {{ :usu:smartpdf:spdflazreportdisenador.png?600 |LazReport Diseñador}} | + | {{ :usu:smartsheet:ssheetfusionguardar.png?600 |Fusión guardar}} |
- | También es posible enviar los datos en formato de hoja de cálculo o de texto estructurado. En este caso no definimos ningún diseño, pero en su lugar escogemos | + | La hoja fusionada puede entonces tener el siguiente aspecto: |
- | El formato **SYLK** es para la exportación | + | {{ : |
+ | En este ejemplo, la fuente de datos '' | ||
- | Si queremos quitar temporalmente un adjunto | + | ===== Integración con SmartPdf ===== |
+ | Si disponemos también | ||
+ | {{ : | ||
- | **Una vez que hayamos definido todos los adjuntos, podemos volver al formulario del lote y confirmar el lote con F11.** A partir | + | Después de confirmar |
+ | {{ : | ||
+ | Con esta definición, |
usu/smartsheet/smartsheet_guia_de_iniciacion.txt · Última modificación: 2020/05/15 18:06 por stefan